Las videoconferencias en Microsoft Teams se han convertido en una de las funcionalidades más demandadas del entorno de Microsoft Temas. El aumento del teletrabajo y las limitaciones a la presencialidad han contribuido a que las videoconferencias y las reuniones virtuales grupales estén a la orden del día.
Conectarse a través de Microsoft Teams significa abrir una ventana a la comunicación y a la colaboración. Y permite a muchas empresas mantener una buena comunicación tanto dentro de la organización como de los equipos.
Su eficacia para mantener la conectividad es muy elevada. Y esto, junto a la facilidad de uso, son valores que presentan a la videollamada en Microsoft Teams como una respuesta a las nuevas necesidades comunicativas. Así como una de las claves para la transformación digital.
Las videoconferencias han posibilitado la capacidad de comunicarte con otros sin limitaciones de tiempo o lugar, y hablando cara a cara. Además, su flexibilidad favorece la adaptación a espacios de trabajo digitales ubicados en cualquier parte del mundo. Pueden crearse grupos para una actividad determinada, y, también vías de comunicación para las personas de ese grupo, los canales.
Las funcionalidades de una videoconferencia en Microsoft Teams no se quedan en simplemente hablar y ver al interlocutor, o interlocutores. Además, hay otras que se conocen en la experiencia de usuario:
Existen diferentes tipos de videoconferencias en Microsoft Teams, de manera que se puedan adaptar a las necesidades de los usuarios en cada momento:
Muchas empresas las utilizan para sus reuniones virtuales, porque mejoran la experiencia de equipo. Y también permiten realizar un chat en directo, compartir pantalla o tomar notas. Muy adecuada para reuniones diarias o frecuentes, reuniones de personal periódicas, entrevistas a nuevos candidatos, reuniones internas de equipo, etc.
La cantidad de espectadores no es una limitación. Y asimismo resulta muy útil para conectarse con personas externas a la empresa. La difusión en directo sirve para emitir clases, talleres, eventos, discursos en congresos, seminarios web, grandes asambleas, etc.
Hablamos de una reunión en la nube. El término alude a la posibilidad de que distintos sistemas operen como uno. Esta tipología se usa mucho para comunicaciones con clientes, o personas fuera de la empresa que usan otro tipo de sistemas.
Unirse a una videoconferencia en Microsoft Teams es muy sencillo. Puede hacerse desde cualquier dispositivo, momento y lugar. Hay dos alternativas:
Existen muchas formas para unirse a una reunión de Microsoft Teams, las más usadas son a través de un vínculo o mediante el propio calendario de la aplicación.
Para unirse por vínculo, hay que seleccionar la opción de unirse a la reunión desde la invitación de la misma. El enlace puede llegar por varias vías: email, chat empresarial, etc., y tendrá un aspecto parecido a este.
Al entrar en “Haga clic aquí para unirse a la reunión”, el enlace abrirá el navegador predeterminado y se llegará a la pantalla de llamada.
Esta pantalla ofrece tres opciones:
Si ya está instalado Microsoft Teams en el ordenador, móvil o tablet, es posible unirse a la reunión desde la pestaña calendario, situada en el menú derecho. Habrá que elegir la reunión a la que se desea unir y pulsar la opción de unirse.
Aparte de los métodos comunes, existe otra opción para unirse desde el móvil. Se puede hacer a través de la notificación que llega al iniciar la reunión, solo pinchando en ella.
Se accede a través de cualquiera de las opciones anteriormente mencionadas. Antes de acceder a la reunión aparecerá una pantalla de configuración, en la que se podrá ajustar el volumen, activar el micrófono o la cámara, y otras funciones como la opción de difuminar el fondo.
Una vez estén configuradas todas las opciones, solo habrá que clicar en el botón “Unirse ahora”.
La cantidad de participantes que puede alcanzarse es altísima. Hasta 49 usuarios pueden verse en pantalla. Pero en eventos multitudinarios como talleres, seminarios o conciertos, puede llegarse a 10000 asistentes.
No es necesario que todos pertenezcan a la organización, porque puede invitarse a usuarios externos. Y, para ello, solo hay que incluir en la invitación su dirección completa de correo electrónico. La utilidad de estas invitaciones se ve claramente en reuniones con compradores o colaboradores externos.
Microsoft Teams, permite programar las reuniones o videoconferencias. Gracias a la planificación se pueden estructurar agendas y planes de negocios y muchas otras cuestiones de importancia para el desarrollo empresarial. ¿Cómo se programan las reuniones?
Hay varias formas de programar una reunión desde el escritorio:
La reunión de canal también es posible, con la ventaja de que puede personalizarse la periodicidad. Y también existe la unión en línea.
Se programa en ‘Calendario’ y se añaden participantes. Se puede elegir, a continuación, entre hacerla en un canal (compartir canal) o no. Por último, se fija la fecha y listo.
Pueden compartirse archivos y pantallas. Únicamente selecciona ‘Compartir’ en los controles de administración.
En un móvil, puede ser una fotografía, un video o una presentación en PowerPoint o la propia pantalla.
Desde el escritorio, toda la pantalla o únicamente una ventana, un PowerPoint o una pizarra donde tomar notas en tiempo real.
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