Nie zuvor hattest Du eine größere Auswahl an Kommunikationsmitteln an Deinem Arbeitsplatz. Und bestimmt stellst Du Dir häufig eine der folgenden Fragen: Schreibe ich meinem Kollegen eine E-Mail? Oder greife ich lieber zum Telefon? Treffen wir uns zum nächsten Teammeeting persönlich? Oder ist vielleicht eine Webkonferenz effizienter?
Es ist die sprichwörtliche Qual der Wahl, die uns die neuen Möglichkeiten digitaler Kommunikation bescheren. Dank Cloud-basierter Kommunikationslösungen können wir uns an unserem Arbeitsplatz theoretisch zu jederzeit und an jedem Ort der Welt verständigen. Dabei ist die Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels entscheidend. Schließlich verfolgen wir mit jeder Interaktion ein Ziel.
Für welche Zwecke sich welche Kommunikationsmittel eignen und in welchen Situationen es einen glasklaren Favoriten gibt, erklären wir Dir in diesem Blogbeitrag.
1. E-Mail: Digitaler Klassiker mit Schwächen
Online-User auf der ganzen Welt verschicken tagtäglich die beeindruckende Anzahl von 280 Milliarden E-Mails. Damit zählt E-Mail-Kommunikation zu den populärsten Formen des digitalen Informationsaustauschs. Doch aus eigener Erfahrung weißt Du sicherlich, dass mittlerweile viele Organisationen im Überfluss per E-Mail kommunizieren: Im Schnitt haben 144 von 200 Nachrichten keinerlei Relevanz für den Empfänger.
Wann sollten Sie auf eine E-Mail setzen?
E-Mails sind das perfekte Kommunikationsmittel zum Teilen von Informationen – und zwar immer dann, wenn Sie als Absender keine unmittelbare Antwort auf Ihre Nachricht benötigen. Besonders wenn Sie allgemeine Informationen zu einem bestimmten Thema mit einer größeren Gruppe teilen möchten, ist die gute alte E-Mail eine sichere Wahl. Sie brauchen sich nicht nach dem Terminkalender der Empfänger richten und lässt jedem Empfänger Zeit, die erhaltenen Informationen in seinem eigenen Tempo zu verarbeiten.
Wofür eignen sich E-Mails eher nicht?
Die Kommunikation per E-Mail gilt als Paradebeispiel für digitale Einbahnstraßen-Kommunikation, bei der der Faktor Mensch untergeht. E-Mails eignen sich nicht für die Pflege Ihrer persönlichen Beziehungen und führen bei ausufernder Nutzung zu sinkender Produktivität. Das französische IT-Service-Unternehmen Atos Origin gehörte zu den ersten Firmen, die E-Mails aus diesem Grund sogar komplett aus ihrem Büroalltag verbannt haben.
2. Chat: Schnelles und zwangloses Multitalent
Im Gegensatz zur E-Mail-Kommunikation sind Chat-Nachrichten glasklare Effizienz-Sieger. Wie oft saßen Sie vor einer E-Mail und haben minutenlang an Ihrer Formulierung gefeilt, bevor Sie „Senden“ geklickt hast? Im Gegensatz dazu lebt Chat von der schnellen Interaktion. Zeitraubende Formalitäten sind weniger wichtig, solange der Umgangston freundlich ist. Das macht Chat schnell und effizient.
Wann sollten Sie auf den Chat setzten?
Chat und Instant Messaging eignen sich hervorragend für schnelle Frage- und Antwort-Dialoge zu ganz konkreten Fragestellungen. Sie benötigen zeitnahes Feedback zu einer Ihrer Aufgaben, können Ihren Kollegen aber nicht anrufen, weil er sich gerade in einer Konferenz befindet? Hier ist Chat das Kommunikationsmittel der ersten Wahl. Emoticons und Memes geben jeder Nachricht einen persönlichen Touch und sind damit für das lockere menschliche Miteinander besser geeignet als steife E-Mail-Nachrichten.
Wofür eignet sich der Chat eher nicht?
Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten. Viele Organisationen beschäftigen sich damit, wie sie Disziplin und Ordnung in ihre Chat-Kommunikation bringen. Apps wie Slack können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch überzugehen.
3. Telefon: Persönlich und mit hohem Wirkungsgrad
Wo die schriftliche Kommunikation per Chat und E-Mail an ihre Grenzen stößt, spielt das Telefongespräch seine Stärken aus. Kaum eine andere Kommunikationsform ist so effektiv wie der persönliche Dialog. Kein Wunder also, dass die Beliebtheit der Sprachkommunikation rasant zunimmt: WhatsApp verzeichnet täglich mehr als 100 Millionen Sprachanrufe und intelligente Alltagshelfer wie Amazon Alexa, Apple Siri und Google Assistant funktionieren allesamt per Sprache.
Wann sollten Sie auf Telefonate setzen?
Ob Sie einen komplexen Sachverhalt mit einem Ihrer Kollegen besprechen oder einen Konflikt besänftigen möchten: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Besonders Kollegen, die im Home Office arbeiten oder häufig verreisen, sollten sich mehrmals täglich mit ihren Kollegen in Telefonaten austauschen, um den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen.
Daher erscheint es empfehlenswert, über Internet-Telefonie nachzudenken und einen geeigneten Telefonanbieter zu finden, um das Beste aus Ihren Telefonaten zu machen.
Wofür eignen sich Telefonate eher nicht?
Jüngere Kollegen der Generationen Y und Z neigen aufgrund ihrer Konditionierung durch Instant Messaging und Social Media weniger zum Telefonieren. Verzichten sollten Sie dennoch nicht auf den Telefonanruf, wenn es das Thema erfordert. Kündigen Sie Ihren Anruf durch eine kurze Chat-Nachricht an. Sollen an einem Gespräch mehr als zwei Personen teilnehmen, erfordert die Einrichtung einer Telefonkonferenz ein wenig Organisation vorab – eine Kalendereinladung per E-Mail ist dann die sichere Wahl.
4. Video: Effektiv, aber nicht jedermanns Sache
Die Kommunikation per Video ist ein großartiges Mittel, um die persönliche Beziehung zu Deinen Kollegen auszubauen. Im Gegensatz zu E-Mail, Chat und Telefon punktet Video durch visuelle Kommunikation, die ein wichtiger Aspekt menschlicher Kommunikation ist. Sie minimiert das Risiko von Missverständnissen, weil neben der Tonspur auch der Gesichtsausdruck Ihres Gegenübers sichtbar ist.
Wann sollten Sie auf Video setzen?
Vergleichbar mit Telefonaten, liegt auch bei der Video-Kommunikation die Stärke im persönlichen Dialog. Video ist immer dann die erste Wahl, wenn ein persönliches Meeting nötig, aber nicht möglich ist. Verwende dieses Kommunikationsmittel, um Dich mit Kollegen an anderen Standorten oder im Home Office zu komplexen Themen auszutauschen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht schafft Verbindlichkeit und stärkt die Beziehung.
Wofür eignet sich Video eher nicht?
Handelt es sich um Ihr erstes Gespräch mit einem neuen Kollegen, tendieren – je nach individuellem Charakter – einige Menschen zur Zurückhaltung: Schüchterne Kollegen fühlen sich in der Video-Kommunikation schnell überfordert, wenn sie ihren Gesprächspartner noch nicht einschätzen können. Um das Eis zu brechen, bietet sich daher im ersten Gespräch das Telefon als bewährtes Kommunikationsmittel an.
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