Oggi esistono ancora significative barriere che ostacolano una sua completa adozione. Troppo spesso infatti, come anticipato, lo smart working viene erroneamente ricondotto alla semplice modalità di lavoro da remoto o considerato principalmente come uno strumento di welfare, finalizzato al benessere e alla tutela dei lavoratori.
I principali ostacoli infatti all’applicazione dello smart working restano ancora l’assenza di una cultura aziendale agile, incentrata sui risultati, che consenta di lavorare con la massima flessibilità nella scelta del luogo e dell’orario, in piena autonomia nella gestione delle attività, ma soprattutto che offra la possibilità di operare per specifici obiettivi. Spesso, inoltre, vi è la carenza di una reale comprensione della natura e degli obiettivi dello smart working. Quando al lavoro da remoto non si accompagnano autonomia e responsabilità, che sono il fondamento di un modello maturo di smart working, ne deriva un modello poco efficace.
Paolo Fortuna, Managing Director NFON Italy, France & Iberia, intervenuto al Convegno del 6 Novembre "Rimettere a fuoco lo smart working: necessità, convenzione o scelta consapevole?", dove sono stati presentati i risultati della ricerca dell'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, concorda con questa visione e mette a fuoco proprio questo aspetto.
“Personalmente mi ritengo completamente in disaccordo su cosa sia realmente lo smart working e il concetto di lavoro da remoto. Si può infatti essere smart worker anche dall'ufficio. Dati recenti rivelano che un lavoratore medio utilizza ben 35 applicazioni diverse, e passa da un'applicazione all'altra più di 1000 volte al giorno. Semplificare questo processo e favorire una comunicazione aziendale pervasiva all'interno dei processi permette, ad esempio, di effettuare una chiamata direttamente da un CRM, anziché dover passare attraverso molteplici applicazioni. Questo rende il lavoro notevolmente più efficiente e agile.
Il mercato offre tecnologie avanzate che permettono di lavorare in modalità sempre più smart, ma ciò non significa automaticamente che tutti diventiamo "smart worker". Alcuni grandi attori negli Stati Uniti stanno considerando un ritorno parziale all'ufficio. Tuttavia, non possiamo ignorare i dati registrati dall'Osservatorio, che indicano invece una tendenza positiva in Italia. Dobbiamo avere fiducia nell'idea che possiamo sfruttare appieno le opportunità offerte da queste tecnologie per migliorare i nostri processi aziendali.
Dobbiamo, però, concepire il concetto di lavoro “intelligente” in modo più ampio, identificando processi che rendano tutti più efficienti, indipendentemente dalla posizione fisica in cui ci troviamo. Se un’attività richiede la presenza di tutto il personale in ufficio per essere svolta, c'è chiaramente un problema strutturale nei processi aziendali. Lo smart working implica la revisione di questi processi, in modo da consentirne la massima flessibilità. Dobbiamo riconsiderare non solo le tecnologie usate, ma anche il modo in cui vengono usate, tramite un approccio olistico. Questo ci porterà a considerare aspetti come la protezione dei dati, la sicurezza sul luogo di lavoro e la gestione del materiale cartaceo in modo completamente nuovo.
I risultati della ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di quest’anno ci aiuteranno proprio a capire a che punto siamo e cosa dobbiamo fare per il futuro. Ne parliamo nel prossimo paragrafo.
I risultati della ricerca “Rimettere a fuoco lo Smart Working: necessità, convenzione o scelta consapevole?” dell'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, di cui NFON è Partner ufficiale, dimostrano come in Italia, nel 2023, lo smart working si sia consolidato e sia tornato a crescere, nonostante negli ultimi due anni ci sia stata una sostanziale riduzione.
Il 2021 e il 2022 sono stati anni che hanno registrato, infatti, un calo nell’adozione rispetto al periodo della Pandemia da Covid-19 (- 38% nel 2021 e -12% nel 2022). Ciononostante, quest’anno assistiamo invece a una ripresa rispetto al 2022. I lavoratori da remoto nel nostro paese si attestano a 3,585 milioni rispetto ai 3,570 milioni del 2022, ma parliamo ben del 541% in più rispetto al periodo pre-covid.
Nel 2024 si stima addirittura che saranno 3,65 milioni gli smart worker in Italia. Tutte le grandi imprese infatti, prevedono di mantenere lo smart working anche in futuro, solo il 6% si dichiara incerta. Nella PA c’è maggior ripensamento e titubanza, soprattutto nelle organizzazioni di minor dimensione: il 20% non sa come evolveranno le iniziative. Infine, il 19% delle PMI non sa come, e se, la propria organizzazione prevederà lo smart working.
Fonte del grafico: Risultati della ricerca “Rimettere a fuoco lo Smart Working: necessità, convenzione o scelta consapevole?” dell'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano
Dai dati infatti, emerge che lo smart working aumenta proprio nelle grandi imprese, dove i lavoratori da remoto sono circa il 51%, pari a 1,88 milioni di persone. Nelle PMI sono invece 570.000 lavoratori, con un incremento del 10%. Nelle microimprese e nella PA sono invece calati: 620.000 lavoratori, che corrispondono al 9% del totale nel primo caso, mentre 515.000 addetti, ovvero il 16% nel secondo caso.
