I centralini tradizionali, analogici e ISDN, sono stati gli unici strumenti di telefonia aziendale nel recente passato. Oggi però non sono più l’unica scelta per la telefonia aziendale come dimostrano, ad esempio, i dati dello studio “Worldwide Hosted PBX Market 2019-2025” di Eastern Management Group, basati su 3.000 aziende intervistate. I classici PBX (Private Branch Exchange) installati in locale, compresi i più recenti IP PBX, vengono sostituiti soprattutto con Hosted o Cloud PBX a un ritmo pari al 14% annuo.
Una serie di limiti di natura tecnologica spinge a scegliere il nuovo modello del centralino virtuale, oggi arrivato a occupare il 18% dei PBX a livello globale. Di seguito, analizziamo i principali 4 limiti che si riscontrano in un centralino di vecchia concezione e come vengano superati da una telefonia aziendale gestita in Cloud.
Chiunque ricorda che, al momento dell’implementazione di un PBX analogico o ISDN negli uffici dell’azienda, è stato necessario approntare i cablaggi telefonici, stendere i cavi e predisporre degli appositi armadi. Interventi svolti da tecnici esterni, i quali sono dovuti tornare anche in momenti successivi, per spostamenti interni o anche solo per l’installazione di un nuovo telefono sulla scrivania. Questo limite tecnologico aveva ricadute anche sull’organizzazione, obbligando a interrompere l’operatività quotidiana, ad attendere i tempi del fornitore, oltre a costringere a strutturare gli uffici in funzione della collocazione degli apparecchi, e non viceversa. Tutti problemi che un Cloud PBX risolve alla radice, poiché utilizza la connessione Internet preesistente in azienda e, quindi, non richiede ulteriori dotazioni infrastrutturali a suo sostegno.
Il centralino telefonico tradizionale, essendo un apparato hardware, è inoltre soggetto a guasti e non può crescere oltre il suo stesso limite; sarà cioè necessario acquistare nuovi sistemi telefonici se la propria azienda diventa più grande o sarà male utilizzato se dovesse malauguratamente ridimensionarsi.
Una delle ragioni espresse dal campione intervistato nella ricerca di Eastern Management Group, a proposito del perché stava rimpiazzando i vecchi centralini telefonici, è che erano “in procinto di rompersi”. L’obsolescenza tecnologica, soprattutto di sistemi sui quali le case produttrici tendono a investire sempre meno, comporta la difficoltà di reperire pezzi di ricambio. Anche quando si decida di sostituire un apparato ISDN con uno nuovo, si è già consapevoli del fatto che le sue funzionalità sono legate a sistema ormai datato. Il paradigma di trasmissione voce è irrimediabilmente cambiato e non sfrutta più come un tempo la Rete Telefonica Generale (RTG). Ciò significa che, presto o tardi, le aziende dovranno adeguarsi, pena restare indietro rispetto a un mondo ormai guidato dalla digital transformation.
Se prima vigeva una netta separazione tra telefonia aziendale fissa e mobile, oggi i centralini virtuali consentono un uso ibrido di device dappertutto e senza alcun vincolo di prossimità, potenziando nettamente la telefonia aziendale. I modelli tradizionali, invece, permettono una mobilità assai contenuta, ad esempio prevedendo il dirottamento delle chiamate verso i cellulari. Per il resto, tutte le caratteristiche tipiche di un centralino (passaggio ad altro interno, segreteria, musica d’attesa ecc.) restano saldamente ancorate alla scrivania dove trova posto l’apparecchio telefonico. Grazie al Cloud, al contrario, i PBX di ultima generazione superano questo limite, offrendo la stessa gamma completa di funzioni su fisso, tablet, smartphone e PC a prescindere da dove ci si trovi.
Questa è forse la barriera invalicabile che, più di altre, decreterà l’abbandono del centralino telefonico così come l’abbiamo conosciuto finora. Si tratta della linea di demarcazione tra il canale della telefonia aziendale e quelli con cui oggi comunica l’impresa sia al suo interno sia verso l’esterno: chat, video conference, instant messaging ecc. Canali che, fra l’altro, sono pienamente integrati con tool di produttività insieme ai quali concorrono a definire un moderno sistema di Unified Communication and Collaboration (UCC). Il centralino tradizionale è nato in un periodo antecedente alla comunicazione multicanale e omnicanale, motivo per cui anche la sua tecnologia risente di una concezione in cui la compresenza di più canali non era contemplata, riducendo la telefonia aziendale a un sistema chiuso. I Cloud PBX, invece, sono proprio l’espressione di una convergenza di dati, voce e video in un’architettura informativa omogenea.