Quali funzioni ha un centralino virtuale? Quali sono i criteri da adottare per compiere le proprie valutazioni e prendere una decisione di acquisto consapevole? Il centralino virtuale può apportare tanti vantaggi all'azienda, ma i dispositivi sul mercato non sono tutti uguali e non è detto che offrano i medesimi servizi.
In linea generale, il sistema di telefonia aziendale, per risultare efficace e davvero in grado di rispondere alle esigenze di velocità che caratterizzano il business odierno, deve essere semplice da usare, flessibile, affidabile e promuovere connessione sempre e ovunque anche ai collaboratori che operano in mobilità. Ma come scegliere quello perfetto per te?
La prima decisione da prendere è sicuramente se optare per un sistema tradizionale o scegliere un servizio in cloud che si basa sulla possibilità di utilizzare le linee internet invece di utilizzare reti analogiche e digitali; in pratica, così facendo, la voce viene trasportata mediante pacchetti dati attraverso il Web. I motivi per cui preferire questa seconda opportunità sono quelli riconducibili ai vantaggi del paradigma della nuvola più in generale. Con il cloud è infatti possibile utilizzare hardware e software come servizi, senza dover cioè impegnare capitali in macchine o licenze, pagando solo l'effettivo uso delle risorse, ecc. In riferimento alla telefonia, ciò significa non dover comperare, o eliminare, il centralino (e quindi farne gestione e manutenzione), poter pagare un canone periodico all'insegna del concetto del pay per use del traffico e delle linee, che, tra l'altro, risponde alle necessità di flessibilità dettate per esempio dal dovere incrementare (anche solo per un periodo) i numeri attivi oppure spostare alcune conversazioni su mobile e così via. Un sistema in cloud permette di configurare in modo semplice i servizi che si vogliono utilizzare (dalla video conferenza in poi), se si desidera in completa autonomia, oppure facendo riferimento al service provider.
Una volta presa la decisione in questo senso bisogna valutare una serie di fattori per usufruire del servizio più adeguato alle proprie esigenze.
Centralino virtuale, ecco quali fattori considerare
Sul mercato esistono tantissime proposte di servizi VoIP - Voice over IP, e più nello specifico di centralini virtuali; in generale è importante, naturalmente, prestare attenzione alle tariffe dei servizi ponendo particolare impegno nel declinare l'offerta (e quindi i costi relativi) in base alle reali necessità del proprio business. Una volta deciso il tutto è importante leggere i termini e le condizioni del fornitore e nel caso stilare dei service level agreement che mettano al riparo da interruzioni di servizio oltre una certa soglia temporale. Vanno inoltre vagliati quali possono essere i servizi aggiuntivi in modo da avere una situazione chiara di tutta il portafoglio (cercando di capire, se possibile, la sua eventuale evoluzione nel breve periodo). Ma entriamo più nel dettaglio delle principali variabili da considerare.
Completezza e scalabilità del centralino virtuale
Il sistema deve essere professionale ma semplice da configurare e gestire grazie a funzionalità plug & play e interfacce intuitive, allo stesso tempo, ci si deve aspettare che garantisca completezza e scalabilità in base alle esigenze.
Competenza e affidabilità del service provider
Bisogna informarsi sul fatto che egli possa contare su infrastrutture geo-ridondanti, ovvero che si basano su server e data center dislocati sul territorio, assicurare che siano dotate di caratteristiche di antimanomissione e offrire connessione multipla. Il fornitore deve, inoltre ove necessario e richiesto, spiegare tutti i dettagli tecnici restando a disposizione nel caso siano necessari interventi, si vogliano sviluppare soluzioni ad hoc e così via.
Strumenti di collaboration nel centralino virtuale
Nel servizio offerto dai centralini virtuali possono essere messi a disposizione tool che promuovono la collaborazione (per esempio per facilitare la gestione di attività svolte da più persone che fanno capo a uno specifico progetto) e quindi aumentano la produttività.
Sicurezza e adeguamento alla normativa
Vi sono certificazioni e regolamenti che delineano le prerogative di sicurezza di questi servizi, è necessario quindi chiedere quali siano le caratteristiche del servizio cui ci si sta interessando. È importante, d'altra parte, ricordare che i centralini devono essere compliant anche alla normativa europea GDPR in quanto trattano dati sensibili di clienti e fornitori. È sufficiente a tal proposito verificare che sia possibile fruire di moduli di configurazione Privacy che permettano di impostare i requisiti di sicurezza che si vogliano adottare.
