Nell’era della digitalizzazione, la comunicazione aziendale, sia interna che esterna è cambiata profondamente. Vediamo insieme quali sono le vere sfide che un’azienda deve affrontare per sopravvivere in un mercato sempre più competitivo.
Il nuovo contesto socioculturale in cui viviamo, dominato dal web, e il processo di digitalizzazione avviato dalle imprese, ha cambiato profondamente la comunicazione aziendale, sia interna che esterna.
L’innovazione tecnologica e la trasformazione digitale hanno modificato infatti le dinamiche di comunicazione e l’approccio nei confronti dei diversi canali di comunicazioni.
Nella nostra quotidianità utilizziamo infatti numerosi strumenti di comunicazione in modo accessibile e veloce, da un pc o dal semplice smartphone. Siamo costantemente connessi e in contatto anche a distanza. Cerchiamo informazioni e facciamo acquisti online con estrema facilità e ci aspettiamo risposte altrettanto rapide dalle aziende, attraverso canali user-friendly (Whatsapp, SMS, Messenger di Facebook, direct di Instagram).
Saper cogliere queste nuove esigenze del mercato è la vera e propria sfida di ogni azienda. Una comunicazione aziendale migliore, sia tra colleghi e team di lavoro, sia nei confronti dei propri clienti, consente di offrire un servizio di qualità e distinguersi dai competitors.
Conoscere queste nuove necessità comunicative e gli strumenti per adeguarsi a uno scenario digitale in evoluzione è quindi fondamentale per sopravvivere in un mercato sempre più competitivo. Ma soprattutto, in un mondo sempre più digitale è cruciale riuscire a mantenere l’aspetto umano delle relazioni.
Ottimizzare la comunicazione interna aziendale
La comunicazione interna aziendale è un’attività fortemente strategica per un’azienda. Si tratta dello scambio di informazioni e comunicazioni che coinvolge l’organizzazione al suo interno.
Ottimizzare la comunicazione interna, diffondere le informazioni, la conoscenza e il sapere tra il personale è infatti una priorità. È fondamentale costruire e alimentare relazioni di fiducia tra i dipendenti e collaboratori, fornire informazioni puntali e affidabili per motivare il personale.
Se correttamente gestita infatti, consente di aumentare la produttività aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti, che condividono con l’azienda obiettivi e valori. Sentendosi parte integrante della realtà aziendale, partecipano in modo più proattivo al raggiungimento dei risultati di business.
Tutto ciò implica la semplificazione dei processi aziendali e dell’attività di ogni singolo dipendente. Bisogna essere certi che le comunicazioni giungano a tutti, ovunque si trovino. Meglio comunicare attraverso un numero limitato di strumenti, o addirittura un unico mezzo di comunicazione per concentrare gli sforzi.
Spesso un’azienda, infatti, tende ad adottare contemporaneamente strumenti di comunicazione diversi, dai più tradizionali ai più digitali: intranet aziendale, newsletter, social network, magazine aziendali, WhatsApp o app di messaggistica istantanea esterna. Un’eccessiva quantità di strumenti che finiscono per distrarre i dipendenti e rallentare il loro flusso di lavoro.
Ogni persona è infatti costretta a monitorare le comunicazioni su più tool, con logiche completamente diverse: la mail aziendale, l’intranet, il proprio CRM, che viene spesso utilizzato anche per chattare con i colleghi a distanza, oltre allo smartphone, in cui troviamo WhatsApp e i social media. Si perde tempo, si disperdono energie e informazioni.
La complessità nella gestione dei flussi di comunicazione richiede quindi l'integrazione di tutti questi strumenti, che devono necessariamente interagire tra loro. Per ottimizzare la comunicazione interna è quindi bene adottare nuove strategie volte a creare una cultura della comunicazione basata sulla trasparenza e la condivisione.
È la comunicazione unificata, conosciuta comeUnified Communication & Collaboration, la risposta a questa situazione. Organizza i diversi strumenti di comunicazione aziendaliin un’unica interfaccia, che ne agevoli l’utilizzo. Molto più semplicemente, permette con qualunque dispositivo connesso a Internet, di effettuare telefonate, videoconferenze, condividere documenti e molto altro ancora.
