3 modi per migliorare la produttività in azienda

Come si migliora la produttività in azienda? Puntando sulla felicità dei dipendenti. Lo dimostrano le ricerche: un dipendente soddisfatto e sereno è più produttivo. Il segreto però non starebbe nei soldi, ma nel welfare: perché sempre più studi (l’ultimo è quello del Welfare Index PMI 2019 di Generali Italia e Confindustria) hanno rivelato che le iniziative che favoriscono il benessere delle persone e l’equilibrio tra lavoro e vita privata hanno un impatto positivo del 73% sulla soddisfazione dei lavoratori e registrano un incremento della produttività del 64%. Yoga in azienda, asili nido, palestra sono però solo alcune delle soluzioni che le aziende italiane stanno adottando per rendere i dipendenti più felici. Ecco allora i nostri tre consigli per far crescere la soddisfazione delle persone anche nella tua realtà aziendale.

Negli ultimi anni è diventato un vero e proprio trend che non sembra avere battute d’arresto. È il cosiddetto “lavoro agile”, sempre più apprezzato sia dai dipendenti, che beneficiano di una migliore work-life balance, sia dalle aziende, che registrano una maggiore produttività. Nelle previsioni degli esperti, lo smart working dovrebbe arrivare a coinvolgere negli Stati Uniti il 70% dei lavoratori nel giro dei prossimi anni. Da Nestlè a IBM fino ai colossi della Silicon Valley come Apple e Facebook da oltre 10 anni questa modalità di lavoro spopola, arrivando a cambiare abitudini e dinamiche aziendali. In Virgin, per esempio, hanno eliminato per i dipendenti vincoli di orario e di ferie: “Tutti possono andare in ferie quando vogliono e per quanto vogliono senza chiedere approvazione a nessuno” ha spiegato il fondatore Richard Branson “Contano i risultati, non il tempo che si trascorre in ufficio”. Un esempio, questo, che anche realtà come Groupon e Dropbox sono pronte a seguire. 

E in Italia? Secondo l'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, gli smart worker sono ormai circa 570mila in Italia, in crescita del 20% rispetto al 2018, e mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi. Ma la grande diffusione dello smartworking è favorita anche dalla tecnologia: dai pc portatili all’utilizzo di servizi che rendono più semplici call e videochiamate, come le funzionalità del centralino in cloud Cloudya, per i dipendenti e gli imprenditori il lavoro da remoto è sempre più semplice e accessibile.

2) Evita i tempi morti in ufficio

Conference call che durano ore, progress interminabili, meeting caotici… secondo una ricerca americana un impiegato spenderebbe in media 31 ore al mese in riunioni improduttive. Eppure, anche se si tratta di un momento fondamentale per organizzare il lavoro, coordinare i dipendenti e fare team building, a volte rischia di trasformarsi in discussioni confuse, affollate e inconcludenti con effetti non sempre positivi su morale, concentrazione, creatività ed efficienza delle persone. La soluzione? Dosarne la frequenza e fissare un ordine del giorno sintetico e con obiettivi chiari per tutti i partecipanti. 

Ecco alcune regole seguite dai manager nella Silicon Valley e dai grossi dirigenti delle multinazionali che possono essere utili anche per il tuo lavoro:

1.  Mai organizzare riunioni con più di 7 persone: troppi membri rischiano di renderla confusionaria e poco efficace. 
2.  Inizia il tuo meeting assicurandoti che ogni partecipante abbia letto l’oggetto della riunione, in modo che tutti siano allineati prima di iniziare la discussione.
3.  Pianifica un’agenda: il professore di psicologia dell’University College London Adrian Furnham ha spiegato che “rendere chiaro a tutti quale debbano essere gli esiti della riunione” è una fase importante per un meeting di successo.
4.  Prova lo stand up meeting: in genere quelle in piedi durano molto meno di quelle sedute, massimo 15 minuti.

3) Limita le email, preferisci le telefonate

La flessibilità del lavoro passa anche da una comunicazione fluida e immediata. E la produttività non potrà mai aumentare finché saremo sommersi dalle mail. Per Bain & Company, che ha analizzato le comunicazioni online di 24 aziende di grandi dimensioni, i dirigenti ricevono ogni giorno oltre 200 email, mentre i direttori dedicano circa 8 ore alla settimana a smaltire la posta elettronica. Per la University of California, invece, chi lavora viene interrotto ogni tre minuti e cinque secondi, tra mail e telefonate, per uno spreco totale in America di almeno 28 miliardi di ore in un anno. 

Una gestione della comunicazione più efficiente passa da un lavoro di sottrazione, più che di addizione: alcune aziende, come Ferrari e Procter&Gamble, hanno introdotto il divieto di inviare internamente messaggi a più di tre destinatari. Altre impongono di non inviare mail fuori dall’orario di lavoro, mentre quelle più avanzate, stanno tradizionalmente abbandonando le classiche email per le nuove piattaforme di comunicazione e gestione del lavoro, come Asana e Trello. Il mezzo migliore per un migliore flusso di informazioni in ufficio secondo gli esperti? Le telefonate: fanno risparmiare tempo, sono più chiare, stimolano l’empatia. Il segreto è farle con gli strumenti e i sistemi giusti, come i centralini in cloud, che le rendono affidabili e semplici da gestire dentro e fuori il luogo di lavoro.