Smart working, come la rivoluzione agile cambia il business model delle imprese e le rende più produttive

Uno dei pregiudizi duri a morire quando si parla di smart working, pone l’accento sulla supposta ridotta produttività dei lavoratori che aderiscono a tale regime. Una credenza che, ampiamente confutata da indagini e dati raccolti negli ultimi anni, trova tuttavia ancora un certo riscontro in Italia, dove persiste una sorta di resistenza psicologica all’introduzione di modalità di lavoro flessibile, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Infatti, nonostante il lavoro agile sia contemplato come modalità lavorativa da una norma del 2017, prima della pandemia di Covid-19 erano solo 500 mila i lavoratori italiani che operavano in regime di smart working.

Un dato che, ai tempi del lockdown, è parso poter essere ribaltato. Ma la situazione in cui negli ultimi mesi si sono ritrovati circa 8 milioni di lavoratori italiani è ben diversa dallo smart working, come spiega Michele Valerio, partner di Eupragma, una delle società più attive nella consulenza strategica direzionale. ‘‘Quello che ad oggi abbiamo effettivamente sperimentato è il telelavoro, o remote working: il lavoratore fa da casa quello che faceva prima in ufficio ed è vincolato ad avere una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che aveva prima’’. Situazione molto diversa, dunque, dallo smart working, caratterizzato da assenza di vincoli di orari e spazi e da una reale riorganizzazione dei processi lavorativi. 

Ma la cultura del lavoro sta cambiando velocemente, incalzata da nuovi scenari e problematicità. ‘‘Il Coronavirus ha portato molti imprenditori a prestare attenzione per la prima volta a questi temi”, prosegue Valerio. “In molti, abbiamo toccato con mano i vantaggi del modello agile, senza che fossimo preparati alla transizione’’. Il risultato? Una crescita della consapevolezza dei benefici dello smart working in termini di produttività, trasparenza, sostenibilità e abbattimento dei costi. ‘‘Ma soprattutto sta crescendo la sensazione che i business model del passato non sono più attuali, superati dalla portata dei cambiamenti che abbiamo vissuto e che continueremo a vivere’’.

Per creare aziende reattive, che cambino insieme alle necessità dei propri clienti e che riescano a mantenere la loro produttività anche davanti a difficoltà inaspettate, l’imprenditore ha bisogno di persone ingaggiate, disposte a lavorare insieme a lui verso il raggiungimento degli obiettivi. ‘‘La necessità di ripensare costantemente il business model impone modelli organizzativi e engagement delle persone di altro livello.  Occorre responsabilizzare i lavoratori e lo smart working è un’eccellente opportunità per creare questo tipo di rapporto’’. 

Smart working: dalla cultura del dipendente a quella della responsabilità

Non basta lavorare da casa, quindi, per lavorare in modo agile. Lo smart working infatti, come spiega Valerio, è ‘‘una filosofia manageriale che vuole restituire flessibilità e autonomia alle persone, in termini di orari, work-life balance e nella scelta dei giusti strumenti da utilizzare nella propria attività lavorativa’’. L’adozione del modello agile, per le imprese, richiede in primo luogo un cambiamento culturale, un abbandono del modello imprenditoriale gerarchizzato che caratterizza ancora oggi molte aziende italiane. ‘‘Con lo smart working si ha una relazione adulto-adulto tra capi e collaboratori, dove si è consapevoli dei ruoli e dei pesi diversi, ma l’attenzione passa dal ruolo al raggiungimento dei risultati’’. Una relazione che quindi si basa su responsabilità e fiducia, in cui il lavoratore, non più vincolato a luoghi e orari specifici, si concentra sui risultati. 

Dal modello black box a quello glass box: così il lavoro agile cambia le aziende 

‘‘Un cambiamento culturale, che porta a un modello operativo che spinge le aziende a più trasparenza e condivisione’’, prosegue Valerio, richiamando i concetti di black box e glass box business. Un argomento di cui il giornalista britannico David Mattin parlò in un suo articolo del 2017, dove scrisse: ‘‘Ora, grazie alla radicale trasparenza resa possibile da un mondo connesso, la tua attività è una scatola di vetro. Le persone possono vederci dentro fino in fondo. E questo significa che ora il marchio è tutto ciò che vedono. Ogni persona. Ogni processo. Ogni valore. Ogni cosa che accade, sempre. C'è una sola parola che riassume ciò che una persona vede quando guarda la tua azienda: vede la tua cultura’’. L’adozione del lavoro agile e degli strumenti necessari al suo funzionamento implicano il passaggio delle aziende al modello glass box, dove anche chi lavora dall’esterno ha accesso a informazioni, dati, processi operativi e personale coinvolto. Un modello di trasparenza che, secondo Valerio, costituisce per le aziende un asset strategico. 

Le sfide del digital workspace: le competenze e le tecnologie necessarie alla rivoluzione agile

Accanto ai nuovi modelli organizzativi, emergono poi altre esigenze. Prima tra tutte, la necessità di implementare le digital skill, le competenze digitali necessarie per utilizzare al meglio le tecnologie. In questo campo c’è ancora un enorme lavoro da fare, come è emerso dall’ultimo rapporto sulla digitalizzazione dell’economia e della società italiana (indice DESI) pubblicato dalla Commissione Europea, dal quale è emerso che solo il 42% dei cittadini di età compresa tra i 16 e i 74 anni possiede competenze digitali di base, contro il 58% della media europea. 

Fondamentale è anche il workplace change management, ossia ripensare lo spazio lavorativo in funzione delle tecnologie scelte, ma anche del contesto. ‘‘La progettazione degli spazi fisici non è svincolata dalla tecnologia’’, conclude Valerio. C’è poi da creare lo spazio lavorativo digitale, ‘‘un luogo di collaborazione e comunicazione, di confronto e socializzazione’’. Bisogna tener conto degli strumenti che permettono di fare tutto questo: piattaforme e soluzioni adeguate, con un occhio sempre alla sicurezza, visto che secondo la normativa che regola lo smart working il lavoratore può utilizzare anche il suo pc personale.  

Noi di NFON questo lo sappiamo bene. Cloudya, il nostro centralino telefonico in cloud, offre tutte le soluzioni di cui si ha bisogno per lavorare da remoto e rimanere connessi con colleghi e clienti, in massima sicurezza. NFON, infatti, non solo ha adottato strumenti che proteggono da attacchi di qualunque natura, in linea con le indicazioni di cybersecurity, ma ha anche sviluppato dei sistemi di sicurezza informatici proprietari, che si affiancano a sistemi di sicurezza commerciali. Le soluzioni NFON, come il multitelefono e il servizio videoconferenze, permettono al lavoratore di gestire con continuità e facilità le comunicazioni aziendali. Con la possibilità di collegare fino a 9 dispositivi allo stesso numero telefonico e alla stessa email, rimanere collegati non è mai stato così semplice.ò pedalare con velocità moderata per 2 minuti, alternando successivamente 15 secondi molto intensi, per poi tornare a pedalare con più calma”, conclude l’esperta.

E se il proprio appartamento non è attrezzato, poco male. Trainer e sportivi suggeriscono di utilizzare tutta la casa come una grande palestra, partendo da esercizi di stretching da fare al risveglio, per preparare la muscolatura alla giornata da affrontare: dal tavolo della cucina, da trasformare in piano di appoggio per i push- up, alle scale da salire e scendere più volte al giorno.

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