Ein Telefonanruf wirkt in unserer digitalisierten Welt manchmal wie ein Überbleibsel aus früherer Zeit. Dabei vergessen wir, dass ein Gespräch, in dem wir die Stimme unseres Gegenübers hören, effektiver ist als andere Kommunikationswege. Tatsächlich belegen Studien, dass Telefonate direkt hinter persönlichen Gesprächen die zweiteffektivste Form der Kommunikation sind.
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Fünf gute Gründe, warum wir öfter zum Telefon greifen sollten
Zum Hörer greifen und besser kommunizieren – und zwar noch heute!
Es ist eigentlich keine besonders überraschende Erkenntnis, es liegt sogar auf der Hand. Im Zuge der Evolution haben sich Hören und Sprechen zu unseren wichtigsten Kommunikationsmitteln entwickelt – Schreiben folgte erst viel später. Eine Studie der UCLA untersuchte die DNA unserer Kommunikation und bestätigt, dass nur ein kleiner Teil unserer Verständigung in Wörtern selbst steckt, nämlich nur rund 7 Prozent. Der Rest unseres Informationsaustauschs läuft über Tonfall, Körpersprache und die Betonung gewisser Wörter, also durch nonverbale Kommunikation, die sich unmöglich verschriftlichen lässt.
Eine andere Studie der Princeton University fand heraus, dass gesprochene Kommunikation sicherstellt, dass die eingehenden Nachrichten schnell in das Gehirn des Empfängers gelangen und dort verarbeitet werden. Man könnte auch sagen, dass wir schneller hören und verstehen als wir lesen und verstehen.
Das bedeutet also, dass wir nicht nur besser, sondern auch schneller verstehen, wenn wir tatsächlich miteinander sprechen. Trotz dieser offensichtlichen Vorteile bevorzugen viele von uns dennoch eine E-Mail oder Chatnachricht gegenüber einem Anruf. Wie kommt es dazu?
Mit Kollegen chatten wir über Slack. Wir verwenden WhatsApp, um uns mit Freunden zu verabreden, und teilen die Eindrücke unserer Wochenendtrips per Instagram. Dank digitaler Transformation können wir so kommunizieren, wie wir es am liebsten haben. Aber sobald das Telefon läutet bekommen wir Gänsehaut.
Aus psychologischer Perspektive erklärt sich diese Reaktion als die Angst vor dem Unbekannten. Woher sollen wir wissen, ob die Person, die wir anrufen, gerade wirklich mit uns sprechen will? Wenn wir nicht in der Lage sind, die Gemütslage unseres Gesprächspartner vorherzusagen, sinkt unsere Motivation, tatsächlich zum Hörer zu greifen.
Viele Menschen fühlen sich aufdringlich, jemanden anzurufen, ohne zu wissen, ob der Anruf wirklich erwünscht ist. Deshalb suchen wir nach anderen Möglichkeiten wie WhatsApp oder Facebook Messenger, bei denen der Gesprächspartner nicht unmittelbar reagieren muss.
Besonders im Büroalltag gibt es weitere Hürden, die uns davon abhalten, zum Telefon zu greifen:
Bevor wir Dir Tipps geben, wie Du diese Hindernisse überwindest, werfen wir einen Blick auf die praktischen Vorteile, die uns das Telefon bringen kann.
Mit einem Telefonanruf lässt sich die Brücke von digitaler Kommunikation zu persönlicher Zusammenarbeit schlagen. Obwohl es vermeintlich einfacher ist, eine Nachricht oder E-Mail zu schreiben, birgt ein Anruf viele Vorteile.
Telefonanrufe sind nicht nur das Markenzeichen von Verkäufern und Kundendienstmitarbeitern. Es gibt gute Gründe, warum Vertriebsmitarbeiter zum Telefon greifen, um Geschäfte abzuschließen – oder warum der Kundendienst einen Telefonanruf ankündigt, wenn es besonders heikle Angelegenheiten zu besprechen gibt. Mit einer echten Person am anderen Ende der Leitung zu sprechen, wirkt wie eine natürliche Konversation. Es ist persönlicher, die Stimme eines anderen Menschen zu hören und gibt einem das Gefühl, als ob sich jemand um einen kümmert. Man kann seine Persönlichkeit zum eigenen Vorteil ausspielen und den Tonfall anpassen. Freundlichkeit und Aufmerksamkeit öffnen viele Türen.
