Come abbassare i costi del centralino telefonico? Il Cloud PBX è un’opportunità per risparmiare sulle spese di installazione, ottimizzare il lavoro dello staff IT, rendere flessibile il sistema e unificare la comunicazione
Il centralino telefonico è destinato a cambiare pelle, seguendo le sorti della tradizionale tecnologia ISDN (Integrated Services Digital Network) che nei prossimi anni dovrebbe essere abbandonata del tutto a favore del VoIP (Voice over Internet Protocol) e del Cloud. Nel primo caso, la trasmissione della voce avviene su protocollo Internet, facendo convergere voce e dati sulla medesima rete; nel secondo, oltre all’utilizzo del medesimo protocollo, si assiste a una esternalizzazione di tutto il servizio, senza la necessità di alcuna installazione in locale. Per il centralino, o PBX (Private Branch eXchange), si tratta di una rivoluzione di cui si possono avvantaggiare le aziende in termini di maggiore efficienza e, soprattutto, di minori costi. Ecco quali sono quelli che, in particolare, vengono abbattuti adottando un sistema di comunicazione aziendale di ultima generazione.
Costi del centralino telefonico: installazione più economica
La prima voce su cui un Cloud PBX incide, in termini di risparmio, è quella dei costi d’installazione. Generalmente, infatti, i consueti centralini ISDN si basano su spese in capitale (Capex - Capital Expenditure), vale a dire investimenti in hardware e beni durevoli che pesano sia una tantum, al momento dell’installazione, sia come canone periodico riferito all’utilizzo delle apparecchiature, oltre che dipendenti dalla tariffazione in base a volumi di chiamate e numeri attivi. Tutto questo viene meno con il ricorso a un centralino concepito come servizio, in cui prevale la spesa operativa o Opex (Operating Expenditure). Con un duplice vantaggio: la possibilità di “spalmare” tutto il costo, sia di infrastruttura sia di canone, lungo il periodo di utilizzo; il contrasto all’obsolescenza dei sistemi che rappresenta una fonte di costo con ampi margini di imprevedibilità nel tempo.
Lavoro del personale IT
Il tempo, si sa, è denaro. Anche quello speso dal tuo personale IT necessario a dover implementare, tenere sotto controllo e manutenere il centralino aziendale. Qualsiasi malfunzionamento o eventuali modifiche alle linee disponibili, richiedono che lo staff deputato ai sistemi informativi intervenga direttamente o si interfacci con i referenti del fornitore che ha installato il centralino e le derivazioni interne. Il che comporta spesso lunghe attese, difficoltà a risolvere i problemi velocemente e perdite di efficienza. In un modello Cloud, invece, i costi del centralino telefonico includono automaticamente la copertura di apparecchi, servizi, linee, aggiornamenti costanti e manutenzione. Questo fa sì che i dipendenti dell’area IT si possano concentrare su attività a maggior valore aggiunto, senza dover essere assorbiti da compiti ordinari che sono demandati al fornitore del Cloud PBX.
Meno costi e più flessibilità per il centralino
Con i centralini ISDN spostare un telefono da un ufficio all’altro, incrementare le linee in entrata o in uscita, cambiare il piano tariffario dinamicamente tenendo conto delle chiamate effettuate o ricevute, corrispondono ad altrettanti ostacoli. Per affrontare questi problemi bisogna, ogni volta, coinvolgere il proprio fornitore accollandosi i costi relativi alle uscite e agli interventi in campo. Al contrario, l’assenza di infrastrutture fisiche, nel Cloud, semplifica enormemente tutto questo. Il centralino, infatti, possiede una scalabilità potenzialmente illimitata in termini di postazioni e non prevede alcuna configurazione della postazione in sede. Ciò vale anche per tutte quelle funzionalità aggiuntive, oltre a quelle elementari, attivabili nel PBX: dall’Interactive Voice Response (IVR) all’Automatic Call Distribution (ACD), fino all’avvio di conference call con più persone contemporaneamente.
Costi del centralino telefonico più bassi con la comunicazione unificata
Un ulteriore vantaggio di un Cloud PBX è l’associazione di un solo numero telefonico per utente (l’interno telefonico) a qualunque dispositivo telefonico (telefono fisso, smartphone, tablet, computer ecc.) eliminando la necessità di rubriche telefoniche multiple e garantendo la massima reperibilità dei collaboratori durante le ore di lavoro . Il centralino in Cloud abilita alla realizzazione di un paradigma di Unified Communication and Collaboration (UCC) che riunisce i flussi comunicativi dei dipendenti e li aggancia ai tool di produttività aziendale. Contribuendo così a contenere i costi e a ottimizzare i tempi di risposta.
