¿Qué es el Digital Workplace y qué se necesita para implementarlo?

La situación provocada por la propagación del Covid-19 nos ha obligado a acercarnos a nuevos conceptos y soluciones en el ámbito laboral. Puede que te resulten familiares cuestiones como: qué es el Digital Workplace para empresas, cómo implementarlo o de qué maneras debemos involucrar a los trabajadores.

La transformación digital de las empresas era algo incipiente en algunos casos, y consagrado en otros pocos.  Pero es fácil darse cuenta de que este nuevo contexto de emergencia sanitaria mundial ha precipitado el proceso.

Vivimos una época repleta de cambios. El principal es el distanciamiento social, que nos toca mantener en todos los ámbitos de nuestra vida, incluso en el trabajo. En el ámbito laboral toda esta nueva situación se ha traducido en la consagración del teletrabajo como la mejor alternativa para seguir adelante.

¿Qué es el Digital Workplace?

Antes del confinamiento, el teletrabajo y la creación de espacios de trabajo digitales, ya era una realidad para muchas empresas. La imposición del estado de alarma, hizo que muchos negocios tomaran decisiones urgentes en este sentido. Para muchas empresas la implantación de medidas orientadas a la creación de un Digital Workplace fue la única salida posible para sobrevivir en el mercado.

El Digital Workplace se trata de un hábitat laboral en el que la mayoría de las funciones empresariales se han digitalizado. Es decir, desde los aspectos relacionados con las comunicaciones hasta la administración de las tareas se llevan a cabo dentro de un entorno digital. Eso sí, siempre adaptando el espacio a las necesidades concretas de la empresa.

Imprescindibles que debe tener un Digital Workplace

En primer lugar, para definir qué es un Digital Workplace debes ponerlo al servicio de los fines empresariales. Es decir, las herramientas digitales, los equipos y todos los demás elementos que se incorporen al espacio de trabajo, deben servir para cubrir las necesidades de la empresa y cumplir sus objetivos.

En segundo lugar, cuando hablamos de un espacio de trabajo digital no nos referimos tan solo a que los trabajadores ejerzan su labor fuera de la oficina física. Nos referimos a establecer un lugar común al que tengan acceso todos los integrantes y en el que puedan compartir su trabajo, las tareas, los procesos, la información, etc. Por ello, es necesario crear un entorno que acoja una comunicación fácil y continuada.

Por este motivo, muchas empresas optan por instalar soluciones en la nube desde las que poder teletrabajar desde cualquier lugar y dispositivo. Estas son algunas que te ayudarán a implementar este nuevo espacio de trabajo:

  • Herramientas de almacenamiento de información y datos de la empresa.
  • Aplicaciones de telefonía en la nube para establecer una comunicación fluida, un sencillo intercambio de información y promover el trabajo en equipo. Poder comunicarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Instrumentos para abrir la puerta al diálogo con los clientes. Es fundamental crear fórmulas para facilitar la interacción con ellos. 
  • Software específico para agilizar los trámites: facturación, contratación, gestión documental, etc.
  • Equipos y dispositivos: únicamente necesitarás una conexión a internet, y un dispositivo para conectarte.

¿Qué ventajas tiene un buen Digital Workplace?

El Digital Workplace trata de hacer el día a día laboral más fácil para obtener los mejores resultados. Esto se consigue: 

  • Abriendo canales de comunicación e información
  • Flexibilizando procesos
  • Poniendo en común el trabajo de los empleados

Hay muchas otras alternativas, solo necesitas tener claras las ideas y empezar.

Como te explicamos a continuación la flexibilización de las funciones, en múltiples aspectos, es la clave y una de las mayores ventajas de un buen Digital Workplace.

Mayor flexibilidad laboral

La conciliación de vida familiar y laboral todavía es, en muchos casos, una asignatura pendiente. En este sentido, la implantación de Digital Workplaces es de gran ayuda.

  • La posibilidad de instalar una ubicación laboral en tu propia casa (o en el lugar que elijas) abre la puerta a una auténtica armonización de trabajo y vida personal. Así pudo verse en el curso de la difícil etapa de confinamiento. Muchos padres pudieron continuar con su trabajo al tiempo que cuidaban de sus hijos, gracias al establecimiento de espacios de trabajo digitales.

Reducción de los tiempos

¿Te has parado alguna vez a pensar en el tiempo que necesitamos solo para desplazarnos a nuestro centro de trabajo? Algunas personas dedican más de dos horas al día en ir y volver del trabajo. 

  • Utilizando espacios digitales se anulan los desplazamientos y ese tiempo puede dedicarse a otras cosas. Muy en relación con el punto anterior, porque a mayor tiempo, mayor flexibilización y mayor conciliación.
  • También se ganan minutos en procesos concretos que físicamente requieren mayor horario. La productividad y la eficiencia son mayores, con la ventaja añadida de poder dedicar más jornada a otro tipo de labores.

Mejora de las comunicaciones

Los espacios de trabajo digitales abren nuevas vías de comunicación, y es fácil entender por qué. 

  • Implican la utilización de herramientas y aplicaciones orientadas a facilitar una comunicación rápida y fluida: teléfono en la nube, videollamadas, fax virtual, etc. Son formas eficaces de comunicación instantánea. Además, la posibilidad de conexiones simultáneas crea un entorno propicio para el trabajo en equipo.

Mayor seguridad

En contra de lo que pueda parecer, la seguridad puede ser mayor en un entorno en la nube que en uno físico.

  • En el caso de un Digital Workplace, tanto la información como la estructura están cubiertas por su propia seguridad: contraseñas de acceso a datos y redes, encriptados, seguridad implantada en los propios dispositivos, etc.

Entender mejor qué es el Digital Workplace, contextualizarlo en el panorama actual, y conocer sus ventajas y utilidades, es el primer paso para iniciar esa transformación para tu empresa. 

No te preocupes, no estás solo en este viaje. Desde NFON te acompañamos con soluciones de telefonía en la nube que flexibilizan la comunicación y apoyan el trabajo en equipo vinculado a Microsoft Teams.

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