Lavorare in modo smart? Ecco le 5 tecnologie da tenere d’occhio

Quali sono le tecnologie digitali in grado di accelerare i processi di evoluzione del mondo del lavoro? E ancora, quali sono le app e i software utili per far sì che le persone restino davvero connesse, pur lavorando da remoto? In un ambiente lavorativo dinamico e mutevole come quello odierno, dove lo smart working è diventato realtà per molte aziende, una comunicazione lineare e un’organizzazione del lavoro efficiente sono elementi essenziali per mantenere un team produttivo e per assicurarsi che raggiunga gli obiettivi del business.  

Numerose sono le piattaforme e le applicazioni pensate per ottimizzare la gestione di progetti e attività lavorative (task e project management), oltre che per facilitare la collaborazione tra colleghi, monitorare i progressi del team e del singolo. Si tratta infatti di software capaci di facilitare la vita del singolo dipendente e di promuovere un nuovo modo di collaborare tra colleghi: più ingaggiato, trasparente e quindi più produttivo. 

Ma quali sono? E quali scegliere? Ecco cinque tecnologie da tenere d’occhio. 

1. Microsoft Teams, Google Meet e Zoom

Tra le app di Web Conferencing e Video Conferencing più usate negli ultimi mesi, queste tre soluzioni sono pensate appositamente per gestire il flusso di lavoro da remoto. Google Meet è un’app gratuita che fa parte dei prodotti della Suite di Google e permette di organizzare e gestire meeting da remoto in modo molto semplice, sia che si decida di utilizzarla da PC che da smartphone: una volta stabilita la data e l’ora della riunione, a tutti i partecipanti verrà inviato un invito, con incluso il link che dovranno cliccare per accedere al meeting. Il tutto con un occhio alla sicurezza: l’organizzatore della riunione deve infatti approvare l’accesso al meeting di ciascun partecipante. L’app si integra alle altre soluzioni della Suite e permette anche di impostare sottotitoli in tempo reale, per una maggiore scorrevolezza della riunione. Zoom è una di quelle app che hanno avuto un vero e proprio boom durante i mesi di lockdown, utilizzata sia dalle imprese che dalle scuole per la didattica a distanza. Offre diversi strumenti per la collaborazione da remoto, tra cui: Zoom Rooms, che permette di organizzare videoconferenze in HD dove è possibile registrare e trascrivere tutta la videochat, Zoom Phone per le chiamate vocali, Screen Share Zoom per condividere lo schermo con gli altri partecipanti alla riunione e Webinar Zoom, uno strumento che permette di organizzare webinar formativi da trasmettere sui social. Offre un pacchetto base gratuito e diverse soluzioni premium (a seconda della grandezza dell’azienda). Microsoft Teams, infine, è un’app che permette di organizzare e condividere i file di lavoro con gli altri membri del team e di impostare differenti tipi di accesso, decidendo per esempio se dare alle persone possibilità di modifica o solo di presa visione. Una soluzione utile per i team che lavorano in modo agile, soprattutto perché consente di lavorare contemporaneamente agli stessi file, senza bisogno di creare diverse versioni. Inoltre, Microsoft Teams offre strumenti utili per organizzare e gestire meeting da remoto, come i servizi di chat, videochat e condivisione dello schermo. Con la possibilità di usare un’unica piattaforma sia per l’organizzazione e la condivisione dei file che per organizzare chiamate e videochiamate da remoto, Microsoft Teams ha sostituito Skype for Business come soluzione per le riunioni online professionale di Microsoft. È disponibile in versione gratuita o integrata ad altre soluzioni Microsoft. 

        2. Slack

Si tratta di un’applicazione di messaggistica istantanea, simile a Messenger e WhatsApp, ma con il vantaggio di poter gestire le comunicazioni in modo più ordinato. Con Slack, infatti, è possibile creare diversi canali di conversazione a seconda dei temi trattati, con la possibilità quindi di creare chat separate per progetti e team diversi o per seguire lo sviluppo di diversi ambiti dello stesso progetto. Inoltre, la piattaforma permette di marcare i messaggi importanti e di evidenziarli nella chat con un pin, in modo che siano sempre visibili. Sono proprio queste funzioni a rendere Slack una soluzione di messaggistica istantanea utile per i team diffusi. La piattaforma offre una versione gratuita, che permette anche di videochiamare singoli componenti del team, e diverse versioni a pagamento, che offrono maggiori servizi, tra cui la possibilità di realizzare meeting virtuali con più partecipanti e collaborare con membri esterni alla propria organizzazione. 

