Come la tecnologia migliora l’employee experience in azienda

Dal primo colloquio di lavoro fino al momento in cui si lascia l’azienda: il cammino che compiamo all’interno di una realtà lavorativa è chiamato employee experience e riguarda aspetti diversi, come il rapporto con i colleghi e con i dirigenti, l’uso degli spazi lavorativi, la flessibilità degli orari, il rapporto tra lavoro e vita privata e, ovviamente, lo stipendio.

Dell’importanza di migliorare l’employee experience al fine di aumentare la produttività si parla da diversi anni; lo scrittore Jacob Morgan, nel suo saggio intitolato “The employee experience advantage” (2017, John Wiley & Sons, pp.304), affermava che il prossimo volessero essere e non solo spazi pensati esclusivamente per lavorare. 

Come si legge nel “Global Talent Report 2020” di LinkedIn, che si basa sulle risposte di 7mila professionisti nel mondo dell’HR, operanti in 35 Paesi diversi, il 68% degli intervistati pensa che l’employee experience nella propria azienda sia migliorata negli ultimi cinque anni. Tuttavia, solo il 52% ne ha formulato un giudizio davvero positivo. 

Su quali elementi dunque, è bene puntare per far sì che le persone in azienda possano godere di un percorso davvero positivo, di crescita personale e professionale?

Molto, in questo campo, sta facendo e ha fatto la tecnologia: strumenti digitali sempre più avanzati aiutano a migliorare vari aspetti dell’esperienza dei lavoratori. Vediamo come: 

• Individuare le priorità dei propri dipendenti con soluzioni di analytics. L’employee experience si basa su esigenze personali, poiché ogni percorso rappresenta una storia a sé: dalla presenza di cibo bio, vegetariano o vegano nella caffetteria, alla possibilità di poter usufruire di orari flessibili e/o di soluzioni di smart working, ai servizi aggiuntivi che l’ufficio offre o meno (come palestra, corsi, eventi di team- building ecc.), e così via. L’analisi dei dati relativa ai propri lavoratori è il punto di partenza per poter individuare gli ambiti critici e progettare strategie specifiche. Ad esempio, combinando i dati operativi con quelli relativi all’esperienza delle singole persone si possono individuare i team o i ruoli dove il turnover è più alto rispetto alla media aziendale, o quelli con una produttività inferiore, o con un tasso di employee engagement (il coinvolgimento del lavoratore nella “vita” dell’azienda) inferiore rispetto alla media. 

• La trasparenza è un valore
  La sensazione di avere un carico di lavoro maggiore rispetto ad altri componenti del proprio team è tra i fattori che contribuiscono a creare una employee experience negativa. Una criticità, a cui si può ovviare grazie alle numerose app di workflow management presenti sul mercato. Infatti, grazie a queste soluzioni è possibile rendere visibile a tutti i membri del team le task che ciascuno di loro sta svolgendo in quel momento, facilitando anche la redistribuzione dei compiti all’interno del gruppo. Ma l’ottimizzazione dei carichi di lavoro non è l’unico ambito in cui la trasparenza delle comunicazioni assume un ruolo fondamentale: le decisioni strategiche, il cambio del management e molto altro sono tutte comunicazioni che oggi possono essere inserite in un flusso di reale interazione con le proprie persone, utilizzando piattaforme di comunicazione interna sempre più efficienti.

• Investire nella formazione dei dipendenti.
  Il 38% degli intervistati nel sondaggio LinkedIn ha individuato la formazione interna come area essenziale per migliorare l’esperienza lavorativa. L’attenzione verso la crescita professionale di un proprio dipendente è infatti un elemento che contribuisce a stimolare l’employee engagement. Inoltre, lo sviluppo di nuove competenze nel proprio campo (up-skilling) e di competenze che permetterebbero al lavoratore di svolgere anche altre mansioni (re-skilling) è essenziale per mantenere alta la produttività in un contesto lavorativo che ha subito profondi cambiamenti (e che ne subirà altri in futuro) a causa della trasformazione digitale. I vantaggi sono diversi: l’azienda può sviluppare internamente le competenze di cui ha bisogno, senza dover affrontare la ricerca e il training di una figura esterna e il lavoratore arricchisce il proprio bagaglio professionale. Anche in questo campo le tecnologie digitali possono fare la differenza: accanto a webinar e training online, già utilizzati da diversi anni, ci sono soluzioni di training di realtà aumentata, in grado di proiettare il lavoratore in situazioni di immersive learning, che lo aiutano a confrontarsi con situazioni realistiche, senza il timore di fallire. 

• Semplificare i processi amministrativi
  Attraverso le tecnologie digitali è possibile semplificare quei processi che prima richiedevano un dispendio di tempo non indifferente. Un impatto positivo, soprattutto in alcune funzioni, come la richiesta di ferie, o anche il controllo della propria busta paga. Tuttavia, come si evince dalla ricerca citata, rimane ancora alto il numero di lavoratori che si dichiara “frustrato” (il 40% del totale degli intervistati da LinkedIn) a causa di processi amministrativi troppo lunghi, o eccessivamente complessi. 

• Orari flessibili e smart working. Il 48% delle persone intervistate per il “Global Talent Report 2020” di LinkedIn ha indicato i compensi e i benefit tra le aree che la propria compagnia dovrebbe migliorare. Tra i benefit che più attirano i lavoratori c’è la possibilità di poter lavorare da remoto. E se una ricerca di ManpowerGroup sul futuro del lavoro ha confermato questo trend a livello internazionale, in Italia, dopo l’esperienza del lockdown, una fetta consistente della popolazione lavorativa (l’83%) ha indicato la possibilità di mantenere soluzioni di lavoro flessibile come una top priority. In questo ambito numerose sono le tecnologie che facilitano la collaborazione da remoto, come le app di produttività e collaborazione (Trello, Asana, Microsoft Teams, Slack, e molte altre) e quelle dedicate a migliorare la comunicazione del team. Come Cloudya, il centralino in cloud di NFON, che garantisce la continuità delle comunicazioni tra i membri di un team agile, grazie a soluzioni integrate che rispondono alle esigenze di flessibilità e reperibilità di questi team. Come il servizio audioconferenze moderate, che permette di organizzare riunioni da remoto con un massimo di 50 partecipanti e il servizio multitelefono, che consente di collegare allo stesso numero di telefono e alla stessa email fino a un numero di 9 dispositivi. Il lavoratore può così scegliere se gestire le sue chiamate dal suo desktop, dallo smartphone o dal tablet. Può utilizzare lo stesso centralino sia che si trovi in ufficio o che lavori da casa, avendo così una maggiore libertà nella gestione del proprio lavoro.