Hacer una presentación por videoconferencia no era demasiado habitual hasta la llegada de la pandemia. Hasta entonces, en general estaban restringidas a reuniones con clientes extranjeros o reuniones internas entre oficinas en varios países. Pero las medidas tomadas durante la pandemia cambiaron el paradigma y afectaron de lleno al modo en que trabajamos. Los equipos de trabajo pasaron al teletrabajo en equipo, las reuniones empezaron a ser virtuales, y cada presentación, por videoconferencia.
Según una encuesta de Zoom realizada por Boston Consulting Group, durante la pandemia el tiempo dedicado a las videoconferencias en las empresas subió entre 3 y 5 veces. Además, el número de trabajadores que utilizan soluciones de videoconferencia en su trabajo ha crecido entre 2,4 y 2,7 veces. Pero, ¿cómo hacer una videoconferencia con éxito? Si no sabes por dónde empezar, hemos preparado una breve guía.
Para realizar una presentación por videoconferencia tienes que tener en cuenta una serie de pasos y datos previos a su realización. Con estos consejos harás que el proceso sea lo más fluido y agradable posible, con los mínimos fallos.
Obviamente, lo primero que tienes que hacer para realizar una presentación por videoconferencia es crearla. Pero ya desde este punto hay algunas cosas que tienes que tener en cuenta. Por ejemplo, la necesidad de que las diapositivas de la presentación mantengan la coherencia visual. También tienes que tener presente que has de cuidar la forma de comunicar. Por eso necesitas crear una historia que contar en la presentación. Es decir, todo lo que digas y presentes tiene que tener un hilo conductor.
También es necesario que tengas presente la cantidad de texto y su disposición, ya que son aspectos importantes en una presentación. Generalmente, para una presentación en formato presencial se suele utilizar la regla del 5x5. Es decir, que cada diapositiva debe tener como máximo cinco líneas de texto, y cada una de ellas debe albergar, como máximo, cinco palabras.
En las presentaciones por videoconferencia, esta regla cambia ligeramente y se convierte en la regla del 3x5. Es decir, tendrán diapositivas con tres líneas de texto, y cinco palabras máximo por cada una. De esta manera se podrán crear diapositivas con un tamaño de letra mayor y con líneas más separadas.
Ensayar la presentación antes de hacerla es, como sucede con las presentaciones presenciales, imprescindible. Así tendrás tiempo de corregir los posibles fallos que puedas cometer. También de ganar seguridad al hablar, lo que sin duda hará que tu presentación suba puntos entre el público que asista a ella.
Es importante llegar con antelación suficiente al sitio desde el que vas a emitir para poder hacer las pruebas necesarias para cerciorarte de que todo funciona. Así también podrás probar la voz y cómo sonarás al hablar. Y por supuesto, corregir y solucionar cualquier problema que pueda surgir.
Además de hacer pruebas para la presentación por videoconferencia y asegurarte de que no hay problemas técnicos, tienes que tener en cuenta varios aspectos. Por ejemplo, es importante que utilices auriculares con micrófono para evitar ruidos ambientales. Si utilizas para la presentación el micrófono que lleva el ordenador, seguro que se cuela más de un chasquido o sonido inoportuno en la presentación.
Además, cuando estés en plena presentación, recuerda poner en mute a todos los que estén atendiendo como oyentes a la misma. Si no lo haces, se colará el ruido ambiental de todos sus equipos, o el que hagan las personas que estén cerca del equipo.
Para causar una buena imagen entre los asistentes es importante cuidar el entorno en el que se realiza la presentación. Tiene que ser lo más profesional posible. Si la presentación es en una sala de reuniones o un despacho, no habrá problemas. Si no es así, y el entorno es doméstico, es mejor utilizar un fondo liso, en un color claro o neutro, que contraste con el fondo de las diapositivas para que no haya confusión.
Aparte de contar con todos los dispositivos y componentes necesarios en cuanto a hardware, para que las presentaciones por videoconferencia tengan éxito tienes que utilizar las soluciones de software adecuadas. La tecnología es un factor fundamental para que la presentación sea un éxito.
Soluciones de software como Cloudya de NFON y su funcionalidad añadida Meet & Share facilitan mucho el proceso de hacer una presentación con la última tecnología. Entre otras funciones, esta solución te permite compartir documentos durante las videollamadas, lo que hará mucho más amena e interesante cualquier presentación.
Para atraer la atención del público que asiste a tu presentación debes cuidar la calidez con la que te diriges a ellos. Por ejemplo, es importante que les des la bienvenida. Además, debes controlar los tiempos de tu intervención. Así evitarás pasarte y convertir la presentación en algo interminable.
También tienes que cuidar el plano, es decir, lo que verán los que asistan a la presentación. Asegúrate también de que se ven las diapositivas al completo.
Una vez terminada la presentación, es la hora de abrir un turno de preguntas. Nunca dejes que las hagan antes, o la presentación se volverá caótica. Recuerda también, en la medida de lo posible, ofrecer opciones para volver a ver la presentación en diferido. Por ejemplo, publicando el vídeo de manera online a través de un acceso exclusivo para los asistentes.
Estas son algunas de las pautas y consejos que puedes seguir para convertir una presentación por videoconferencia en un acto ágil, agradable y útil. Si las sigues no tendrás problemas para conseguir atraer el interés de tu audiencia, siempre de la mano de la última tecnología en materia de videoconferencias y videollamadas. Y NFON está para ayudarte en el proceso.