Infine, adottare strumenti di collaborazione che favoriscono lo scambio di idee, dubbi e suggerimenti, creano un clima collaborativo e di supporto anche tra diverse aree aziendali. Questo aumenta l’affiatamento e il benessere dei dipendenti limitando gli errori e le spese aziendali.
Migliorare la comunicazione esterna
Creare un ambiente lavorativo sano, sereno e produttivo favorisce anche la comunicazione esterna. Di fatto, comunicazione esterna e interna sono due attività complementari tra loro.
I dipendenti, emotivamente coinvolti, diventano così ambasciatori del brand e sono desiderosi di comunicare il servizio o prodotto offerto ai propri conoscenti, diffondendo un’immagine aziendale positiva ed accattivante. Tutto questo favorisce l’acquisizione di nuovi clienti e di talenti per ampliare l’organico.
La comunicazione esterna, nello specifico, è quella rivolta ai propri clienti, potenziali acquirenti e stakeholder. L’obiettivo è quello di rafforzare queste relazioni e di fidelizzare i propri clienti, contribuendo a ottenere una maggiore credibilità sul mercato e a favorire un aumento dei profitti.
Se nella comunicazione interna si tende a semplificare e gestire tutto con un unico strumento, nella comunicazione esterna bisogna presidiare e mettere a disposizione dei propri clienti nuovi canali digitali e rafforzare quelli tradizionali.
Le aziende devono innovarsi e rivedere le loro modalità di relazione con i clienti attuali e potenziali. I clienti sono infatti sempre più esigenti, si aspettano un rapporto più personale ed efficace con l’azienda, attraverso ogni canale di contatto, e soprattutto hanno sempre meno tempo a disposizione. Per soddisfare le crescenti aspettative anche la customer experience deve migliorare costantemente.
Una valida soluzione è l’introduzione del nuovo Contact Center Hub di NFON, un’applicazione di gestione clienti basata sul cloud, in grado di migliorare le interazioni dei dipendenti con i propri clienti, attuali e potenziali. Rispondere a ogni richiesta, indipendentemente dal mezzo di contatto utilizzato, in tempi rapidi e con un servizio personalizzato anche a distanza è la chiave del successo di ogni impresa.
Questa soluzione di comunicazione omnicanale permette all’azienda di beneficiare di un unico strumento che include però tutti i canali di comunicazione che possono essere utilizzati dai clienti. Per questo motivo è in grado di soddisfare le elevate aspettative dei clienti, aumentare la fidelizzazione e offrire migliori esperienze di acquisto.
L’azienda deve infatti mettere a disposizione dei propri clienti molteplici canali di comunicazione, integrati tra di loro, coinvolgere il cliente durante tutte le fasi della customer journey, sfruttando la conoscenza delle sue abitudini e dei suoi comportamenti di acquisto.
Il canale vocale continua a essere uno dei preferiti, perché la voce favorisce un contatto reale e umano con l’azienda. L’umanizzazione del rapporto con i clienti è un elemento strategico nell’evoluzione della relazione tra cliente ed azienda. Canali quali videochiamate e webchat stanno per questo motivo avendo un grande successo. Allo stesso tempo, i canali digitali self-service, come i chatbot, consentono un servizio di assistenza clienti attivo 24 ore su 24, aumentando la soddisfazione.
Riassumendo, canali di comunicazione integrati, ottimizzazione dei processi aziendali, digitalizzazione delle relazioni e coinvolgimento dei clienti sono gli elementi fondamentali per offrire una customer experience moderna ed efficace.
Se anche tu vuoi migliorare la tua comunicazione aziendale, rendendola semplice e naturale, puoi rivolgerti a NFON, leader europeo di servizi di comunicazione aziendale in cloud. Sarà il tuo partner di fiducia che ti accompagnerà in questo processo di digitalizzazione e innovazione. Richiedi subito la consulenza dei nostri esperti!
