Sarà in parte merito dell’esempio virtuoso di Microsoft in Giappone, che ha recentemente sperimentato la settimana corta riportando risultati eccellenti, con picchi di produttività e dipendenti più felici. O merito di tutte le iniziative sparse sul territorio per promuovere nuove forme di comunicazione. Le video conferenze sembrano molto più attraenti dei meeting faccia a faccia. Resta il dato che lo smart working è decisamente in aumento anche nel nostro Paese dove sono 570mila (+20% sul 2018) i lavoratori dipendenti che godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro. Una fotografia che arriva dagli ultimi dati dell’Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano.
Tra le principali evidenze di quest’anno emerge che nella PA si è registrata la crescita più consistente delle iniziative di lavoro agile: in un anno nel settore pubblico sono raddoppiati i progetti strutturati di Smart Working che passano dall’8% al 16%. In crescita anche gli esperimenti di questo tipo nelle PMI, le piccole e medie imprese, su dall’8% al 12%. “Non è solo una moda, è un cambiamento che risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile. La dinamica con cui sta crescendo nel nostro Paese tuttavia, non è abbastanza veloce – ha spiegato Mariano Corso, responsabile scientifico dell’osservatorio smart working del Politecnico di Milano. - Per le pubbliche amministrazioni in particolare è necessario un rapido cambio di passo per non perdere l’opportunità di migliorare la motivazione delle proprie persone e per attrarre nuovi talenti, soprattutto in relazione alla necessità di sostituire circa il 15% del personale nei prossimi 3-4 anni”.
I principali benefici riportati dalle persone che hanno scelto lo smart working riguardano il miglioramento dell’equilibrio nel Work Life balance (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei lavoratori (35%). Senza dimenticare gli impatti positivi sull’ambiente, visto che calano i consumi elettrici (meno stanze riscaldate, raffreddate, illuminate) e di conseguenza le emissioni di Co2. Mentre i punti di criticità risultano essere correlati alle difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), nell’utilizzare le tecnologie (32%) e nel pianificare le attività (26%). Ma perché il lavoro agile sia davvero un plus, bisogna attenersi ad alcune semplici regole d'oro: ecco il nostro galateo essenziale dello smart working.
Mettere dei confini tra il tempo lavorativo e quello personale. Va bene lavorare senza orari ma questo non vuole dire anche lavorare senza fine, quindi a una certa ora mail e cellulare aziendali vanno silenziati.
Crearsi uno spazio di lavoro ordinato e una routine quotidiana. La prima difficoltà a emergere tra gli smart worker è infatti la percezione di isolamento (35%), seguita dalle distrazioni esterne (21%). Quindi evitare assolutamente di lavorare in pigiama, magari sdraiati sul divano.
Imparare a lavorare senza feedback immediati. La fiducia in se stessi è la chiave per lavorare a casa con successo.
Comunicare chiaramente con capi e colleghi. Fare sapere che cosa si sta facendo momento per momento, imparare a comprendere anche i toni delle parole scritte, cercando di creare un legame con le persone anche da remoto.
Assicurarsi di avere strumenti informatici efficaci. La tecnologia infatti rappresenta una barriera per l’11% dei lavoratori agili. È fondamentale invece che sia alleata ed è altrettanto indispensabile che l’accesso ai dati dell’azienda sia garantito da remoto. Con il nostro centralino in cloud Cloudya, per esempio, puoi avere il controllo di tutte le comunicazioni ovunque tu sia: da pc a tablet fino allo smartphone. E accedere a qualunque dispositivo con un solo numero.