Creare una cultura agile nella tua azienda? Ecco come, in 5 mosse

Lavoro agile, smart working, cultura aziendale agile sono ormai parole all'ordine del giorno. Ma le nostre aziende sono veramente agili? E soprattutto cosa si intende per azienda agile?

Le aziende devono ormai essere in grado di adattarsi rapidamente alle sfide di un mondo in continua evoluzione. Un'attività che pone le persone al centro è in grado di fare la differenza. Dall'attenzione ai processi produttivi e di sviluppo si passa infatti all'ascolto dei clienti, dei loro bisogni e delle loro aspettative. Ma soprattutto, l'attenzione è rivolta all'interno dell'azienda, ai proprio dipendenti. Qualsiasi organizzazione per poter sopravvivere e avere successo deve poter contare su persone soddisfatte, serene e motivate. Il benessere dell'azienda dipende proprio dal benessere dei propri dipendenti.

Flessibilità, autonomia e collaborazione garantiscono ambienti di lavoro più stimolanti e produttivi. Le aziende sono sempre più focalizzate sul raggiungimento di obiettivi specifici, attraverso una miglior efficacia e efficienza dei processi produttivi e l’ottimizzazione di strumenti e tecnologie. 

Ma come possiamo facilitare il passaggio al lavoro agile nella propria azienda? Come far sì che un cambiamento profondo di cultura e abitudini lavorative diventi patrimonio di ogni dipendente? Il processo, spiegano analisti e studiosi, non è semplice. E anche se l’emergenza Covid19 ha accelerato alcuni passaggi, resta il fatto che, oltre alla necessità di dotarsi delle tecnologie e degli strumenti adeguati, l’agilità, a livello aziendale, ha bisogno di un cambiamento di strategia, struttura, processi, persone e soprattutto di un cambiamento culturale.

Una ricerca di McKinsey ha evidenziato che il cambiamento culturale è la sfida maggiore per le imprese che vogliono passare a un modello di lavoro agile. Infatti, il 76% dei 1.411 intervistati ha individuato nel “cambiamento di cultura e del modo di lavorare” la difficoltà maggiore per le aziende che vogliono adottare il nuovo modello, seguito dalla mancanza di leadership o di talento (42%) e dalle difficoltà nell’elaborare e implementare una visione chiara (34%). Sfide, che devono essere affrontate adeguatamente, per sfruttare appieno i benefici che si possono trarre dai nuovi modelli operativi. 

Vediamo insieme 5 cinque consigli pratici, estremamente utili, suggeriti dallo studio McKinsey e da esperti di formazione e processi aziendali, per passare prontamente al modello di lavoro agile. 

5 consigli pratici per passare al modello di lavoro agile

1. Elaborare una strategia di transizione

Passare a un modello di lavoro agile può richiedere una vera e propria rivoluzione dei processi aziendali. È importante, quindi, avere una strategia di transizione chiara, che guidi questo passaggio e che individui tutte le azioni da intraprendere per avere successo. 

È necessario partire dalla comprensione della cultura aziendale presente in ufficio, in modo da individuare quelle pratiche o quei comportamenti che devono essere modificati e le azioni da intraprendere per farlo. “Il passaggio a un modello agile richiede una trasformazione di sette dimensioni: formazione, organizzazione, tecnologie, spazi, aspetti normativi, comunicazione e KPI’S. Sono queste le sette dimensioni che creano un progetto di smart working di successo”, spiega Michele Valerio, partner di Eupragma e specializzato in progetti di evoluzione della direzione strategica, dell’organizzazione e delle performance delle aziende. 

Per avere successo, la strategia di cambiamento deve essere condivisa da tutti i membri dei vari team aziendali, a cominciare dalla leadership, che deve guidare l’intero processo. La ricerca di McKinsey ha individuato nella mancanza di una leadership forte o nel deficit di talento dei leader, la seconda sfida, per ordine di importanza, che le aziende si trovano a dover affrontare nel passaggio a un modello di lavoro agile. 

La formazione della leadership è uno dei passaggi chiave da cui occorre partire. Anche secondo Michele Valerio, “in questo processo, diventa cruciale la formazione dei manager che sono chiamati a prendere decisioni sullo smart working, cioè su quali attività possono essere fatte in modalità agile”. È proprio dal team manageriale, che deve partire quel cambiamento di mentalità, che andrà poi a coinvolgere anche il resto dei lavoratori: “Bisogna passare da una cultura basata sulla gestione delle attività a una che guarda agli obiettivi. I manager devono acquisire un nuovo mindset, focalizzato sulla responsabilizzazione dei lavoratori e su una gestione del personale basata sulla misurazione delle performance piuttosto che sul controllo di aspetti quali l’orario lavorativo o la lista di ciò che viene fatto ogni giorno”. 

