Comment faire du télétravail en « mode agile » ?

Aujourd’hui plus que jamais, le travail se réinvente « en mode agile ». Mais qu’entend-on par cette expression ? Comment intégrer plus de flexibilité et d’efficacité dans nos tâches quotidiennes ? Cette semaine, on vous livre un petit aperçu des méthodes qui marchent. 

 

Leçon n°1 : faire confiance

C’est une des premières leçons du confinement : l’éloignement a conduit à une responsabilisation des équipes. Fini le management directif en présentiel, place à des équipes plus autonomes ! Dans ce contexte, le rôle du manager évolue pour prendre de la hauteur : en lieu et place d’un suivi quotidien, celui-ci se retrouve davantage à fixer les grandes orientations et faciliter le travail des équipes. Pour réussir cette transition, de nouvelles méthodes se sont développées telles que :

  • Les « stand-up meetings » : souvent organisés sous la forme de « points Teams » (dû à l’essor de cet outil Microsoft pendant le confinement), ces réunions courtes n’excèdent généralement pas 15 minutes. Avec la distance, elles se sont mises à remplacer les longues réunions en présentiel, en étant plus fréquentes mais aussi plus courtes. L’objectif ? Garder la cohésion d’équipe malgré l’éloignement, mais aussi aller à l’essentiel dans les prises de paroles. En effet, chaque personne prend la parole à tour de rôle pour aborder 3 points clés (réussite à partager, difficulté rencontrée, ce qui a été fait la veille…) en mode stand-up, c’est-à-dire debout. Effet « droit au but » assuré.

  • Le « management visuel »: c’est la clé pour voir l’avancée d’un projet lorsqu’on n’est physiquement pas aux côtés de ses coéquipiers. Il prend la forme d’outils en ligne permettant de suivre les tâches effectuées : on déplace les tâches d’une colonne à l’autre en fonction de leur statut (à lancer, en cours, à valider, terminé). Le cycle de vie du projet est visible et modifiable par tous les membres de l’équipe, avec des notifications à chaque évolution. Parmi les outils plébiscités, on retrouve Trello, Planner, Jira…

Ces méthodes et outils présentent deux avantages majeurs : faire gagner en efficacité les équipes et fluidifier les échanges. Le tout avec une bonne connexion Internet.

 

Leçon n°2 : prioriser différemment

Place à la hiérarchisation des tâches en fonction de la « valeur produite » (à ne pas confondre avec la « valeur d’effort » qui relève plus du temps passé) ! Avec la crise, beaucoup de personnes se sont retrouvées à devoir travailler dans l’urgence, ce qui a conduit à accorder plus d’importance au résultat final et à la rapidité d’exécution des tâches. Moins d’efforts pour plus de résultats, voilà le mantra de cette approche centrée sur la valeur. Deux méthodes se révèlent particulièrement efficaces :

  • Le « sprint »: derrière ce terme sportif, on retrouve un cycle court (2 semaines maximum) séquencé en petites tâches qui permettent d’arriver rapidement au résultat attendu. Face à un contexte changeant, on oublie la longue-vue et on se fixe des objectifs réalisables à court terme. A la clé ? Plus de précision au quotidien et des projets qui aboutissent.

  • Le focus sur « la valeur client »: c’est un prisme intéressant pour hiérarchiser les tâches. Ici, on priorise en fonction de la valeur finale (le client) ! Si dans les faits cela vous paraît encore un peu abstrait, vous pouvez vous aider du diagramme de Kano, utilisé pour évaluer la satisfaction client et qui peut vous permettre de prioriser.

Ces deux méthodes sont pratiques pour obtenir des résultats rapides et surtout significatifs !

 

Leçon n°3 : être ouvert d’esprit

S’il y a bien un moment où il faut être prêt à accueillir le changement, c’est bien en temps de crise. Mais que cela ne nous empêche pas de rester ouverts d’esprit une fois la crise passée ! Alors concrètement, cela se traduit comment ? Par une plus grande flexibilité au quotidien, mais aussi et surtout par le fait de s’autoriser à prendre des risques. L’expérimentation comme voie royale pour avancer, avec son corollaire le « droit à l’erreur ». On tente, on teste et on voit ! Oui mais comment ? Deux méthodes peuvent vous aider :

  • Le « feedback agile »: structuré en 3 points clés (ce qu’on arrête, ce qu’on continue, ce qu’on essaiera plus tard), il vient clôturer un projet et permet d’amorcer la suite en identifiant les succès, les échecs et les nouveautés. A la fin d’un « sprint », c’est un exercice qui a du bon !

  • Le « retour sur temps investi »: le nom a l’air compliqué mais l’idée derrière est assez simple. Il s’agit tout simplement d’attribuer une note allant de 1 à 5 sur ce qu’a apporté une tâche ou une réunion. A « 1 » on a perdu du temps et à « 5 » la valeur finale dépasse largement le temps qu’on y a consacré. Une méthode toute simple pour s’améliorer au quotidien !

La construction itérative va vous permettre d’explorer de nouvelles options et qui sait, peut-être vous ouvrir de nouveaux chemins business !

 

Chez NFON, ces méthodes nous sont familières. Pourquoi ? Parce que chez nous, « liberté – efficacité – simplicité » pourrait être notre devise. Ce sont les valeurs clés de notre projet, dont l’unique objectif est de vous fournir une technologie de pointe et accessible pour faciliter le travail connecté. Alors, contactez-nous !

 

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