Il lavoro sta cambiando, lo smart working ci permette di comunicare anche a distanza. Le telecomunicazioni, le connessioni sempre più veloci e tecnologie come i Centralini in cloud hanno ridotto gli spazi e reso più semplici le nostre vite. Eppure, anche una call ha le sue regole, i suoi dos e don'ts, alcune accortezze precise da seguire per evitare brutte figure. Ecco qualche consiglio di NFON per una call perfetta.
1) Siate puntuali
La prima regola di ogni appuntamento è valida anche se non dovete recarvi direttamente sul luogo del meeting. Anzi, se è possibile diventa ancora più stringente per via della totale assenza di scuse da accampare («C’era troppo traffico»; «Ho beccato un incidente»; «Mio figlio è stato male e l'ho dovuto portare in ospedale»). Siate puntuali, connettetevi ed effettuate il login in anticipo, verificate qualche minuto prima che il software che usate funzioni bene, fate tutte le prove necessarie. Ma all'ora fissata, siateci.
2) Scegliete un luogo silenzioso
Trovate una sala o una stanza della vostra casa più lontana possibile dai rumori, chiudete le finestre se affacciano sulla strada, mettete in muto schermi, smartphone, televisore. I rumori danno fastidio a chi parla e soprattutto a chi ascolta, e il problema viene amplificato quando a essere collegati sono in tanti.
3) Non usate mai il vivavoce del telefono (speakerphone)
Se vi trovate in una sala riunioni con più persone che devono partecipare alla call, non usate comunque il vivavoce del telefono: causerà disturbi sulla linea e renderà la comunicazione inefficace. Piuttosto, dotatevi di uno speakerphone, collegatelo al telefono e mettetelo in una posizione che sia equidistante da ogni partecipante alla riunione presente al tavolo.
4) Fate interventi sintetici e chiari
È molto probabile che altre persone debbano parlare dopo di voi e nessuno ha voglia di far durare la call più del necessario. Per essere sicuri di centrare questo obiettivo, preparatevi degli appunti con cui aiutarvi nell'esposizione. Il tempo non è solo denaro, ha un valore molto più alto.
5) Non usate abbreviazioni o slang
Se state parlando ad altre persone, è importante che tutti vi capiscano. Per farlo, è bene che evitiate parole da iniziati, localismi, abbreviazioni. Sciogliete ogni sigla e acronimo, siate parchi anche con i tecnicismi eccessivi. Usate un linguaggio preciso e adeguato alle competenze di chi sta al tavolo, certo, ma chiedetevi sempre prima se quella parola che state per dire è conosciuta solo nella ristretta cerchia degli addetti al vostro settore o sarà capita da tutti.
6) Rispettate il vostro turno
Accavallarsi in una discussione è già fastidioso di persona, figuratevi in una teleconferenza. Piuttosto segnatevi un appunto e riprendete il discorso quando sarà il vostro turno.
7) Silenziate il microfono quando non dovete parlare
Se non riuscite a trovare un luogo sufficientemente silenzioso, usate almeno la premura di spegnere il vostro microfono quando non dovete parlare voi. In questo modo potrete ascoltare la conversazione senza disturbare coi vostri rumori.
8) Evitate distrazioni
Se siete impegnati in una call, siete impegnati in una call. Non vi distraete con la tv, con il giornale, con i giochini. Non parlate con chi vi sta accanto (a prescindere dall'avere il microfono acceso o meno), non fate nient'altro. Illudervi di poter essere multi-tasking potrebbe costarvi caro, potreste perdervi una parte importante della conversazione e ritrovarvi con un elemento in meno quando vi metterete al lavoro su quanto deciso e programmato in riunione.
9) Non fate commenti
Quando finisce la chiamata, chiudete il telefono. E in ogni caso, evitate qualsiasi tipo di commento. Non si sa mai chi possa essere in ascolto, se la chiamata non è stata disattivata.