La comunicazione unificata (Unified Communication and Collaboration) è diventata ormai una priorità per ogni azienda, migliora l’efficienza aziendale e non solo. Scopri cos’è e quali sono i benefici per la tua azienda.
Perché scegliere la comunicazione unificata: 10 benefici per le aziende
La comunicazione unificata (Unified Communication and Collaboration) è diventata ormai una priorità per ogni tipo di azienda coinvolta nel percorso di digital transformation. Implementare questo processo significa accrescere la flessibilità aziendale, migliorare l’efficienza e guadagnare competitività sul mercato.
È ormai chiaro a tutti che la comunicazione aziendale oggi è cambiata: più veloce, più immediata ed istantanea, e soprattutto più social. La pandemia ha modificato la nostra vita e soprattutto le modalità di lavoro. Nasce un nuovo modo di lavorare, comunicare e pensare la tecnologia, concepita in chiave sempre più multicanale e multipiattaforma. Ma soprattutto la comunicazione e la collaborazione sono alla base di un’attività aziendale di successo.
Per facilitare lo smart working sono stati introdotti diversi strumenti di comunicazione e nuove tecnologie, che consentono alle persone di lavorare a distanza. Videoconferenze e riunioni web, applicazioni mobili, chat, messaggistica istantanea, condivisione di documenti.
Lavorando contemporaneamente, in posti totalmente diversi, è necessario quindi innalzare il livello di collaborazione tra colleghi, e tutti questi strumenti lo consentono. Senza però una corretta organizzazione ed integrazione di queste nuove soluzioni tecnologiche, si rischia di lasciarci sfuggire informazioni particolarmente importanti. Questo si traduce nella perdita di opportunità, e quindi di denaro per un’azienda.
L’errore più comune è infatti quello di tenere separati le differenti funzionalità in compartimenti stagni, applicazioni distinte con diverse interfacce utente. Ogni lavoratore deve quindi tenere sotto controllo numerosi dispositivi.
Frequentemente si è spinti a controllare separatamente il cellulare aziendale, le chat, o la casella di posta elettronica, quasi in modo compulsivo. L’abitudine di consultare ed accedere alle informazioni, da dispositivi fissi e mobili differenti, può essere fonte di frustrazione per il proprio collaboratore.
La complessità nella gestione dei flussi di comunicazione richiede quindi l'integrazione di tutti questi strumenti che devono necessariamente interagire tra loro.
La comunicazione unificata è la risposta a questa situazione. Organizza i diversi strumenti di comunicazione aziendali in un’unica interfaccia, che ne agevoli l’utilizzo. Molto più semplicemente, permette con qualunque dispositivo connesso a Internet, di effettuare telefonate, videoconferenze, condividere documenti e molto altro ancora.
Cos’è la Unified Communication o comunicazione unificata
Ma cos’è esattamente la Unified Communication & Collaboration, o comunicazione unificata? La UCC è il cuore pulsante dello smart working. La comunicazione unificata è in particolar modo, un insieme di tecnologie diverse, di comunicazione e collaborazione della forza lavoro digitale, integrate in un unico sistema coordinato.
Si tratta di una sola piattaforma comune, a supporto di esigenze differenti, a cui si può accedere da un unico punto di ingresso. La comunicazione unificata crea quindi un ambiente di lavoro integrato multicanale, che mira a semplificare i processi aziendali e le interazioni tra le persone, anche se distribuite in sedi e fusi orari diversi.
L’obiettivo è unificare tutti gli strumenti di lavoro in un’unica interfaccia, che agevoli la scelta del mezzo più opportuno da utilizzare in ogni momento. Centralizzare e gestire i diversi canali di comunicazione e collaborazione, nonché i vari strumenti di produttività aziendale, in modo coordinato ed efficiente, migliora la produttività aziendale.
Le chiamate in entrata, ad esempio, possono essere indirizzate ovunque il dipendente si trovi, sia in ufficio che fuori, su un cellulare o un telefono web, o lavorando da casa. Lo stato di presenza, in tempo reale del collega o cliente, permette di scegliere se inviare una mail, avviare una chat o videochiamare. O ancora, un utente che riceve un messaggio di posta vocale può decidere se accedervi tramite e-mail o da un qualsiasi telefono.
