Il centralino virtuale è veramente migliore di quello tradizionale? Ecco alcuni spunti di riflessione per valutare se optare per un centralino telefonico digitale, inclusi i vantaggi che può generare
Il centralino telefonico può contribuire in maniera determinante alla produttività e redditività dell'azienda. Questo non è vero per qualsiasi centralino si decida di adottare. L'evoluzione ICT – Information and communication technology consente oggi di scegliere tra varie soluzioni: accanto ai prodotti hardware tradizionali da installare in azienda che si limitano a svolgere le funzioni classiche cui si è abituati, si collocano nuove formule di accesso e utilizzo della telefonia professionale che promuovono innovative soluzioni di comunicazione.
La premessa da cui si deve partire è che garantire la comunicazione a livello professionale tra i collaboratori e mantenere i contatti con i clienti, sia tramite voce sia mediante i canali digitali, è fondamentale per innalzare i risultati di business. E questo è vero soprattutto in un contesto come quello attuale dove i dipendenti lavorano sempre più in mobilità e bisogna assicurare loro la possibilità di comunicare ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo. L'infrastruttura di cui ci si serve per assicurare questo deve allora essere molto affidabile pur lasciando massima libertà ai suoi utilizzatori.
Il centralino tradizionale, qualche volta gestito dal personale interno e spesso da fornitori esterni, offre le stesse funzionalità da sempre: gestione di più linee e delle eventuali code di chiamata, risponditore automatico, trasferimento della conversazione ad altro interno e conferenza con tre partecipanti.
I centralini tradizionali raramente possono integrarsi con i software aziendali e la loro funzionalità è limitata alla logica con cui sono stati costruiti che riguarda esclusivamente la gestione delle chiamate telefoniche ed eventualmente dei fax. A ciò si aggiunga che i costi di manutenzione, a partire da quelli relativi alle varie parti che lo compongono, sono in carico all'azienda e, ove necessario, richiedono l'intervento di un servizio esterno di assistenza.
Non è da trascurare, tra l'altro, il fatto che in base alla normativa in corso (legge 109 – DM 314) che riguarda l'installazione, l'allacciamento e il collaudo delle apparecchiature per le telecomunicazioni: i centralini non autoinstallanti devono essere installati e collaudati da aziende che hanno l'autorizzazione del Ministero delle Comunicazioni e che siano in grado di rilasciare la certificazione necessaria per operare.
Oggi la tecnologia permette di superare i limiti delle linee telefoniche tradizionali: con lo standard VoIP -Voice over IP e la diffusione di connessioni sempre più veloci si sono aperte nuove opportunità e sempre più si fa riferimento al concetto di Unified Communications, ossia di infrastrutture che consentono l'integrazione di più servizi che vanno dalla voce alla posta elettronica, sino alle videoconferenze accanto, naturalmente, a tutti i servizi dei centralini tradizionali.
Queste soluzioni sfruttano il cloud, ossia sono virtuali, non comportano investimenti iniziali in apparecchiature ma costi fissi periodici; si tratta infatti di servizi che vengono gestiti dal fornitore (cui appunto si corrisponde un canone solitamente mensile) e quindi non necessitano di personale addetto. E questo vale anche per organizzazioni con più sedi sul territorio che possono fare capo a un unico centralino PBX, proprio perché virtuale.
Poter contare su centralini evoluti significa sperimentare vantaggi economici e non solo, come detto, perché si hanno minori costi di gestione.
Arricchire e rendere più stabili gli strumenti di comunicazione significa anche diminuire i costi di trasferta, il che include l'evitare lo spreco di tempo negli spostamenti.
Non solo, poter contare su un fornitore del servizio altamente specializzato nel settore, significa garantirsi qualità del servizio (solitamente vengono stipulati service level agreement) ma anche anche essere certi di essere compliant alle normative vigenti. A un anno dall'entrata in vigore del GDPR – General Data Protection Regulation non bisogna, per esempio, dimenticare che i dati che transitano mediante le reti di telecomunicazioni e, quindi, anche il centralino deve rispondere ai requisiti di legge. A questo proposito è importante che i sistemi vantino tecnologie per la crittografia delle informazioni sensibili e la duplicazione su data center ridondati.