¿Qué necesitaba la agencia?
¿Qué consiguió?
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Terminales telefónicos más modernos con un uso más sencillo y nuevas funcionalidades de teleconferencia y videoconferencia.
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Control más visual del registro de llamadas, ahorro y mayor transparencia en los costes de las comunicaciones.
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Posibilidad de configurar internamente las extensiones para nuevos empleados o visitantes sin depender de un proveedor externo.
La primera agencia de medios independiente española moderniza y abarata sus comunicaciones con la telefonía en la nube
En las oficinas de Equmedia en Madrid trabajan actualmente cerca de 72 empleados en plantilla, para quienes unas comunicaciones de calidad resultan absolutamente esenciales a la hora de hacer su trabajo. “Por nuestro trabajo, nos comunicamos constantemente con clientes, medios y colaboradores de todo el mundo, tanto por teléfono como por videoconferencia. Trabajamos en un sector muy exigente y las comunicaciones no pueden fallar, porque en ese caso se paraliza toda nuestra actividad”, explica Paz Grande, directora de planificación táctica y compra de Equmedia.
Aunque la actividad de Equmedia está estrechamente relacionada con las nuevas tecnologías y los medios digitales (desde la analítica web a la gestión de campañas de marketing digital y redes sociales), su infraestructura de comunicaciones se había quedado anticuada. Contaban con una centralita telefónica obsoleta, con funciones limitadas y elevadas facturas debido al uso intensivo del teléfono y las llamadas internacionales que hacen sus empleados. Era el momento de ponerse al día.
Una solución que cumple todos los requisitos e inspira confianza
- Reducir el coste mensual de las comunicaciones.
- Incorporar nuevas funcionalidades de comunicación y colaboración.
- Poder gestionar la solución internamente, por ejemplo para habilitar nuevas extensiones.
- Tener una mayor transparencia en el control del coste de las comunicaciones.
- Garantizar la fiabilidad y disponibilidad de las comunicaciones en todo momento.
Cuando oyeron hablar del sistema de telefonía en la nube de NFON, en Equmedia se dieron cuenta de que era justo lo que necesitaban para modernizar su infraestructura de comunicaciones. “La propuesta de NFON nos gustó tanto que prácticamente no valoramos otras opciones. Su solución en la nube nos transmitió confianza desde el primer momento”, recuerda Paz Grande. La centralita existente ya no satisfacía las necesidades de la empresa, por lo que en Equmedia no tardaron demasiado en tomar la decisión y en abril de 2018 instalaron el sistema de telefonía en la nube de NFON en sus oficinas.
La implementación realizada por Equmedia consiste en una centralita telefónica PBX avanzada alojada en la nube en la que actualmente están habilitadas un total de 78 extensiones para el personal. También se han implementado soluciones de comunicaciones y colaboración como el eFax (envío y recepción de fax desde el ordenador) y la aplicación de videoconferencia Skype for business.Un salto gigante en la comunicación corporativa
Un año después, la satisfacción con la nueva solución es generalizada. Entre los aspectos que más agradan a los usuarios figuran la posibilidad de disfrutar de terminales telefónicos más modernos con nuevas funcionalidades; características prácticas como las conferencias telefónicas o la extensión web que permite gestionar la línea desde el ordenador; y la simplicidad de la solución. “Nuestros usuarios valoran especialmente la facilidad de uso de la solución y el soporte al cliente que ofrece NFON siempre que surge alguna duda o si se produce alguna incidencia puntual”, explica Paz Grande.
“Trabajamos en un sector muy exigente y las comunicaciones no pueden fallar, porque en ese caso se paraliza toda nuestra actividad”
En Equmedia están especialmente encantados con la posibilidad de configurar ellos mismos nuevas extensiones de inmediato, por ejemplo cuando se incorpora un nuevo empleado. Esto ha permitido dejar de depender de un proveedor externo como ocurría anteriormente, lo que hacía que el proceso para activar o modificar una extensión telefónica llegara a prolongarse varias horas e incluso días.
Desde el punto de vista de los costes, desde el primer momento el nuevo sistema de telefonía en la nube ha supuesto un ahorro mensual en comparación con la centralita anterior. En la actualidad, los equipos de Equmedia están en renting. Una vez finalice el renting, el ahorro obtenido será aún mayor. Desde el área de administración, también valoran el control transparente del registro de llamadas que permite la solución de NFON, porque facilita asignar los costes al departamento correspondiente.
A pesar de la satisfacción generalizada con el sistema de telefonía en la nube de NFON, desde Equmedia reconocen que tienen pendiente la implementación de varias funcionalidades: “Como usuarios pensamos que es un buen servicio, pero somos conscientes de que la solución de NFON ofrece una gama más amplia de funciones que todavía no estamos utilizando, sobre todo por falta de tiempo. Estamos seguros de que le podemos sacar más provecho que ahora”, concluye Paz Grande.
