La scelta di un nuovo sistema telefonico aziendale – centralino o PBX (Private Branch eXchange) - deve tener conto di tre fattori essenziali: tecnologia, risparmio ed efficienza. Per questo, prima di optare per una delle soluzioni di telefonia professionale oggi disponibili sul mercato, è bene porsi almeno tre domande inerenti ai fattori sopra indicati. Vale a dire:
- Quale architettura tecnologica risponde meglio alle esigenze di comunicazione aziendale?
- Qual è l’eventuale risparmio economico assicurato da un sistema rispetto a un altro?
- Come incide sull’ottimizzazione dei processi un tipo di centralino a confronto con altri?
ISDN, VoIP o Cloud: quale tecnologia per il virtual PBX?
Potrebbe sembrare strano mettere al primo posto i requisiti tecnologici e infrastrutturali di un PBX al posto di un’analisi comparativa sui costi. In realtà, è opportuno avere un quadro chiaro sulle alternative possibili, a ciascuna delle quali sono associate spese e investimenti che discendono dalla specificità del paradigma adoperato. Al momento, esistono sostanzialmente tre tipologie di centralino: quello tradizionale o ISDN, quello VoIP e il Cloud PBX.
Quello che accomuna i sistemi ISDN e quelli VoIP è l’architettura del centralino che è basata su hardware tipicamente proprietario. La differenza sostanziale tra i due è la connessione alla rete telefonica pubblica che, nel primo caso, avviene su una tecnologia ormai datata e che è in dismissione in gran parte dei paesi europei. I Sistemi VoIP si connettono invece alla rete IP degli operatori, l’architettura standard per la fornitura di qualunque servizio di comunicazione e collaborazione di nuova generazione.
In entrambi i casi però, l’hardware necessita di una installazione in locale, di aggiornamenti periodici e di assistenza svolta da tecnici esterni, di un contratto di manutenzione e terminali proprietari quasi sempre piuttosto costosi. Un ulteriore punto debole dei centralini tradizionali è la limitazione a integrarsi con altri sistemi IT presenti in azienda e con gli strumenti mobili quali smartphone, computer e tablet.
I Cloud PBX, infine, o centralini virtuali, di più recente introduzione nel mercato, cambiano completamente lo scenario perché offrono una modalità tecnica e di servizio completamente virtuale. Non esiste alcun hardware da installare dal cliente, non c’è alcun contratto di manutenzione né aggiornamenti dell’applicazione in quanto il tutto avviene attraverso il Cloud.
Virtual PBX: risparmio e qualità
La comparazione dei costi di una soluzione paragonata all’altra è la seconda domanda che bisogna farsi quando si intende implementare o sostituire un PBX. Con i centralini tradizionali ve ne sono alcuni che afferiscono al TCO (Total Cost of Ownership) poiché sono legati alla proprietà dell’hardware necessario. A questi, vanno aggiunte le spese di manutenzione e aggiornamento, insieme al costo lavoro riferito all’impegno del personale IT necessario ogni qualvolta si debba intervenire sui terminali e sulle configurazioni degli utenti aziendali. Nel Cloud PBX tutto questo, invece, viene “spalmato” nel canone ricorrente, evitando così l’immobilizzazione di risorse Capex (Capital Expenditure) e commutandole in investimenti Opex (Operating Expenditure). L’onere di gestione, manutenzione e assistenza è a carico dell’Internet Telephony Service Provider (ITSP), che deve farsi carico del servizio nel suo complesso, garantendo prestazioni ottimali grazie a infrastrutture carrier class solide e affidabili. Ciò significa che, nel caso in cui ci si indirizzi verso un Virtual PBX, la riduzione del costo operativo deve essere inquadrata dentro l’analisi preventiva di una fornitura che non trasformi il risparmio in un servizio scadente.
Come un Virtual PBX può impattare sui processi aziendali?
La terza e ultima domanda, quando si sceglie un PBX, deve focalizzarsi sull’insieme di funzionalità offerte. Mentre, infatti, alcune sono appannaggio di qualsiasi tipologia di centralino (passaggio chiamate, segreteria telefonica, musica d’attesa ecc.), ce ne altre che solo un PBX particolarmente evoluto è in grado di assicurare. Ad esempio, la funzione di virtual fax machine, che consente di ricevere un fax in formato digitale, o lo smistamento delle code in maniera intelligente, o ancora la piena integrazione di apparecchi da scrivania con smartphone, PC e tablet che permette di usare il centralino telefonico indifferentemente da qualsiasi device e dovunque ci si trovi. Una caratteristica, questa, che i Cloud PBX posseggono nativamente e che incide sul miglioramento dei processi aziendali semplificando, ad esempio, la comunicazione in occasioni di trasferte, quando si lavora in mobilità o se si opera in smart working. Possibilità oggi assai frequenti che chiedono, perciò, un modello di telefonia che contribuisca a renderle sempre più efficienti.