Inoltre, sottolinea sempre Valerio, la preparazione dei manager non può prescindere dall’acquisizione di una digital leadership. Bisogna dunque pensare a come la tecnologia a disposizione possa aiutare nello svolgimento a distanza di attività che prima si svolgevano in ufficio, oppure come integrare le attività che si possono svolgere da remoto con quelle che devono continuare in presenza. Una formazione che va estesa anche al resto dei collaboratori, spiega il partner di Eupragma. Con lo smart working si crea infatti “un nuovo patto tra responsabile e collaboratore, in cui va fatto capire al collaboratore come si darà risalto al suo lavoro e che l’attenzione passerà da elementi quali presenza e puntualità ad altri, primo fra tutti la qualità delle sue prestazioni”.

La tecnologia in questo processo di trasformazione agile di un’impresa gioca un ruolo fondamentale. Anche se da soli non bastano, a garantire il successo di un’impresa, gli strumenti tecnologici che si decide di adottare sono infatti fattori abilitanti di cambiamento e vanno scelti con cura. 

Strategico è anche il ruolo della comunicazione, sia interna che esterna. Riuscire a mantenere un buon flusso di comunicazione nel passaggio dall’ufficio a casa può sembrare difficile e costoso. In realtà si tratta di un processo molto semplice, se si scelgono le soluzioni tecnologiche adeguate. Come Cloudya, il centralino telefonico in cloud di NFON pensato per rispondere alle esigenze di flessibilità delle imprese. Con Cloudya è possibile continuare a ricevere ed effettuare chiamate utilizzando lo stesso numero che si ha in ufficio. Tutto quello che serve è una connessione Internet. Grazie a un’app semplice e intuitiva, Cloudya può essere utilizzata da diversi dispositivi, anche in contemporanea. Il servizio multitelefono consente infatti, di collegare lo stesso numero di telefono e la stessa e-mail a ben 9 dispositivi. Cloudya permette davvero di lavorare in modo smart, consentendo ai dipendenti di scegliere come e dove lavorare, restando sempre reperibili. 

“Il lavoro agile non può venire applicato in modo indiscriminato a tutte le attività di un’azienda, né coinvolge allo stesso modo tutte le risorse”, spiega Michele Valerio. Il passaggio a un modello di lavoro agile richiede di rivedere l’organizzazione aziendale e i suoi processi, individuando quali attività possono essere svolte da remoto e quali si potrebbero già svolgere a distanza, ma non si dispone delle tecnologie giuste per poterlo fare. 

Occorre poi ragionare sulla revisione dei tempi, sulla corretta integrazione tra le attività che possono essere fatte in smart working e quelle che richiedono eventualmente una presenza delle risorse. “In questo modo si aumenta la resilienza dell’azienda”, spiega Valerio. Rivedere l’organizzazione dell’azienda comporta anche riprogettare altri elementi che definiscono le attività dei dipendenti e dei collaboratori, come ad esempio gli spazi che devono essere ridisegnati in funzione di come verrà svolto il lavoro. 

“C’è poi un aspetto normativo dello smart working – precisa Valerio – che implica la definizione di un regolamento interno, individuare le policy di sicurezza del trattamento dei dati e sottoscrivere gli accordi individuali, integrando l’allineamento di un’organizzazione con le peculiarità dei singoli”. 

Infine, importante è anche monitorare i progressi fatti, per individuare gli eventuali errori commessi, ma soprattutto per capire se la strategia che si sta utilizzando è quella giusta. 

“Una delle mosse che suggerisco all’interno di una strategia di implementazione del lavoro agile è costruire un progetto di sensibilizzazione, comunicazione interna e revisione, che non deve analizzare solo la fase di lancio dello smart working, ma deve anche monitorare nel corso dei mesi ciò che accade”, spiega Valerio. 

Tra i vari strumenti che si possono utilizzare ci sono questionari, focus group, ma anche un semplice scambio di esperienze tra le persone. Valutazione che può essere effettuata attraverso l’utilizzo di vari indicatori: parametri specifici relativi allo smart working (come il numero di persone coinvolte, per quali attività e con che frequenza viene utilizzato il lavoro da remoto), indicatori interni (le efficienze di funzione) ed esterni (come i servizi che si offrono ai clienti). Il monitoraggio di questi indicatori, per quanto possa risultare complesso, suggerisce se la strada intrapresa è quella corretta e si può proseguire o cambiare rotta. 

Ora più che mai ha senso effettuare questo importante passaggio. Non conosciamo come evolverà il mondo lavorativo nei prossimi mesi, ma quello che è certo è che lo smart working o il lavoro ibrido sarà ancora determinante e un cambiamento destinato a restare. È importante, quindi, essere preparati e fruttare ciò che la tecnologia e l’innovazione ci offre. Se vuoi continuare a leggere i nostri preziosi consigli iscriviti subito alla nostra newsletter! Ti accompagneremo nel tuo processo di transizione digitale.