In questo articolo vogliamo parlarti di una storia di successo, quella di C.IA.C., un'azienda che ha deciso di intraprendere un percorso di trasformazione digitale grazie al supporto di NFON Italia e del suo centralino telefonico in cloud, Cloudya.

Fondata nel 1969, C.IA.C. (Consorzio InterAziendale Canavesano) è una realtà che progetta ed eroga servizi formativi e di avviamento al lavoro, con grandi ambizioni di crescita. Il suo obiettivo è quello di espandersi e offrire ai propri clienti un servizio sempre più completo ed efficiente. Tuttavia, per farlo, aveva bisogno di modernizzare la propria infrastruttura tecnologica e di dotarsi di un sistema di comunicazione avanzato e flessibile.

Ecco dove entra in gioco NFON, provider europeo di soluzioni per la comunicazione aziendale in cloud. Grazie ai suoi servizi, l’azienda è riuscita ad avere un sistema di comunicazione integrato, facile da gestire e in grado di adattarsi alle sue esigenze in tempo reale. Ma non solo: C.IA.C. ha avuto accesso a una serie di servizi e soluzioni tecnologiche all'avanguardia, che hanno permesso di migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare i processi interni e di offrire ai propri clienti un servizio sempre più personalizzato e di alta qualità.

Oggi, C.IA.C. è diventata un'azienda dinamica, innovativa e in grado di competere sul mercato grazie alla sua capacità di adeguarsi ai cambiamenti e di sfruttare al meglio le opportunità offerte dalla tecnologia. E tutto questo è stato possibile grazie al lavoro fatto insieme a NFON Italia e Gruppo Digito, Partner Platinum di NFON. Ma entriamo nel dettaglio per comprendere le motivazioni della scelta e i risultati raggiunti.

Cliente: C.IA.C per la formazione professionale

C.IA.C è l'acronimo di Consorzio InterAziendale Canavesano per la formazione professionale, una società consortile che si trova a Torino. Questa organizzazione progetta e fornisce servizi di educazione, istruzione e di avviamento al lavoro e collabora con agenzie formative e altri attori pubblici e privati in progetti locali, regionali, nazionali e internazionali. L’azienda è composta da tre business unit con target specifici: corsi professionali (scuola e famiglie), formazione e consulenza (imprese) e ricerca, selezione e formazione del personale (mondo del lavoro).

La società ha inoltre 5 sedi operative: una a Valperga (sede legale), una a Rivarolo (sede di uffici amministrativi e corsi), due a Ivrea e una a Ciriè (sedi di corsi). In tutte le sedi erano installati centralini IP vecchio modello con 101 telefoni da scrivania. Tuttavia, la comunicazione, in particolare la telefonia, è un elemento cruciale per C.IA.C. per relazionarsi quotidianamente con i diversi interlocutori: da utenti privati, studenti e famiglie, a imprenditori, imprese, enti e associazioni consortili.

L’efficienza dell’azienda si basa proprio sui rapporti che è riuscita a stringere con enti locali, università, aziende, associazioni di categoria e parti sociali, per fornire risposte concrete e puntuali alle esigenze formative del mercato del lavoro.

WORK IN PROGRESS (3)

Dottoressa Cristina Ghiringhello, Direzione Generale di C.IA.C

La sfida di C.IA.C e gli obiettivi

Nel 2021, l'azienda ha avviato un piano di espansione dell'organico al fine di supportare la crescita continua dell’azienda. Tuttavia, durante il processo di ampliamento, è emerso che il centralino fisico in uso non era più adatto a supportare i cambiamenti. Il centralino tradizionale infatti ha comportato una serie di problemi e complicazioni che hanno richiesto una considerevole quantità di tempo e di risorse per l’azienda, rallentando lo sviluppo.

In particolare, ogni volta che si attivava un nuovo interno o una nuova numerazione, era necessario programmare manualmente ogni telefono e richiedere l'intervento di tecnici per effettuare operazioni di manutenzione e cablaggio. Questo processo era estremamente dispendioso per l'azienda. Non solo, la progressiva difficoltà nel reperire hardware compatibile con la tecnologia obsoleta ha ulteriormente complicato le attività di manutenzione.

L’azienda inoltre è in costante crescita. Ha assunto recentemente 12 nuove risorse, ed è quindi necessario, come ancora lo sarà nel prossimo futuro, attivare nuovi interni senza difficoltà. Per questo motivo C.IA.C ha deciso di intraprendere un percorso di trasformazione digitale per semplificare le comunicazioni.