I canali di comunicazione e le tecnologie coinvolte in questo processo riguardano infatti:
- comunicazione voce (fissa tradizionale, mobile, basata sul Voip come il centralino telefonico);
- comunicazioni audio/video;
- comunicazione testuale (e-mail, messaggistica istantanea, sms, chat e social network);
- strumenti di Conferencing e collaboration audio/video;
- piattaforme per sincronizzare e condividere documenti, file, immagini e risorse utili al lavoro.
Ogni canale di comunicazione ha la sua specifica applicazione mobile, installata sui vari dispositivi. Diventa quindi prioritario e necessario integrarle tra loro per un corretto utilizzo. Passare da un’applicazione all’altra richiede infatti molto tempo, nonché dispersione di energia e concentrazione.
La tecnologia UC consente di contare su un’unica soluzione. Un utente può passare da una modalità di comunicazione all’altra, all’interno di una singola sessione, in modo fluido, sia da un pc, tablet o smartphone.
Per esempio, potrebbe avviare una conversazione via chat, poi intensificare l’interazione con il suo interlocutore in una videoconferenza, con un semplice clic, senza dover aprire un’applicazione separata. Quindi perché è importante adottare la comunicazione unificata in azienda?
10 benefici di una comunicazione aziendale unificata
La comunicazione unificata è un punto di forza per le aziende ed un vantaggio competitivo non indifferente. Ma perché sceglierla? Quali sono i benefici per un'azienda? Vediamo insieme 10 importanti vantaggi.
- Risparmio di tempo nello svolgimento delle mansioni: ogni lavoratore può accedere alle informazioni in modo flessibile e veloce, ovunque si trovi, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, in tutta sicurezza.
- Aumento dell’efficienza sul posto di lavoro: la comunicazione unificata potenzia la produttività individuale e rafforza il lavoro di squadra. Favorisce infatti una migliore organizzazione e coordinazione del team di lavoro. La condivisione dei file e il monitoraggio di tutte le attività all'interno della piattaforma consentono di mantenere tutti gli utenti aggiornati, lavorando in modo coordinato su obiettivi comuni.
- Miglioramento della competitività aziendale e dell'agilità dell’intera organizzazione, in grado di adattarsi ad un mercato dinamico e in continuo mutamento.
- Potenziamento della flessibilità dell'azienda nel gestire situazioni problematiche.
- Snellimento dei processi, favorito dalla gestione coordinata dei flussi di informazioni che circolano in azienda. Questo consente anche un miglioramento della gestione della conoscenza e la condivisione delle informazioni.
- Aumento del livello di collaborazione e miglioramento dell'interazione tra dipendenti e reparti differenti, coinvolti nei diversi processi decisionali aziendali.
- Riduzione dei costi di comunicazione e spese di viaggio, nonché degli oneri di manutenzione per infrastrutture troppo complesse e articolate. La piattaforma risiede infatti nel cloud, ed è disponibile su qualunque terminale e in mobilità. È sufficiente l’accesso ad Internet per comunicare con l’azienda.
- Aumento della mobilità: la comunicazione unificata consente di lavorare ovunque ci si trovi, con qualsiasi dispositivo fisso o mobile, garantendo continuità operativa senza dispersione di informazioni.
- Miglioramento del clima aziendale e della qualità relazionale. Il nuovo processo consente anche una maggior attenzione alle necessità e gratificazione dei dipendenti, e un miglioramento del loro work-life balance.
- Miglioramento dell’esperienza di lavoro dell’utente, grazie alla facilità d’uso della piattaforma. Questo si traduce anche in un miglior servizio ai clienti. L’esperienza di un cliente dipende all'interazione che ha con l'impesa, prima, durante e dopo la fase di vendita. Una piattaforma di comunicazione unificata facilita l'ottimizzazione di ogni fase del rapporto col cliente, in modo che esso si senta assistito al meglio e ascoltato.
Come vedi i vantaggi sono notevoli. Se anche tu vuoi migliorare la tua comunicazione aziendale, rendendola semplice e naturale, puoi richiedere la consulenza dei nostri esperti. NFON ha un’ampia conoscenza del settore delle comunicazioni unificate ed è attivamente impiegata nello sviluppo di strategie e applicazioni UC.
Possiamo sviluppare una soluzione su misura, per aiutarti a rendere i tuoi flussi di lavoro più semplici, flessibili e sicuri. Il nostro team ti guiderà in questa importante fase di crescita tecnologica. Sarà a tua disposizione per offrirti un sistema di comunicazione integrato, affidabile e sicuro e adatto alle tue specifiche esigenze aziendali. Compila subito il nostro form per essere ricontattato dai nostri esperti.
