Los imprevistos pueden afectar cualquier aspecto de la vida diaria y laboral, y tu empresa no está exenta de sufrirlos. Hay soluciones que aseguran su continuidad en el mercado, y una de ellas es tener unl plan de contingencia.
Es indispensable que tu organización tenga opciones que la ayuden a afrontar posibles crisis de relaciones públicas. Precisamente por ello, queremos hablarte de la importancia de desarrollar un plan de contingencia y de contar con las herramientas adecuadas.
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia es una planificación que sirve como guía para que las empresas puedan afrontar problemas de diversa índole. En ella se detallan los pasos y las herramientas necesarias para controlar desde fenómenos naturales hasta complicaciones con clientes.
Es fundamental que la planificación sea específica, práctica y, sobre todo, realista. Para ello, es muy recomendable contar con recursos eficaces para actuar inmediatamente ante cualquier situación de riesgo.
Pero ¿para qué sirve un plan de contingencia exactamente? Repasemos sus 3 funcionalidades principales:
- Rápida solución. Los posibles problemas se pueden solucionar si se actúa con rapidez. La planificación previa es necesaria para responder en el menor tiempo posible.
- Segura continuidad. Evaluar los posibles escenarios y riesgos a los que se enfrenta tu organización te permitirá estudiar diferentes soluciones para asegurar la continuidad de las operaciones empresariales.
- Optimización de recursos. Frente a una crisis, lo más apropiado es que no recurras a ayudas externas, sino que puedas solucionarla con el personal y las herramientas internas. Esto te ayudará a optimizar los recursos de tu empresa.
¿Cómo crear un plan de contingencia en una empresa?
Sin importar cuál sea la naturaleza de tu compañía, necesitas seguir una serie de pasos para que tu plan de contingencia sea efectivo. De manera específica, la eficacia de esta solución depende de las siguientes tareas:
Identificar y priorizar los recursos
Conocer las herramientas físicas e intangibles de tu organización es necesario para determinar cuáles se pueden sustituir y cuáles, definitivamente, no pueden faltar.
Por eso, el primer paso que debes seguir para generar una planificación efectiva es estudiar minuciosamente todos los recursos que tiene tu empresa (personal, herramientas tecnológicas, sistemas de comunicación y activos económicos).
Una buena manera de organizarlos es la siguiente:
- Da prioridad a las herramientas imprescindibles para resolver el problema.
- Identifica qué recursos se podrían sustituir por otras opciones.
- Deja a un lado las herramientas y los empleados no indispensables.
Detectar los posibles riesgos
Necesitarás de la ayuda del personal de la compañía para detectar posibles riesgos, pues ellos están en contacto constante con los puntos débiles de la empresa. Es fundamental que tengas en cuenta las evaluaciones que haga cada departamento. De esta manera, podrás crear una lista de riesgos que dividirás según su gravedad y las probabilidades de que ocurran.
En este punto de la planificación, también es aconsejable que consultes los planes de contingencia de otras organizaciones similares a la tuya. Esta práctica hará que te sea mucho más fácil tener una guía al momento de crear tu plan de acción.
Definir y elaborar el plan de contingencia
Una vez hayas evaluado tus recursos y detectado los posibles riesgos a los que se puede enfrentar tu compañía, podrás establecer planes de contingencia capaces de resolver cualquier tipo de circunstancia. Ten en cuenta que cada situación requiere de soluciones que se adapten a sus características y que es importante considerar varias soluciones para cada posible inconveniente.
Te proponemos que redactes cada solución de la manera más específica e instructiva posible. Para ello puedes usar diversos tipos de presentaciones, la elección del formato más adecuado puede variar según los criterios del personal de la empresa. Si prefieres algo dinámico, por ejemplo, los diagramas de flujo son una buena opción.
De manera rápida, puedes seguir esta serie de pasos:
- Escribe los recursos que seleccionaste anteriormente y asígnalos por orden de importancia.
- Define las acciones que realizará la empresa, con sus respectivas especificaciones, en orden cronológico.
- Incluye situaciones hipotéticas que ejemplifiquen los riesgos potenciales que puede sufrir la organización.
Compartir el plan de contingencia con los empleados
Está claro que los riesgos pueden afectar a toda la organización, por ende, es importante que todos los trabajadores sepan cómo afrontarlos. Compartir la planificación de las soluciones es otro de los pasos más relevantes para que los problemas no se compliquen más de lo debido.
En este punto de la planificación, los trabajadores pueden determinar si les parece un proceso posible. Es indispensable que todos estén de acuerdo en su aplicación.
Durante este último paso del plan de contingencia, deberás tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Que el formato sea accesible para todos. No importa si se trata de una planificación que resolverá el problema de un departamento determinado o el de toda la empresa, es ideal que te asegures de que cualquier empleado pueda revisarlo cuando lo considere necesario.
- Con el paso del tiempo, algunos recursos o estrategias pueden quedar obsoletas, por lo que tendrás que realizar modificaciones recurrentes. Es crucial que revises y renueves de forma periódica el plan de contingencia.
Neorecording, la solución de NFON para apoyar tu plan de contingencia
El sistema de grabación de voz en la nube de NFON es un recurso que simplificará la resolución de problemas relacionados con el servicio de atención al cliente. La sencillez y la seguridad son solo algunas de las características de este innovador software.
¿En qué consiste la solución Neorecording de NFON?
Se trata de una solución integrada en Cloudya, un sistema de telefonía en la nube, que te permitirá grabar las conversaciones de voz con los clientes y guardarlas de manera automática en esta red de servidores remotos conectados a internet.
Esta conexión cifrada es, sin duda, una herramienta que debes tener en cuenta en tu plan de contingencia. De hecho, si te preguntas cuáles son los casos en los que se puede usar Neorecording, aquí te dejamos algunos ejemplos:
- Disputas legales que tengan relación con clientes que interpongan demandas a tu organización.
- Mejorar el trato al cliente, ya que con ella es posible registrar los procesos de atención telefónica, de compras, contrataciones y aceptaciones de condiciones para una posterior valoración.
- Análisis de estadísticas basadas en registros personalizados para optimizar al máximo posible tu empresa.
Neorecording cumple con los parámetros legales establecidos por la Unión Europea, incluyendo la directiva MiFID II, un punto elemental para enfrentar reclamaciones de cara a las autoridades.
Recuerda estos puntos clave
Cuando implementes el sistema Neorecording de NFON dentro de los recursos de tu plan de contingencia, podrás prevenir posibles crisis, optimizarás recursos y resolverás cualquier eventualidad sin mayores complicaciones.
No dudes en solicitar información a nuestros especialistas para recibir un asesoramiento personalizado. Estamos seguros de que con Neorecording, junto a esta pequeña guía, podrás crear un plan de contingencia eficaz para asegurar la continuidad de tu empresa en el mercado laboral.