La digitalizzazione dei sistemi di comunicazione diventa quindi un elemento cruciale per l’efficienza e la produttività dell’azienda. Assume un'importanza strategica una gestione unica e centralizzata dei sistemi di comunicazione di più sedi da parte del dipartimento IT, semplificando notevolmente il processo di gestione e riducendo il tempo e le risorse necessarie per attivare nuovi interni.

Infine, la digitalizzazione dei sistemi di comunicazione consentirà all’azienda di rimanere al passo con le nuove tecnologie e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.

La soluzione: centralino virtuale in cloud “Cloudya”

Dopo aver migliorato la connettività con un investimento in banda larga, l'azienda ha valutato diverse soluzioni di telefonia in cloud e alla fine ha scelto di affidarsi a Cloudya, la soluzione di NFON per la comunicazione aziendale in cloud.

Cloudya è una soluzione di telefonia aziendale avanzata e completa. Non si tratta più solo di un semplice centralino cloud PBX, ma di un sistema di comunicazione unificata che consente di associare le chiamate vocali a funzioni video, condivisione dello schermo, organizzazione di riunioni e molto altro. Ciò significa che l'impresa può gestire in modo integrato le applicazioni di telefonia, comunicazione e collaborazione, attraverso una sola piattaforma.

Lo strumento consente una gestione efficace delle comunicazioni, l'integrazione mobile e il miglioramento delle relazioni tra dipendenti e addetti in ufficio grazie alla possibilità di effettuare chiamate interne gratuitamente, offrendo la massima apertura e flessibilità possibile. Il sistema è disponibile per smartphone, tablet, PC e telefoni fissi, consentendo di lavorare indistintamente dalla propria scrivania, da casa e in mobilità.

Se da un lato garantisce le funzionalità complete di un PBX, come segreterie telefoniche, instradamento delle chiamate, IVR e gestione degli orari di disponibilità, dall'altro Cloudya offre le funzioni più moderne di comunicazione, come la possibilità di sincronizzazione con le rubriche di Outlook, Google e Apple. Inoltre, NFON offre una suite completa di soluzioni per ogni esigenza aziendale, come l'integrazione nativa con oltre 200 piattaforme CRM, grazie a CRM Connect. Cloudya è, infine, una soluzione software che non richiede un hardware dedicato o l'installazione su un server locale o lo sviluppo di API.

NFON ha recentemente arricchito il suo centralino virtuale con molteplici funzionalità innovative che lo rendono affidabile ed ideale per il lavoro da remoto. Tra le novità, c'è Meet&Share, che consente di attivare la funzionalità video anche durante una chiamata in corso ovunque ci si trovi, sia da desktop che da mobile. Ciò include la possibilità di avviare videochiamate interattive, partecipare a riunioni tramite link, condividere lo schermo in modo sicuro e commentare in tempo reale. Questo servizio è gratuito e già integrato.

Inoltre, per chi desidera programmare le riunioni in anticipo, anche tramite outlook, e alzare il limite di partecipanti fino a 25, c'è l'opzione Meet&Share Plus, che può essere attivata in qualsiasi momento. Non ultimo, Cloudya consente di ridurre i costi rispetto ai sistemi tradizionali e di rendere più efficienti i flussi aziendali.

Risultati raggiunti e obiettivi futuri

Il personale di C.IA.C., che conta oggi su 105 dipendenti e circa 200 collaboratori esterni, ha riscontrato un notevole impatto positivo in termini di business, grazie alla nuova soluzione telefonica implementata. I risultati raggiunti hanno consentito:

una maggior disponibilità e reperibilità costante da parte di tutti gli interlocutori, grazie all’uso di strumenti più smart che permettono di gestire centinaia di chiamate al giorno con una soluzione di telefonia stabile ed efficiente;
una notevole riduzione degli episodi di down time dovute a interruzioni di servizio che erano causate da malfunzionamenti dei sistemi in uso, aggiornamento dei centralini e manutenzioni;
una semplificazione della gestione amministrativa e contabile grazie a un sistema che abilita l'aggiunta di nuove licenze con facilità immediata, senza intoppi e complicazioni, e scalabile anche dal punto di vista dei costi;
una più facile attivazione dello smart working e del telelavoro, in autonomia e con semplicità, grazie alla raggiungibilità e flessibilità offerta dal centralino virtuale;
una comunicazione aziendale più efficace: grazie al cloud l’azienda ha semplificato velocemente la gestione complessiva della telefonia e delle comunicazioni unificando le sedi di Valperga, Rivarolo, Ivrea e Ciriè;
una riduzione dei costi hardware della telefonia, non dovendo più equipaggiare i dipendenti di dispositivi aggiuntivi.

