Come fa il centralino virtuale ad aiutare nella unified communication & collaboration? Gestendo molteplici linee telefoniche in modo semplice e immediato e, in generale, ottimizzando le possibilità di comunicazione con i propri collaboratori, e tra di loro, sia all'interno dell'ufficio sia all'esterno. Questo sistema di gestione della rete telefonica, invece di risiedere in un dispositivo hardware all'interno dell'azienda, è installato in un server remoto oppure in cloud e compie il proprio lavoro mediante rete Lan – local area network e Internet. Utilizzare il Web vuole dire che non è più necessario essere presenti in ufficio per rispondere al telefono sulla scrivania: cellulari, pc o qualsiasi altro dispositivo IT con accesso a una rete permettono infatti di essere sempre reperibili, e non solo. Mediante questi device è possibile fruire di servizi che vanno oltre alla voce, basti pensare alla video conferenza, ma anche alle funzionalità di instanst messaging, chat e così via.
Unified communication & collaboration, di che si tratta?
Con il concetto di Unified communication & collaboration si intende un insieme di tecnologie di comunicazione che possono rispondere a più esigenze oltre alla telefonia: dalla gestione degli account di posta elettronica alle piattaforme di file sharing. Si tratta quindi di strumenti che hanno il compito di agevolare una collaborazione immediata, che non si limitano a garantire ricezione e invio di chiamate ovunque ci si trovi, ma che rendono possibile la condivisione del proprio desktop, dei file, per aprire spazi di lavoro virtuali in cui interagire, svolgere attività sui medesimi documenti come se si stesse lavorando fianco a fianco. È così evidente come il centralino virtuale sia protagonista e parte integrante dei sistemi di comunicazione e collaborazione evoluti, rappresentando l'interfaccia Web mediante la quale accedere alle funzionalità che si decide di utilizzare.
Centralini innovativi per la Unified communication & collaboration
Questi centralini sono in pratica software centralizzati progettati per svolgere molteplici funzioni e fornirle a più sedi così come in mobilità. Le funzionalità aumentano se questi stessi software sono integrati con le applicazioni CRM – Customer relationship management (ossia gli applicativi che supportano l'organizzazione nella gestione della relazione con il cliente), effetto di tale integrazione può essere per esempio la possibilità di telefonare ai propri contatti con un clic da personal computer. Il tutto al fine di accrescere e semplificare l'attività e quindi aumentare la produttività dell'organizzazione nel suo complesso.
Così facendo si punta a rendere l'organizzazione non solo più efficiente ma anche flessibile: in un'epoca dove si vanno diffondendo nuovi modelli organizzativi aziendali all'insegna di mobility e smart working il concetto di Unified communication & collaboration diventa infatti fondamentale e il centralino evoluto ne è parte integrante.
I vantaggi della unified communication & collaboration
Migliorare la collaborazione all'interno dell'azienda e, potenzialmente, con partner e fornitori esterni all'organizzazione, significa ottimizzare i flussi di lavoro. Più nello specifico, le aziende che usano sistemi di comunicazioni unificati possono accelerare i tempi di risposta al cliente (ciascun dipendente o venditore può infatti recuperare velocemente le informazioni che gli servono), possono promuovere il lavoro di squadra senza rallentare l'attività del singolo.
Al contrario, avere a disposizione strumenti di collaboration evoluti contribuisce a fidelizzare i propri dipendenti e collaboratori. Per esempio, ciascuno di loro, in base alle proprie competenze specifiche, può infatti essere coinvolto in progetti (partecipando a gruppi di lavoro in modo semplice, senza necessità di trasferte e così via) che valorizzino la sua professionalità collaborando con altri specialisti in un determinato ambito. Questi sistemi, tra l'altro, possono anche essere utilizzati per fare formazione, con grossi risparmi in termini di costi per gli spostamenti ma con uguale efficacia considerando le molteplici modalità di interazione che i sistemi di collaboration offrono.
Non bisogna poi trascurare il fatto che l'adottare tool di collaboration contribuisce a costruire una immagine innovativa dell'azienda. E, naturalmente tali strumenti, come accennato, abilitano modelli di smart working sicuramente apprezzati in quanto vanno incontro alle necessità personali senza penalizzare l'attività, anzi promuovendola, innalzando così i livelli di produttività.
