W NFON cenimy Microsoft Teams. Jest tak m.in. dlatego, że jesteśmy zwolennikami technologii dających firmom większą swobodę i możliwość indywidualnego podejścia do komunikacji oraz zdalnej współpracy. Uważamy, że kluczem do sukcesu jest stosowanie komplementarnych rozwiązań, dlatego lubimy i cenimy technologie, które:
- umożliwiają nowe sposoby pracy,
- zwiększają efektywność istniejących sposobów pracy.
Zapamiętajmy te dwa punkty – będziemy jeszcze do nich wracać.
Jak źle korzystać z narzędzi do zdalnej współpracy?
W roku 2020 wiele różnych platform i aplikacji do zdalnej współpracy zyskało miliony nowych użytkowników. Wiele z tych narzędzi wykorzystuje technologie pozwalające na realizację przynajmniej jednego z dwóch powyższych punktów.
Jednak wiele firm, zmuszonych do szybkiego wdrożenia możliwości pracy zdalnej, zdecydowało się na rozwiązania realizujące tylko jeden z powyższych punktów, lub realizujące jeden z punktów kosztem drugiego.
Wdrożenie w firmie nowych narzędzi pracy, przeprowadzone bez odpowiedniego planowania lub bez strategii, może sprawić, że umożliwione zostaną nowe sposoby efektywnej pracy, które równocześnie stworzą przeszkody dla metod stosowanych do tej pory. Dzieje się tak zwykle w sytuacji, gdy nagle wprowadza się odrębne narzędzia do realizacji odrębnych celów – lub celów, które tylko wydają się odrębne.
Problem: fragmentaryczna adaptacja nowych narzędzi
Platformy komunikacyjne o określonym zastosowaniu – jak np. Zoom z funkcją wideokonferencji lub Slack jako narzędzie do przesyłania wiadomości oparte na kanałach – świetnie sprawdzają się jako narzędzia do usprawnienia współpracy i natychmiastowej komunikacji w zespołach.
Jednak ich architektura nie zapobiega powstawaniu silosów komunikacyjnych ani wypełnianiu luk w codziennej komunikacji. Aby wprowadzić w firmie ujednoliconą komunikację, należy spełnić oba warunki: umożliwić nowe sposoby pracy i usprawnić te, które już w danej firmie istnieją.
W tym miejscu zgrabnie wracamy do tematu Microsoft Teams.
MS Teams + ujednolicona komunikacja = bezkonkurencyjna funkcjonalność w ramach jednej platformy komunikacyjnej
Pod względem ceny i zakresu funkcjonalności dostępnych za pośrednictwem jednego interfejsu, MS Teams przewyższa inne rozwiązania na rynku. W ramach jednej platformy i interfejsu oferuje wiele funkcjonalności charakterystycznych dla ujednoliconej komunikacji:
- Wiadomości błyskawiczne
- Połączenia głosowe
- Wideorozmowy i wideokonferencje
- Udostępnianie plików i współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym
- Komunikacja w zespole lub w ramach projektu
Zasadniczo, MS Teams oferuje funkcje potrzebne do skutecznego organizowania pracy w zdalnym zespole, zarządzania nim, usprawniania procesów, umożliwiania pracownikom pracy w sposób, który im najbardziej odpowiada oraz utrzymywania łączności i efektywności pracy zespołów w czasie pracy zdalnej, bez względu na miejsce pracy oraz urządzenia, które do pracy wykorzystują poszczególni członkowie zespołu.
Posiadanie tak szerokiego zakresu funkcjonalności w ramach jednej platformy oznacza, że firmy korzystające z MS Teams mogą umożliwić swoim pracownikom nowe sposoby pracy i sprawić, że także te sposoby pracy, które istniały wcześniej, będą bardziej efektywne.
Istnieje jednak funkcja, której Microsoft Teams nie ma, a która jest kluczowa do stworzenia w każdej organizacji i firmie kompleksowej, w pełni zintegrowanej komunikacji ujednoliconej*. Ta funkcja to telefonia, która nie leży u podstaw MS Teams.
