5 elementi da valutare nella scelta di un centralino

Centralino virtuale VoIP o tradizionale? Ecco le principali considerazioni da fare per scegliere il sistema di telefonia più adeguato alle proprie esigenze aziendali

 

La necessità di essere disponibili sempre e ovunque, la massiccia diffusione dello smart working, l'ormai affermata abitudine a lavorare sempre più frequentemente in mobilità: sono i principali fenomeni che impongono alle aziende di dotarsi di soluzioni di comunicazione e collaborazione che garantiscano massima copertura, velocità e affidabilità. Costruire infrastrutture di comunicazione moderne e che rappresentino un valore aggiunto per l'azienda significa, tra l'altro, poterle aprire anche a tutta la filiera di fornitori e partner per assicurarsi un costante allineamento sugli obiettivi, la possibilità di condividere rapidamente nuove iniziative o modifiche di progetto per rispondere alle esigenze di mercato in tempo reale e offrendo, come effetto immediato, una customer experience di alto livello.

La scelta del centralino rappresenta quindi un fattore fondamentale di competitività ed è importante prima di tutto decidere se mantenersi su una posizione tradizionale (e considrare l’acquisto di un centralino telefonico tradizionale hardware) o adottare un centralino virtuale, ovvero un sistema di telefonia in cloud sotto forma di un servizio erogato da un service provider cui corrispondere un canone mensile calcolato secondo la formula pay per use, ossia pagare per quello che realmente si utilizza.

Ecco di seguito i fattori fondamentali da considerare per scegliere quello che meglio si adatta alla propria realtà aziendale.

Benefici economici e fiscali. La scelta di un centralino in cloud offre la possibilità di abbattere i costi fissi, sostituendo l'acquisto di un apparato hardware con il pagamento di un canone fisso periodico completamente deducibile. Inoltre, scegliere la tecnologia VoIP vuol dire fare una scelta a basso costo perché non comporta i costi di utilizzo di linee telefoniche; ilcentralino virtuale utilizza una semplice ed economica connessione internet.

Affidabilità del servizio. Con un centralino virtuale non serve ovviamente preoccuparsi della manutenzione dell'hardware e, in generale, non è necessario intervenire in caso di malfunzionamenti in quanto è il service provider a gestire e risolvere i problemi. Naturalmente, nella valutazione di tale service provider vanno individuate tutte le caratteristiche della sua infrastruttura in modo da poter essere certi delle sue capacità di backup, ridondanza dei sistemi e protezione dei dati sensibili. Il criterio di valutazione principale è quello dell’alta affidabilità dei sistemi che deve essere chiaramente espressa dal fornitore.

Flessibilità. Soluzioni evolute di servizi di telefonia consentono di non avere limiti geografici e di dimensioni. Ciò significa che in modo semplice e immediato è possibile mettere in comunicazione anche i collaboratori sul territorio mediante cellulare e computer, così come aumentare il numero delle utenze e dei servizi con un semplice click del mouse. In relazione a questo punto, e al precedente, è fondamentale porre particolare attenzione alla stesura delle condizioni contrattuali per gestire al meglio il sistema nel suo complesso.

Sicurezza. I centralini aziendali tradizionali, molto spesso non aggiornati, sono facilmente soggetti ad attacchi informatici e rappresentano una backdoor aperta alla propria rete e ai dati sensibili. Un servizio cloud di nuova generazione garantisce il massimo della protezione e la piena compatibilità con i più rigidi requisiti di legge.

Fruizione di servizi aggiuntivi. Grazie all'evoluzione tecnologica, la valutazione della migliore soluzione di telefonia significa anche poter decidere di optare o meno per l'utilizzo di servizi di collaborazione real-time o limitarsi ai servizi di comunicazione professionale. In un centralino virtuale, infatti, si possono gestire più numeri telefonici, ma anche account di posta, sistemi di messaggistica e strumenti di collaboration; è poi possibile fare video conferenze, file e desktop sharing (ossia condividere la propria scrivania del pc oppure i singoli documenti dove poter intervenire da due computer posti a chilometri di distanza). Non solo, vi sono centralini virtuali che possono dialogare con gli applicativi aziendali, quali i CRM, per far si che l'utente possa per esempio avviare telefonate direttamente dall’applicazione business, registrarne il contenuto e annotare feedback in tempo reale.

 

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