Quale futuro per l'ufficio? Come lo smart working ha spinto molte aziende a ripensare gli spazi

Negli ultimi mesi, sempre più aziende si sono trovate costrette ad adottare soluzioni di lavoro flessibile. Gli uffici si sono svuotati e si è capita l’importanza di scegliere strumenti in cloud che permettano la continuità dei processi e la collaborazione dei team a distanza. Dalla prima fase emergenziale sono emerse diverse consapevolezze, sia da parte delle aziende che da parte dei lavoratori, ora più interessati a mantenere qualche forma di lavoro flessibile anche nel lungo periodo. In questo scenario, molti si sono interrogati sul futuro dell’ufficio, chiedendosi come cambieranno gli spazi in risposta a nuove esigenze e consapevolezze. 

Secondo uno studio condotto da JLL (società di consulenza immobiliare) citato da Il Sole 24 Ore, nonostante gli spazi di tipo tradizionale dovranno essere ripensati, la necessità di interfacciarsi con altre persone e di mantenere relazioni sociali farà sì che l’ufficio non sia destinato a scomparire. 

Una tendenza, confermata da un altro studio, questa volta condotto da Blind, un’app con un forum dedicato proprio al workspace, che ha scoperto che il 56% dei propri iscritti dichiara di provare sentimenti diffusi di ansia e disagio al pensiero del lavoro da remoto prolungato nel tempo. Anche LinkedIn ha realizzato un sondaggio, chiedendo ai propri iscritti se preferissero lavorare da casa, in ufficio o in modo flessibile combinando le due forme. Il 60% dei 78 mila votanti ha risposto di prediligere opzioni di lavoro flessibile, con qualche giorno in ufficio e il resto della settimana da casa. 

La parola chiave sembra quindi essere flessibilità: gli spazi si dovranno riorganizzare, probabilmente verranno ridotti e resi più sostenibili, più efficienti, più adattabili anche a dinamiche e tempi di lavoro che possano prevedere turni e rotazioni. 

Intervenendo allo Smart Working Village, evento digitale che si è occupato delle tecnologie e degli strumenti che abilitano lo smart working, Davide Veloci, Facility Manager di ConTe.it, ha spiegato come sia cambiato il suo lavoro a causa del Covid. 

“Abbiamo dovuto riorganizzare tutti gli spazi, a partire dalle sale riunione, progettate per accogliere molte persone. Oggi a una riunione possono partecipare poche persone in presenza, e molte a distanza. Le sale sono dunque più piccole, ma dotate di strumenti tecnologici di supporto interno ed esterno”. 

Dunque, come sarà l’ufficio del futuro?

Molti, i suggerimenti che emergono dallo studio di JLL e dall’esperienza di architetti e designer. Per esempio, perché non pensare di offrire spazi di coworking, da condividere con aziende che offrono servizi a supporto del proprio business, per risparmiare sui costi? In questo caso, tutto dovrebbe essere scalabile e adattarsi alle necessità dell’azienda, dei lavoratori e alle esigenze sanitarie: gli spazi di coworking dovranno, quindi, essere pensati sia per permettere la collaborazione che il distanziamento sociale. 

Un’altra scelta che le compagnie più grandi potrebbero adottare, è quella di usare una sede centrale affiancata da più uffici decentralizzati, in modo da ridurre sovraffollamento e tempi di spostamento. 

Strategia, quest’ultima, raccomandata da JLL e condivisa da We Work, una real estate company che già da diversi anni offre uffici dotati di stanze private, phone booth, spazi riservati al coworking, sale riunione, cucina, bar, sale di svago (dotate di calcio balilla e tavoli da ping-pong), e terrazze all’aperto che favoriscono il contatto tra il lavoratore e la natura. Oltre agli spazi lavorativi, viene incentivata anche la creazione di una community più ampia, attraverso eventi settimanali di networking, giornate a tema (ad esempio in alcuni uffici si offre la colazione gratuita ogni lunedì mattina), corsi di pilates, yoga e così via. 

La pandemia ha spinto i lavoratori a concentrarsi ulteriormente sul benessere fisico e psicologico ed è importante che le aziende riconoscano questi bisogni. Lo spazio deve essere quindi concepito anche per stimolare questi momenti di benessere della persona. 

 “Prima della pandemia, avevamo introdotto corsi di yoga, pilates e ginnastica posturale, che abbiamo continuato a erogare anche a distanza. Le persone continuano a chiederci questa possibilità anche ora che sono tornate in ufficio”, ha spiegato Veloci.

Un altro suggerimento, che arriva dal mondo del design e che va nella direzione di un’ottimizzazione dei costi, prevede la possibilità di optare per soluzioni di leasing dell’arredamento: noleggiare scrivanie, divani, postazioni e altri elementi di arredo, invece di acquistarli, rende più semplici eventuali spostamenti di sede e i cambiamenti nella composizione del team. 

Anche gli edifici, sempre più smart, devono adattarsi alle esigenze dei lavoratori. JLL suggerisce di valutare anche la qualità dell’ambiente offerto nel palazzo, misurando ad esempio la qualità dell'aria, la luce naturale e le tossine ambientali e capire come migliorarle attraverso una gestione più intelligente degli edifici. 

Per poter attuare le ristrutturazioni suggerite, tuttavia, servono gli strumenti tecnologici giusti.  Tecnologie, che abilitano il lavoro flessibile e permettono ai lavoratori di ritrovare quella dimensione sociale della collaborazione messa in discussione dalle distanze. Per questo, NFON lavora da anni per offrire ai propri clienti una soluzione che garantisca la continuità delle comunicazioni, indipendentemente dal luogo scelto per lavorare. Con Cloudya, il centralino in cloud di Nfon, è possibile infatti avere accesso a tutti i dati del centralino aziendale anche da casa, grazie a un’app facile da utilizzare anche da smartphone e tablet.

Cloudya, inoltre, ha soluzioni integrate pensate proprio per facilitare il lavoro flessibile: come il servizio multitelefono, che permette di collegare la stessa email e lo stesso numero di telefono fino a un massimo di 9 dispositivi, o i servizi di segreteria e fax, che permettono di ricevere direttamente i messaggi vocali e i fax direttamente sulla propria email. Il servizio audioconferenze moderate, inoltre, permette di organizzare riunioni da remoto con un numero massimo di 50 partecipanti, adattandosi anche alle esigenze dei team più numerosi. 

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