Los imprevistos pueden afectar cualquier aspecto de la vida diaria y laboral, y tu empresa no está exenta de sufrirlos. Hay soluciones que aseguran su continuidad en el mercado, y una de ellas es tener unl plan de contingencia.
Es indispensable que tu organización tenga opciones que la ayuden a afrontar posibles crisis de relaciones públicas. Precisamente por ello, queremos hablarte de la importancia de desarrollar un plan de contingencia y de contar con las herramientas adecuadas.
Un plan de contingencia es una planificación que sirve como guía para que las empresas puedan afrontar problemas de diversa índole. En ella se detallan los pasos y las herramientas necesarias para controlar desde fenómenos naturales hasta complicaciones con clientes.
Es fundamental que la planificación sea específica, práctica y, sobre todo, realista. Para ello, es muy recomendable contar con recursos eficaces para actuar inmediatamente ante cualquier situación de riesgo.
Pero ¿para qué sirve un plan de contingencia exactamente? Repasemos sus 3 funcionalidades principales:
Sin importar cuál sea la naturaleza de tu compañía, necesitas seguir una serie de pasos para que tu plan de contingencia sea efectivo. De manera específica, la eficacia de esta solución depende de las siguientes tareas:
Conocer las herramientas físicas e intangibles de tu organización es necesario para determinar cuáles se pueden sustituir y cuáles, definitivamente, no pueden faltar.
Por eso, el primer paso que debes seguir para generar una planificación efectiva es estudiar minuciosamente todos los recursos que tiene tu empresa (personal, herramientas tecnológicas, sistemas de comunicación y activos económicos).
Una buena manera de organizarlos es la siguiente:
Necesitarás de la ayuda del personal de la compañía para detectar posibles riesgos, pues ellos están en contacto constante con los puntos débiles de la empresa. Es fundamental que tengas en cuenta las evaluaciones que haga cada departamento. De esta manera, podrás crear una lista de riesgos que dividirás según su gravedad y las probabilidades de que ocurran.
En este punto de la planificación, también es aconsejable que consultes los planes de contingencia de otras organizaciones similares a la tuya. Esta práctica hará que te sea mucho más fácil tener una guía al momento de crear tu plan de acción.
Una vez hayas evaluado tus recursos y detectado los posibles riesgos a los que se puede enfrentar tu compañía, podrás establecer planes de contingencia capaces de resolver cualquier tipo de circunstancia. Ten en cuenta que cada situación requiere de soluciones que se adapten a sus características y que es importante considerar varias soluciones para cada posible inconveniente.
Te proponemos que redactes cada solución de la manera más específica e instructiva posible. Para ello puedes usar diversos tipos de presentaciones, la elección del formato más adecuado puede variar según los criterios del personal de la empresa. Si prefieres algo dinámico, por ejemplo, los diagramas de flujo son una buena opción.
De manera rápida, puedes seguir esta serie de pasos:
Está claro que los riesgos pueden afectar a toda la organización, por ende, es importante que todos los trabajadores sepan cómo afrontarlos. Compartir la planificación de las soluciones es otro de los pasos más relevantes para que los problemas no se compliquen más de lo debido.
En este punto de la planificación, los trabajadores pueden determinar si les parece un proceso posible. Es indispensable que todos estén de acuerdo en su aplicación.
Durante este último paso del plan de contingencia, deberás tener en cuenta los siguientes aspectos:
El sistema de grabación de voz en la nube de NFON es un recurso que simplificará la resolución de problemas relacionados con el servicio de atención al cliente. La sencillez y la seguridad son solo algunas de las características de este innovador software.
¿En qué consiste la solución Neorecording de NFON?
Se trata de una solución integrada en Cloudya, un sistema de telefonía en la nube, que te permitirá grabar las conversaciones de voz con los clientes y guardarlas de manera automática en esta red de servidores remotos conectados a internet.
Esta conexión cifrada es, sin duda, una herramienta que debes tener en cuenta en tu plan de contingencia. De hecho, si te preguntas cuáles son los casos en los que se puede usar Neorecording, aquí te dejamos algunos ejemplos:
Neorecording cumple con los parámetros legales establecidos por la Unión Europea, incluyendo la directiva MiFID II, un punto elemental para enfrentar reclamaciones de cara a las autoridades.
Cuando implementes el sistema Neorecording de NFON dentro de los recursos de tu plan de contingencia, podrás prevenir posibles crisis, optimizarás recursos y resolverás cualquier eventualidad sin mayores complicaciones.
No dudes en solicitar información a nuestros especialistas para recibir un asesoramiento personalizado. Estamos seguros de que con Neorecording, junto a esta pequeña guía, podrás crear un plan de contingencia eficaz para asegurar la continuidad de tu empresa en el mercado laboral.