¿Cómo realizar videoconferencias con Microsoft Teams?

Las videoconferencias en Microsoft Teams se han convertido, en una de las funcionalidades más demandadas del entorno de Microsoft Temas. El aumento del teletrabajo y las limitaciones a la presencialidad han contribuido a que las videoconferencias y las reuniones virtuales grupales estén a la orden del día.  

Conectarse a través de Microsoft Teams significa abrir una ventana a la comunicación y a la colaboración. Y permite a muchas empresas mantener una buena comunicación tanto dentro de la organización como de los equipos.  

Videoconferencias en Microsoft Teams 

Su eficacia para mantener la conectividad es muy elevada. Y esto, junto a la facilidad de uso, son valores que presentan a la videollamada en Microsoft Teams como una respuesta a las nuevas necesidades comunicativas. Así como una de las claves para la transformación digital.

Las videoconferencias han posibilitado la capacidad de comunicarte con otros sin limitaciones de tiempo o lugar, y hablando cara a cara. Además, su flexibilidad favorece la adaptación a espacios de trabajo digitales ubicados en cualquier parte del mundo. Pueden crearse grupos para una actividad determinada, y, también vías de comunicación para las personas de ese grupo, los canales.

Funcionalidades de Microsoft Teams para las videoconferencias

Las funcionalidades de una videoconferencia en Microsoft Teams no se quedan en simplemente hablar y ver al interlocutor, o interlocutores. Además, hay otras que se conocen en la experiencia de usuario:

  •   Programación de reuniones. Y estas pueden ser tanto individuales (por ejemplo, de un solo empleado explicando un informe) o grupales (un grupo de trabajo, la junta general), como incluso eventos multitudinarios y en directo (conciertos o clases para grandes grupos).
  •   Compartir contenido. Se fomenta el trabajo en equipo, ya que al tiempo que se realiza la reunión pueden ponerse en común datos, documentación, etc.
  •   Solución específica para reuniones. Para conseguir un seguimiento y una administración ordenada.
  •   Unirse. Un usuario puede unirse a la reunión con solo pulsar un botón, en cualquier momento.
  •   Grabación. Para usuarios que no han podido conectarse o para repasar los puntos tratados.
  •   Subtítulos. Pueden añadirse en directo durante el transcurso de una reunión.
  •   Fondos. Si quieres, puedes personalizar los fondos que utilizas.
  •   Levantar la mano. Es una forma de solicitar decir algo durante una videoconferencia.

Diferentes tipos de conferencias en Microsoft Teams

  • Videoconferencias online: 

Muchas empresas las utilizan para sus reuniones virtuales, porque mejoran la experiencia de equipo. Y también permiten realizar un chat en directo, compartir pantalla o tomar notas. Muy adecuada para reuniones diarias o frecuentes, reuniones de personal periódicas, entrevistas a nuevos candidatos, reuniones internas de equipo, etc. 

  • Difusiones en directo: 

La cantidad de espectadores no es una limitación. Y asimismo resulta muy útil para conectarse con personas externas a la empresa. La difusión en directo sirve para emitir clases, talleres, eventos, discursos en congresos, seminarios web, grandes asambleas, etc. 

  • Interoperabilidad de video en la nube: 

Hablamos de una reunión en la nube. El término alude a la posibilidad de que distintos sistemas operen como uno. Esta tipología se usa mucho para comunicaciones con clientes, o personas fuera de la empresa que usan otro tipo de sistemas.

¿Cuántos participantes puede haber en las videoconferencias?

La cantidad de participantes que puede alcanzarse es altísima. Hasta 49 usuarios pueden verse en pantalla. Pero en eventos multitudinarios como talleres, seminarios o conciertos, puede llegarse a 10000 asistentes.

No es necesario que todos pertenezcan a la organización, porque puede invitarse a usuarios externos. Y, para ello, solo necesitas incluir en la invitación su dirección completa de correo electrónico. La utilidad de estas invitaciones se ve claramente en reuniones con compradores o colaboradores externos.

¿Cuántos participantes puede haber en las videoconferencias de Microsoft Teams?

¿Cómo programar reuniones grupales?

Microsoft Teams, permite programar las reuniones o videoconferencias.  Gracias a la planificación se pueden estructurar agendas y planes de negocios y muchas otras cuestiones de importancia para el desarrollo empresarial. ¿Cómo se programan las reuniones?

Desde el escritorio

Hay varias formas de programar una reunión desde el escritorio:

  • Se programa desde un chat (para sus integrantes), seleccionando la opción de programar una reunión. 
  • En ‘Calendario’. Ahí se elige la opción de ‘Nueva reunión’. Se fijan, a través del asistente, fecha y participantes, y se guarda. Es interesante la posibilidad de incluir a usuarios externos.

La reunión de canal también es posible, con la ventaja de que puede personalizarse la periodicidad. Y también existe la unión en línea.

Desde el móvil

Se programa en ‘Calendario’ y se añaden participantes. Elige, a continuación, entre hacerla en un canal (compartir canal) o no. Por último, fija la fecha y listo.

Programar reuniones grupales en Microsoft Teams desde el móvil

¿Cómo unirse a una videoconferencia en Microsoft Teams?

¿Conoces las distintas formas con las que puedes unirte a una video llamada de Microsoft Teams?

Puede hacerse desde cualquier dispositivo, momento y lugar. Hay dos alternativas:

  • Hacerlo desde la App o la web.
  • Hacerlo desde un dispositivo móvil.

Hay formas para unirse a una reunión:  

  • Por vínculo, seleccionando la opción de unirse a la reunión desde la invitación de la misma. 
  • Por el calendario, para ello solo hay que acceder al calendario, elegir la reunión a la que se desea unir y pulsar la opción de unirse. 
  • Desde un canal, en el canal aparecerá la invitación para unirse a la reunión, solo hay que seleccionar unirse.  
  • Desde un chat, si la reunión ha comenzado, aparecerá en los chat recientes, solo hay que seleccionar la reunión y pulsar unirse.  
  • Llamando a un número de identificación de la reunión si lo hay, esto sirve para cuando no funciona la app o Teams en la web. 

Pero, aparte de los métodos comunes, existe otra opción para unirse desde móvil, se puede hacer a través de la notificación que llega al iniciar la reunión, solo pinchando en ella. 

¿Cómo compartir archivos en una reunión de Teams?

Pueden compartirse archivos y pantallas. Únicamente selecciona ‘Compartir’ en los controles de administración. 

En un móvil, puede ser una fotografía, un video o una presentación en PowerPoint o la propia pantalla. 

Desde el escritorio, toda la pantalla o únicamente una ventana, un PowerPoint o una pizarra donde tomar notas en tiempo real.

 

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