Una gestione della telefonia aziendale in cloud permette di offrire un unico numero telefonico a cui essere raggiunti sia in ufficio sia via mobile, una sola casella di posta e una rubrica aziendale comune a tutti i propri collaboratori. Significa mettere gli utenti di un’intera azienda nelle condizioni di fare smart working in maniera efficace, con il minimo dispendio di energie da parte della divisione IT.
La telefonia aziendale in cloud a supporto di nuovi modelli organizzativi
Più nello specifico, disporre dei propri strumenti di lavoro sempre e ovunque, concretamente si traduce nell'essere produttivi tanto in ufficio quanto al di fuori dell'azienda. Questo va molto oltre il concetto di smart working inteso come telelavoro, infatti abilita nuovi modelli organizzativi nel contesto, per esempio, di imprese di grandi dimensioni che operano su vasti territori e hanno bisogno di far collaborare persone con competenze diverse, ma che vivono in aree geografiche lontane tra loro.
Avere l'opportunità di condividere documenti e informazioni in tempo reale, di mettersi facilmente in collegamento utilizzando servizi telefonici professionali in cloud, genera una serie di vantaggi a partire dalla riduzione del numero di trasferte e sprechi di tempo, che si ripercuotono positivamente sulla produttività.
Questa è l'essenza del concetto di sistema di Unified communication (ossia l'integrazione di servizi real time di comunicazione per poter impostare modi di lavorare più smart, collaborativi e sicuri, e la possibilità di far convergere la comunicazione sull'individuo dovunque si trovi), di cui la telefonia aziendale in cloud ne diventa parte integrante.
Il fenomeno della mobilità, alcuni dati
La mobilità è uno dei fenomeni principali che caratterizza il panorama business oggi. Secondo dati resi noti durante il recente BeConnectedDay (la manifestazione organizzata da UCUG, lo Unified Communications Users Group nato 3 anni fa), entro l'anno prossimo il 72% dei dipendenti lavorerà parzialmente da remoto, così come più del 50% delle riunioni avrà almeno un partecipante connesso da un altro luogo, e un terzo addirittura sarà completamente virtuale.
Del resto, è l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano a ricordarci che il 58% delle aziende medio grandi ha già introdotte iniziative concrete su questo fronte, e che nel 2018 in Italia si contavano 480mila smart worker con un aumento del 20% rispetto all'anno precedente.
Telefonia aziendale in cloud: come dev’essere il centralino?
Per rispondere a ogni esigenza di comunicazione aziendale, prima di tutto il centralino in cloud deve offrire massima facilità di connessione agli apparecchi telefonici tradizionali più diffusi, così come a pc e smartphone. Tutto questo deve avvenire in modo semplice e immediato senza problemi di installazione e configurazione. Il concetto stesso di cloud implica infatti la semplicità del plug and play.
Il fornitore di servizi di telefonia aziendale in cloud deve inoltre garantire aggiornamenti (gratuiti) e continuativi nel tempo, in modo da poter sempre fruire della tecnologia allo stato dell'arte.
L’affidabilità del fornitore dev’essere garantita dalla propria infrastruttura tecnologica: l'ideale è un’architettura i cui data center sono geo-ridondanti in modo da assicurare continuità di servizio, ma anche elevata sicurezza dei dati (il che presuppone anche la conformità al GDPR – General data protection regulation), grazie alla possibilità di crittografare le comunicazioni.
Non bisogna tra l'altro dimenticare che i centralini classici, in caso di problemi e interruzioni di servizio, devono essere gestiti per lo più all'interno dell'ufficio IT o, peggio, da fornitori esterni non
sempre disponibili in tempo reale. Invece, se ci si affida a un service provider, come accade per tutti i servizi in cloud, è il fornitore a occuparsi di intervenire tempestivamente da remoto per risolvere eventuali malfunzionamenti in modo che gli utenti non restino inattivi.
Per poter abilitare nuovi modelli organizzativi e di svolgimento dei processi, il sistema in cloud deve essere integrabile, oltre che con i sistemi di gestione della posta elettronica e di messaggistica, con gli applicativi aziendali quali il CRM, in modo da rappresentare un unico punto di contatto tra l'utente e il resto dell'azienda, così come con i partner, i fornitori e i clienti.
