Sono al centro dell’attività di un’azienda. Anzi, ne sono il cuore, occupandosi di una molteplicità di interventi vitali per l’organizzazione: dai servizi di segreteria alle pulizie, dalla movimentazione interna all’archiviazione e i piccoli trasporti, solo per citarne alcuni. Sono i Servizi Generali, chiamati anche servizi di “facility”, il cui buon funzionamento garantisce l’efficienza dei processi aziendali. Ecco perché ottimizzarne i tempi e l’attività, soprattutto attraverso la tecnologia, è una delle priorità organizzative.
Ma quali sono le tecnologie essenziali per il buon funzionamento dei Servizi Generali? Lo spiega Marco Pasculli, Managing Director di NFON: “Gli strumenti che i Servizi Generali usano sono applicativi di nuova generazione e strumenti digital, che permettono un buon controllo dell’azienda. Le due tecnologie che stanno emergendo sono l’IoT, Internet of Things, e l’intelligenza artificiale”.
IoT e Ai nel mondo Contact Center e Customer Care
“Ai Servizi Generali spetta anche il controllo di oggetti, oltre che di processi. Se il nostro oggetto è connesso, cioè collegato a un server, avremo la possibilità di controllarlo centralmente e di verificarne eventuali malfunzionamenti. La tecnologia IoT, infatti, consente di monitorare, controllare e trasferire informazioni per poi svolgere azioni conseguenti. L’AI permette agli strumenti informativi di auto apprendere, portando a una netta riduzione dell’intervento umano sia nell’interazione con le altre persone che con i processi. L’AI è infatti esplosa nel mondo del contact center e del customer care: oggi, noi comunichiamo con un collega, un cliente o un fornitore, anche attraverso le chat, e una buona percentuale di queste è animata da applicazioni, non da persone”.
I cambiamenti forse più vistosi, per quanto riguarda i Servizi Generali, sono avvenuti nel mondo della telefonia, le cui complessità di gestione sono oggi ben supportate dalla tecnologia. Una tra tutte, Cloudya, il centralino in cloud di NFON. “Cloudya si integra con le applicazioni di produttività e gestionali che si trovano sotto i nomi di Crm o Erp”, prosegue Pasculli. “Se il cliente lo desidera, queste applicazioni possono essere completamente integrate. Per esempio, oggi siamo abituati a lavorare con un monitor davanti a noi e il telefono a lato: sullo schermo del monitor, di solito teniamo più finestre aperte, file che indicano l’andamento lavori, la casella mail, etc. Con Cloudya le cose cambiano e si semplificano: la sua tecnologia infatti consente di fare o ricevere chiamate, messaggi e videochiamate, gestendo al contempo i file di lavoro attraverso un popup che apre le informazioni che servono. Come? Se ricevo una chiamata, il sistema rintraccia nel database, sulla base del numero di telefono del chiamante, tutte le informazioni collegate a quell’utente, senza aprire finestre aggiuntive, ma consentendomi di avere il quadro in tempo reale della situazione”.
Cloudya, un supporto vero per l’area logistica
E per quanto riguarda la logistica? “La logistica si occupa di gestire sedi, depositi, uffici, corrieri sparsi sul territorio. Per quest’area, Cloudya contribuisce a razionalizzare l’intero processo, raggiungendo una maggiore efficienza. Pensiamo a un’azienda che abbia una ventina di sedi, con una ventina di centralini telefonici diversi, che spesso non si “parlano”. Cloudya fornisce lo stesso servizio sulla ventina di sedi purché connesse a internet. Di conseguenza, l’IT manager non fa altro che gestire l’intera infrastruttura davanti a un solo pc”.
Tra i servizi offerti da Cloudya, il servizio Voip, che sfrutta la connessione a internet o una rete dedicata con protocollo IP, e le funzioni PBX (Private Branch Exchange) arricchite da software aggiuntivi dotati della migliore tecnologia. Ma anche il CTI (Computer Telephony Integration), che consente di controllare da remoto il telefono, e l’IVR (Interactive Voice Response), il sistema di risposta vocale interattiva: questo sistema telefonico è lo strumento utile per dirigenti e dipendenti che, in ufficio o da remoto, cercano una comunicazione sicura, affidabile e flessibile perché si adatta a qualsiasi dispositivo e assicura la protezione dei dati di chi lo utilizza.