Llega la unificación de todas las comunicaciones para las empresas. Gracias a la telefonía IP para empresas ya es posible efectuar llamadas a través de Internet que, al estar unidas al servicio de Internet de la empresa, permiten una significativa reducción de costes y de infraestructura.
La telefonía IP toma su nombre de «protocolo de telefonía por Internet». Así, los datos viajan por la red de área local (LAN) o de Internet (voz IP). Es decir, funciona igual que la telefonía convencional, solo que los datos se van por Internet.
Esto permite numerosas ventajas a las empresas. La más llamativa es el ahorro de gastos, como evitar costes de instalación, ya que solo será necesaria la conexión a Internet. Pero también presenta otras ventajas que aportan grandes beneficios a la empresa y aumentan su productividad.
La telefonía IP para empresas permite ahorrar hasta un 60 % de costes. Al funcionar por Internet, se ahorran también gastos de mantenimiento e instalaciones. Además, el precio de las llamadas al extranjero es inferior con el sistema de telefonía IP, algo a tener muy en cuenta por las empresas internacionales. A esto se une que el sistema de telefonía IP de estándares abiertos es mucho más fácil de escalar que la telefonía tradicional.
Como sucede con cualquier teléfono móvil, es posible realizar y recibir llamadas de voz IP en cualquier lugar. Además, las empresas podrán conectar oficinas remotas y sucursales en otras ciudades y países sin que signifique un coste adicional, porque las llamadas dentro de la empresa son gratuitas.
Se puede hacer uso de la telefonía IP en remoto para teletrabajar con múltiples dispositivos, como se detalla en el siguiente apartado. Así, ya no será necesario contar con múltiples líneas para distintos empleados y se puede implantar en los hogares o desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Se puede utilizar un mismo número desde distintos dispositivos, desde un ordenador, softphone, teléfono DECT, móvil, pasando por un smartphone con la aplicación necesaria para utilizar la plataforma de centralita en la nube o con un teléfono sobremesa IP.
En las empresas muchas veces es necesario contar con la posibilidad de registrar y grabar las llamadas. Esto es perfectamente posible con la telefonía IP, así como compartir las llamadas con otros compañeros y así tener siempre la información necesaria a mano. Otra herramienta útil de gestión de llamadas que ofrece este sistema es la creación de tareas para miembros específicos del personal, brindándoles las herramientas para mantener una comunicación proactiva con sus clientes, mejorando la eficiencia y la satisfacción de los clientes.
Esto se consigue a través del enrutamiento de llamadas, que distribuye automáticamente las llamadas entrantes de acuerdo con la configuración. Así podemos adaptarlo al horario de trabajo y otras preferencias, teniendo también la opción de enrutar las llamadas automáticamente al buzón de voz fuera del horario de trabajo.
Gracias al software provisto para la gestión de llamadas, estas herramientas de control son muy sencillas, tanto como manejar los actuales registros de llamadas de los teléfonos móviles o teléfonos fijos convencionales.
Gracias a las llamadas gratuitas dentro de la misma empresa, las líneas internas mejoradas y la posibilidad de utilizar la telefonía por voz en diferentes dispositivos, la comunicación entre el personal de la empresa será sencilla, sin importar la ubicación, ya que como se ha visto la telefonía IP se adapta perfectamente al trabajo remoto.
La tecnología IP también mejora las líneas externas. Mientras que otros sistemas son lentos y se colapsan con facilidad, la telefonía IP funciona con la misma rapidez tanto en las llamadas externas como en las internas. Gracias a esto, es posible lograr una mayor productividad y llevar a cabo los negocios de manera más eficiente.
Un mismo empleado puede asignar su número de teléfono a departamentos diferentes, de manera que las llamadas entrantes siempre llegarán al área correcta.
Los sistemas de gestión empresarial que ya se utilicen pueden integrarse sin problemas en la telefonía IP. Así, podrán seguir utilizándose las aplicaciones de productividad del negocio, como CRM, ERP o aplicaciones de atención a los usuarios.
Además de la integración de las herramientas de productividad que ya posee la empresa, la telefonía IP ofrece la posibilidad de añadir múltiples funcionalidades. Algunos ejemplos de funcionalidades que se pueden añadir son las colas de llamadas, el desvío de las mismas o la respuesta de voz interactiva (IVR). Esta última, por ejemplo, permite configurar el enrutamiento de llamadas de manera que se pueda reproducir música mientras que el cliente espera a ser atendido. Así, cualquier empresa puede funcionar como una gran corporativa.
Así, con la telefonía IP para empresas es posible contar con soluciones novedosas adaptadas a la realidad actual de los negocios, sin tener que realizar por ello grandes inversiones, y mejorando la productividad de la empresa de manera considerable.