Si tratta di due app di task e project management che si adattano alle esigenze organizzative dei team che lavorano da remoto. Entrambe offrono una serie di soluzioni di workflow management (gestione del flusso di lavoro), con strumenti che permettono di creare task e assegnarle a diversi membri del team, in modo che tutta la squadra sia a conoscenza di ciò che sta facendo ogni singolo membro. Oltre che ad aumentare la trasparenza all’interno del team, valore molto importante nelle aziende che operano in modalità agile, sia Asana che Trello permettono di monitorare i progressi inerenti a ciascuna task o progetto. Trello è una piattaforma molto facile da usare, che permette di organizzare tutte le task del team in board in modo chiaro e intuitivo, con la possibilità per ogni collaboratore di aggiungere dei commenti in modo da condividere con il resto del team aggiornamenti sui progressi di ciascuna task. Offre una versione gratuita e soluzioni premium, che partono da un costo di 8,40 euro al mese ed offrono strumenti volti a promuovere l’automazione della gestione delle singole board, come Butler, che reagisce automaticamente alle azioni sulla scheda, aiutando a ridurre al minimo il numero di clic necessari per eseguire diverse attività. La piattaforma punta molto sulla sicurezza, con un’autenticazione a due step (disponibile anche per la versione gratuita) e strumenti che permettono di differenziare gli accessi nelle versioni premium. Asana, offre strumenti molto simili, ma con la possibilità di ordinare (e modificare) le task a seconda delle priorità del team e dell’azienda e con l’aggiunta di strumenti di analytics che permettono di raccogliere e analizzare dati sulla produttività di ciascun membro del team, in modo da promuovere una giusta distribuzione del carico di lavoro tra colleghi. La piattaforma è dotata, inoltre, di una serie di strumenti che promuovono la collaborazione del team, come template per il brainstorming e strumenti di supporto ai meeting da remoto. Asana offre una versione di base gratuita, ideale per i team più piccoli in quanto permette di collaborare con un massimo di 15 persone. Altre versioni premium sono disponibili a partire da 10 euro al mese. 

     4. Zapier 

Che si scelga di lavorare dall’ufficio o da casa, Zapier è una di quelle app che consentono di lavorare in modo smart. Si tratta, infatti, di una soluzione pensata per integrare tra di loro più di 2 mila app, tra cui quelle più usate in ufficio, come Gmail, Microsoft Outlook, Facebook, Slack, Asana e molte altre. Si può scegliere poi quale processo automatizzare: ad esempio, si può usare per salvare automaticamente nel Dropbox gli allegati ricevuti tramite Gmail e chiedere all’applicazione di inviare un avviso sul canale Slack di preferenza. L’utente deve soltanto impostare i zap, ossia scegliere quali app collegare e come. Zapier è pensata per collegare tra di loro le app più utilizzate, in modo di automatizzare alcuni processi, permettendo così al lavoratore di concentrarsi sulle task più importanti. È disponibile in versione gratuita, che permette di creare fino a 5 zap, e in diverse versioni premium che hanno un costo che varia dai 15 ai 500 euro mensili. 

Cloudya è senza dubbio la soluzione più adatta per gestire al meglio le proprie conversazioni e avere sempre l’ufficio a portata di mano. Il centralino in cloud di NFON, infatti, risponde alle esigenze comunicative di tutti i team, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal luogo di lavoro. Il servizio audioconferenze moderate permette di gestire e organizzare audioconferenze con un massimo di 50 partecipanti, mentre il servizio di multitelefono consente di collegare fino a 7 dispositivi diversi allo stesso numero di telefono e alla stessa e-mail. Grazie a un’interfaccia e a un’app facili da utilizzare, Cloudya permette di gestire in modo semplice e sicuro tutti i contatti e le conversazioni, con la possibilità di ricevere e salvare i messaggi vocali e i FAX via e-mail. Il tutto con un occhio di riguardo alla sicurezza: Cloudya utilizza infatti sistemi di protezione interni, quali la richiesta di PIN personali per accedere ai servizi e la crittografia dei dati che garantisce la tutela di tutti i tuoi dati e delle tue conversazioni.