*Nie wiesz, co rozumiemy przez rozwiązanie ujednoliconej / zunifikowanej komunikacji (unified communication)? Oto definicja wg Gartner Glossary.
Jak wykorzystać MS Teams do stworzenia w firmie ujednoliconej komunikacji?
Wprawdzie Microsoft Phone System oferuje funkcje telefoniczne, jednak nie są one na tyle wszechstronne, by spełnić wymogi stawiane przed zaawansowaną platformą ujednoliconej komunikacji. W systemie brakuje m.in. funkcji interaktywnej zapowiedzi głosowej (IVR) czy możliwości kolejkowania połączeń, które są kluczowe dla zapewnienia firmie korzyści wynikających z wszechstronnego, biznesowego systemu telefonicznego.
Jak zatem przekształcić MS Teams we wszechstronne rozwiązanie do ujednoliconej komunikacji? Wystarczy prosta integracja z usługą Nvoice dla Microsoft Teams. Nvoice dla Microsoft Teams integruje Cloudya - wiodący system biznesowej telefonii w chmurze od firmy NFON, z platformą Microsoft Teams. W efekcie pracownicy zyskują możliwość korzystania ze wszystkich funkcji firmowej centrali telefonicznej w ramach MS Teams. Otrzymują jedno, w pełni zintegrowane narzędzie do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, z prostym interfejsem użytkownika, pozwalające łatwo wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne - także do osób nie korzystających z MS Teams, odbierać nagrania na poczcie głosowej, przekierowywać połączenia do innych pracowników i wiele więcej. Przy czym wszystkie funkcjonalności telefoniczne Cloudya oraz komunikacyjne oferowane przez MS Teams (jak np. wideokonferencje i współdzielenie ekranu) są dostępne dla każdego pracownika bez względu na to, z jakiego miejsca pracuje (biuro / dom / workation) ani z jakiego urządzenia korzysta (laptop / smartfon / komputer stacjonarny).
To zapewnia lepszą współpracę dla rozproszonych zespołów oraz niezakłóconą komunikację z klientami w dobie pracy zdalnej. Wpisuje się także w coraz popularniejszą w wielu firmach zasadę „pracuj na swoim ulubionym systemie / work on what platform your prefer” – dzięki integracji opartego na chmurze systemu telefonicznego Cloudya z MS Teams pracownicy mogą korzystać ze wszystkich kanałów komunikacyjnych firmy bez względu na system operacyjny, z którego korzystają.
Umożliwia to niezawodną współpracę w środowisku hybrydowym: część pracowników pracuje z aplikacji MS Teams, podczas gdy inni pracują ze swojego systemu telefonicznego.
Telefonia biznesowa Cloudya w połączeniu z Nvoice dla Microsoft Teams sprawia, że wzrasta bezpieczeństwo łączności w firmie. W przypadku awarii lub innego nagłego zakłócenia sieci komunikacyjnej firma posiada back-up.
Krótko mówiąc, jeśli chcesz zmaksymalizować efektywność współpracy zdalnej we wszystkich kanałach komunikacyjnych firmy, jednocześnie usprawniając i upraszczając procesy biznesowe i korzystając z jednego, prostego interfejsu, polecamy korzystanie z usługi Microsoft Teams, uzupełnionej o Nvoice.
Podsumowując – najważniejsze wnioski
Najlepsze technologie komunikacyjne powinny umożliwiać nowe sposoby pracy i ulepszać te, które już w danej firmie istnieją. Problem z wieloma narzędziami do zdalnej współpracy polega na tym, że realizują punkt pierwszy kosztem drugiego.
Ujednolicona komunikacja umożliwia jednoczesną realizację obu tych wymogów. Microsoft Teams oferuje wiele funkcji, które składają się na dobre narzędzie do ujednoliconej komunikacji, jednak brakuje w nim funkcji rozmów telefonicznych klasy biznes.
Usługa Nvoice dla Microsoft Teams integruje wiodącą telefonię w chmurze Cloudya ze środowiskiem Microsoft Teams. Daje tym samym wiele korzyści, w tym łatwiejszą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, zwiększa elastyczność codziennej pracy i zapewnia niezawodną ciągłość biznesową.