Il processo di digitalizzazione intrapreso da C.IA.C è appena all'inizio. L’azienda ha infatti deciso di proseguire in un percorso di progressiva e costante trasformazione digitale. Attualmente la società sta usando Cloudya solo per le sue funzionalità base, ma ha intenzione di integrare nuove funzioni in futuro, come la possibilità di integrare il proprio CRM.

Perchè scegliere proprio il centralino telefonico in cloud di NFON?

Posta di fronte alla necessità di dismettere il centralino telefonico tradizionale ormai obsoleto, la società si è rivolta al partner tecnologico di fiducia Gruppo Digito di Torino per individuare la soluzione di telefonia in grado di rispondere alle esigenze aziendali.

Il cliente ha apprezzato i seguenti punti di forza della soluzione proposta da NFON:

Migrazione senza interruzione dell’attività: la migrazione al nuovo sistema è avvenuta in modo rapido e senza interruzioni di servizio, per tutti.
Unico interlocutore: la soluzione del centralino in cloud evita fastidiose complicazioni tra cui l’aver a che fare con due interlocutori diversi per l’hardware (il centralino fisico) e i servizi di linea.
Semplicità d’uso: il cliente ha apprezzato fin da subito l’estrema semplicità di utilizzo e di implementazione. Anche i più scettici e i meno avvezzi alle nuove tecnologie hanno apprezzato immediatamente l’interfaccia.
Scalabilità: scalabilità dell’attivazione di nuove licenze e di distribuzione all’interno delle sedi. Ogni volta che occorre aggiungere una numerazione, non è necessario attivare diritti amministrativi e i nuovi utenti possono iniziare a utilizzare Cloudya fin da subito in autonomia, scaricando l’app per smartphone o PC o accedendo semplicemente dal proprio browser senza bisogno di intervento tecnico.
Scalabilità dei costi: grazie alla soluzione cloud, è possibile aggiungere e attivare con estrema facilità, in pochi minuti, le nuove numerazioni e gestire il lato amministrativo e contabile contestualmente.
Garanzia di sicurezza delle comunicazioni: fattore imprescindibile poiché C.IA.C. tratta dati sensibili per lo svolgimento del proprio business.
Reperibilità e supporto allo smart working ed al lavoro in mobilità: il centralino telefonico in cloud di NFON ha facilitato e reso più fluido il progressivo passaggio al remote working e al lavoro in mobilità. Si è dimostrato lo strumento perfetto per le comunicazioni a distanza.
Convenienza economica: non ultimo, con Cloudya si elimina il costo hardware necessario al sistema telefonico, poiché il sistema di comunicazione arriva direttamente da internet. Si azzerano, inoltre, i costi di manutenzione e contratti a lungo termine.

Concludiamo con le parole della Dottoressa Cristina Ghiringhello, Direzione Generale di C.IA.C, che racconta la sua esperienza. “È proprio il cambio di paradigma nel considerare il telefono non più come device ma come servizio che ci ha consentito di scegliere il centralino in cloud. Se prima il fulcro della comunicazione era l’oggetto, oggi il telefono è diventato un servizio, grazie al quale possiamo comunicare e connetterci in modo diverso, migliorare il modo di lavorare e quindi la nostra stessa offerta di servizi al nostro target.

Abbiamo definito con chiarezza 4 valori su cui basiamo tutta la nostra attività: entusiasmo, apertura, leadership e ambizione. Amiamo supportare i nostri interlocutori aiutandoli ad ambire costantemente alla crescita personale, a spingersi oltre, a mettersi in gioco con l’obiettivo di ottenere sempre qualcosa di più. La trasformazione digitale che abbiamo avviato e stiamo portando avanti insieme a Gruppo Digito ed NFON rispecchia esattamente questo nostro modo di pensare”.

Questa è solo una delle tante storie di successo che dimostrano come la trasformazione digitale fa la differenza per le aziende che vogliono crescere e innovarsi. Siamo felici di condividere questa esperienza emozionante e di invitarti a scoprire tutti i modi in cui potrai trasformare e rivoluzionare la tua azienda grazie alle soluzioni NFON. Contattaci subito per una consulenza gratuita!