Wie klingt eigentlich eine E-Mail? Sie hat keine Stimme, und deshalb ist es viel schwieriger, oder gar unmöglich, Emotionen und persönliche Noten darin zu verpacken. (Wie oft sieht man Großbuchstaben, kursive Schriften und Emojis als verzweifelte Versuche, eine E-Mail aufzupeppen?) Wir erinnern uns dagegen genau an den Klang einer Stimme. Hören wir eine Stimme, die uns zusagt, reagieren wir positiv darauf – und das wiederum macht es einfacher, Beziehungen zu knüpfen.
Obwohl ein schriftlicher Plan oft hilfreich ist, ist es manchmal schwierig, die genaue Absicht dahinter zu verstehen. Die eigenen Pläne mit einer anderen Person durchzusprechen, ist eine ideale Möglichkeit zu prüfen, ob diese tatsächlich verstanden wurden. In einem Dialog ergibt sich die Möglichkeit, komplexe Sachverhalte zu erklären und durch Rückfragen Klarheit zu schaffen. Dadurch lässt sich endlose E-Mail-Kommunikation vermeiden und eine komplexe Idee schnell vermitteln.
Das Telefon ist die beste Wahl, wenn eine Angelegenheit sofortige Aufmerksamkeit erfordert. E-Mails können in überlaufenden Posteingängen übersehen werden und auch Chatnachrichten laufen ins Leere, wenn sich das Gegenüber gerade nicht in Reichweite befindet. Wenn es kritisch wird, dann gibt das Telefon die Möglichkeit, den Tonfall des Gesprächspartners zu analysieren – eine wertvolle Information in kritischen Situationen.
Eine persönliche Unterhaltung ist die direkteste Art zu kommunizieren. Nach einem tollen Briefing oder Teammeeting kann eine E-Mail als Follow-Up ziemlich kühl wirken. Die persönliche Note eines richtigen Gesprächs und der besondere Aufwand eines Telefonanrufs helfen, den guten Eindruck aus dem Meeting weiterzuführen. Sowohl Kunden als auch Kollegen werden dies schätzen..
Bisher haben wir gelernt, warum gesprochene Kommunikation oft das beste Mittel für einen Dialog ist, und dass wir in vielen Situationen unbedingt zum Hörer greifen sollten. Jetzt haben wir für Dich drei praktische Tipps, mit denen Du beim nächsten Mal selbstbewusster telefonierst.
Dadurch ergeben sich gleich zwei Vorteile: Hast Du einen Termin vereinbart, musst Du Dir keine Sorgen darüber machen, ob der Gesprächspartner gerade Zeit für Deinen Anruf hat – Du selbst nimmst Dir dadurch die Angst vor dem Unbekannten. Außerdem erlaubt es ein fixer Termin Deinem Gesprächspartner, seinen Tag um das Telefongespräch herum zu planen und seinen Workflow nicht zu unterbrechen. Vorher kurz Bescheid zu geben, ist die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch.
Ein paar Notizen über die anstehenden Gesprächsthemen helfen Dir dabei, das Gespräch in der Spur zu halten. Die Zusammenstellung eines ungefähren Fahrplans dauert keine fünf Minuten und zeigt Respekt gegenüber der Zeit Deines Gesprächspartners.
Telefongespräche erfordern eine Menge Konzentration und aktives Zuhören, doch in Großraumbüros kann es mitunter ziemlich hektisch zugehen. Steht ein wichtiger Anruf bevor, ist es ratsam einen freien Konferenzraum zu buchen oder einfach auch eine ruhige Ecke im Büro zu finden. Das ermöglicht besseres Zuhören und trägt dazu bei, das Beste auf einem Anruf heraus zu holen.
Nie zuvor hatten wir so viel Freiheit in unserer Kommunikation wie heute. Wenn wir unsere Kommunikation so effektiv wie möglich gestaltet wollen, führt oft kein Weg an einem Telefonanruf vorbei. Es ist einen Versuch wert: Ersetze noch heute eine E-Mail oder Slack-Nachricht mit einem Telefonanruf. Teile Deine persönlichen Erfahrungen in Deinem Kommentar zu diesem Blogbeitrag und verrate uns Deine eigenen Tipps rund uns Telefonieren und Kommunizieren.