La scelta di passare da sistemi telefonici tradizionali alle chiamate in VOIP tramite servizi di telefonia in cloud genera una serie di benefici nelle aziende in termini di convenienza economica e flessibilità di gestione dei processi. In sintesi, le organizzazioni che optano per un centralino in cloud si rendono immediatamente conto di poter fruire di un vero e proprio sistema di comunicazione unificato che offre molto più che i semplici servizi voce cui si è tradizionalmente abituati (un sistema che mette, per esempio, a disposizione video conferenza, chat e instant messaging, garantisce un'efficace gestione delle caselle di posta elettronica come delle linee mobile eccetera). Non solo, tra i plus più caratteristici del cloud e che offrono una immediata percezione del ritorno degli investimenti in quest'ambito, vi è il fatto di non dover più acquisire una apparecchiatura hardware (il centralino stesso con tutti i costi di installazione e manutenzione che esso comporta) né cablare gli uffici con reti telefoniche analogiche. A quest'ultimo proposito, infatti, sarà sufficiente utilizzare le linee dati comunque presenti in azienda.
Installare in azienda un centralino tradizionale significa doversi accollare la spesa dell'apparecchio in sé, avere l'onere di gestirne la programmazione e ogni eventuale sua modifica, intervenire prontamente in caso di guasti direttamente o coinvolgendo il servizio assistenza del produttore.
Avere la possibilità di sfruttare un servizio in cloud determina molteplici vantaggi economici, tenendo presente che con cloud computing si intende quel paradigma di erogazione di risorse, sia hardware sia software, on demand fornite da un provider specializzato. Primo fra tutti, la riduzione delle spese in conto capitale, non si procede infatti all’acquisto di un bene, ma viene corrisposto mensilmente un canone di utilizzo che rappresenta un costo operativo ricorrente (immediatamente deducibile ai fini fiscali).
Non avendo più un dispositivo non è più necessario prevedere i costi di manutenzione ordinaria e straordinaria, il service provider solitamente si impegna infatti a fare l'aggiornamento dei sistemi e, naturalmente, interviene in caso di disservizio (non bisogna dimenticare che in sede di preparazione del contratto di fornitura è possibile stilare precisi SLA – Service Level Agreement che definiscano i livelli di tolleranza di un eventuali interruzione del servizio).
Fondamentale ricordare, inoltre, che è sufficiente avere un unico centralino per più sedi, un centralino virtuale offre infatti una interfaccia Web unica, riuscendo, d'altra parte, a mantenere numerazioni geografiche diverse.
Il centralino in cloud trasforma anche la voce in pacchetti di dati che possono viaggiare in rete. Infatti, le chiamate in VoIP – Voice over IP permettono di abbassare in media i costi di traffico in maniera significativa, soprattutto quello internazionale.
Avendo a che fare con un software, anche la riconfigurazione della rete è molto semplice, per rispondere velocemente, per esempio, alla necessità di aumentare le linee (anche temporaneamente) o per introdurre nuovi servizi eccetera.
Adottare un centralino virtuale e delegare la gestione delle necessità relative alla telefonia a un service provider significa ridurre notevolmente la necessità di addetti a queste attività, solitamente uomini IT che vedendo liberarsi del tempo possono dedicarsi a mansioni che determinano maggior valore aggiunto.
La totale indipendenza da device hardware e quindi da dinamiche di funzionamento proprietarie riconducibili a differenti produttori, promuove anche la possibilità di integrazione del software con quelli di produttività aziendale già presenti in azienda (ERP e CRM in primis) e questo favorisce l'impostazione di modelli e processi di business più efficaci.
Parallelamente, l'indipendenza dall'hardware è relativa anche ai terminali collegati al centralino stesso, cioè è possibile collegare a un centralino virtuale, oltre ai telefoni, anche i pc che dotati di funzioni telefoniche che risultano essere molto utili, per esempio, per situazioni quali quelle dei call center dove da una schermata è possibile far partire una chiamata, una mail di richiesta informazioni e così via.
Infine, l'utilizzo di questa tipologia di servizi tipicamente facenti capo al concetto di Unified Communication (comunicazione unificata) promuove nuovi modelli di lavoro, dallo smart working alla possibilità di creare gruppi di colleghi che operino su un medesimo progetto da sedi lontane come se collaborassero in un ufficio eccetera. Ciò incide positivamente sulla produttività aziendale e quindi sui risultati di business.