La quasi totalità delle grandi imprese (il 96%) ha introdotto in modo strutturato, o sta introducendo, iniziative di smart working e il 20% delle stesse organizzazioni sta coinvolgendo i profili tecnici e operativi, che precedentemente venivano esclusi. Nelle PMI invece, il 56% delle organizzazioni ha introdotto pratiche di smart working con modelli per lo più informali, non così strutturati, gestiti al livello di specifici team. In questo caso la difficoltà di adozione è la parziale digitalizzazione di tali imprese, e una capacità organizzativa e manageriale limitata, che porta a considerare gran parte delle attività non compatibili. Nelle PA, infine, la diffusione si attesta al 61%, con iniziative strutturate presenti soprattutto nelle realtà di maggiori dimensioni. Anche in questo caso si registra una scarsa attenzione manageriale su tali aspetti.
Nell’ultimo anno è importante inoltre ricordare che si sono sperimentate nuove forme di flessibilità, come la settimana corta, le ferie illimitate, l’eliminazione delle timbrature e il “temporary distant working” che prevede di lavorare completamente da remoto per alcune settimane o persino mesi, continuativamente e anche dall’estero.
Sempre parlando degli impatti positivi dello smart working, bisogna ricordare che ha un forte influsso sul benessere, l'engagement e le prestazioni delle persone. Ma questo quasi esclusivamente se si parla di un modello maturo e non del semplice lavoro da remoto. Il solo lavoro da remoto, infatti, non basta più a garantire alla persone benessere ed engagement.
I veri smart worker sono quelli che oltre a lavorare da remoto hanno flessibilità di orari e operano per obiettivi, e presentano quindi i livelli di benessere, in particolare quello psicologico, ed engagement più alti dei tradizionali lavoratori in presenza. Coloro che lavorano semplicemente da remoto, senza autonomia nella gestione degli orari e delle responsabilità, registrano addirittura livelli peggiori di performance di chi lavora solo in presenza.
Nonostante ciò, è opportuno prestare attenzione ad alcuni potenziali rischi per la salute dei lavoratori, in particolare il tecnostress e l'overworking, che interessano circa 3 smart worker su 10. Un ruolo di grande rilevanza per uno smart working maturo e per prevenire questi rischi è quello dei manager. Queste figure devono sviluppare nuove competenze e sensibilità, che li rendano in grado di assicurare benessere e flessibilità alle persone, tenendo alta la motivazione e garantendo i risultati aziendali.
Tra queste vi sono la capacità di assegnare obiettivi chiari, fornire feedback frequenti e costruttivi, favorire la crescita professionale e trasmettere gli indirizzi strategici, formazione e coaching su come gestire il proprio tempo, sulle modalità di utilizzo più appropriato degli strumenti digitali.
Non ultimo, lo smart working è uno strumento importante per affrontare le sfide di sostenibilità economica, sociale e ambientale che l’attuale scenario globale sta offrendo, poichè la sua adozione ha effetti importanti sull’ambiente.
2 giorni a settimana di smart working evitano l’emissione di 480 kg di CO2 all’anno a persona, contribuendo così a ridurre l’inquinamento grazie alla diminuzione degli spostamenti, del commuting, e al minor uso degli uffici e delle stampanti.
Inoltre il 14% di chi lavora da remoto ha cambiato casa o ha deciso di farlo, scegliendo zone periferiche o piccole città, alla ricerca di un diverso stile di vita. Questo ha contribuito ad un rilancio per diverse aree del paese, con lo sviluppo di iniziative di marketing territoriale e nuovi servizi per i cittadini, infrastrutture di connettività, mobilità e spazi di coworking.
Infine, in termini di sostenibilità sociale, oltre alla valorizzazione delle periferie, si può favorire una maggiore inclusione, consentendo alle persone di bilanciare meglio il lavoro con la propria vita familiare e personale, facilitando la carriera delle donne ed una partecipazione più equa al mondo del lavoro.
Se vogliamo che lo smart working favorisca l’incremento della produttività aziendale, è essenziale che le organizzazioni adottino approcci più maturi e avanzati, che influiscano sugli aspetti chiave della gestione: policy organizzative, comportamenti e stili di leadership, tecnologia e spazi. Le aziende che hanno iniziative mature di smart working rispetto a questi 4 pilastri, raggiungono migliori risultati nella capacità di attrarre talenti, inclusività, engagement delle persone e work-life balance.
NFON, provider europeo di sistemi di comunicazione in cloud, fa parte della schiera di player tecnologici che abilita una modernizzazione del lavoro. Affinché lo smart working rappresenti una vera svolta per il successo, le imprese devono adottare tecnologie che rendano svolgibili da remoto alcune attività in presenza, che facilitano la comunicazione interna ed esterna e agevolino il lavoro delle persone.
Poter connettere tutti gli strumenti, i dati e i processi aziendali in un ambiente IT sicuro e flessibile come quello del cloud è essenziale per favorire questo cambio di rotta. E può essere ancor più vantaggioso se ogni componente del sistema aziendale potesse comunicare in modo fluido, condividendo dati e informazioni vitali.
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