En ocasiones como los periodos de vacaciones u otras ausencias debes indicar a tus contactos que no te encontrarán en la oficina. ¿Pero cómo hacerlo adecuadamente? El mejor modo es configurar mensajes para el contestador en vacaciones.
Estas simples pero efectivas notas de voz mejorarán el servicio de teléfono de tu organización. ¿Quieres saber más acerca de los mensajes para el contestador en vacaciones? Los analizamos bajo estas líneas.
Los beneficios de configurar mensajes para el contestador en vacaciones
Un servicio de mensajería automática alojado en la nube te permite beneficiarte de las múltiples ventajas de configurar mensajes para el contestador en vacaciones. ¿Cuáles son dichas ventajas? Entre otras, las que listamos a continuación:
- Ayudan a profundizar en las relaciones con aquellos que requieren tus servicios, puesto que les mantienes informados incluso cuando no estás disponible. No importa que los mensajes sean automatizados, ya que fomentarás la idea de que nunca descuidas al cliente.
- Las personas que te contactan siempre sabrán cuándo reanudarás la actividad si añades estos datos a los mensajes para el contestador en vacaciones.
- Generarás más tráfico orgánico a tu sitio web corporativo. Este sistema reenviará a los contactos directamente a la web de la empresa si requieren ayuda inmediata. O bien los pondrá en contacto con otros compañeros que se encuentren activos.
- Reducción de cargas, ya que no se requiere que otra persona explique dónde te encuentras. Algunos compañeros de trabajo puede que estén asumiendo algunas de tus tareas, y eliminar esto supone una mejora en la productividad para la empresa.
- No es necesario hacer configuraciones adicionales mientras no estés en tu oficina. Los mensajes para tu contestador en vacaciones pueden estar activos todo el tiempo que te encuentres fuera.
Los 5 mejores mensajes para el contestador en vacaciones
Los mensajes para el contestador en vacaciones representan una de las tendencias de la telefonía VoIP que marcan el futuro, pues apoyan el uso de las comunicaciones, la tecnología, el almacenamiento flexible en la nube y la inteligencia artificial. Además, te van a servir para potenciar tu imagen de marca y fidelizar a tus clientes a través de un trato cuidado. En todos los ejemplos que verás a continuación se utiliza un tono informal, que se puede adaptar a cualquier tipo de tono en función de las necesidades de la empresa.
1. Mensaje básico para el contestador en vacaciones
Se recomienda para empresas pequeñas o de un solo empleado. A continuación encontrarás dos tipos: uno para toda la organización y otro para un solo empleado.
- Gracias por ponerte en contacto con nosotros. En estos momentos no podemos atender tu llamada, ya que estamos en período de vacaciones de verano. Nuestra actividad se reanudará el día (especifica fecha). Gracias por tu llamada.
- Hola. En estos momentos me encuentro fuera de la oficina. Para cualquier necesidad, puedes contactar con (nombre de compañero) a través de (dirección de correo o número de teléfono), que te ayudará en lo que necesites. Gracias por tu llamada.
2. Mensaje con información significativa
Otra opción es la de configurar mensajes que contengan información relevante, como detalles sobre la duración del periodo vacacional. Se recomienda para empresas con una demanda considerable de tus servicios o para personal específico. Estos son algunos ejemplos:
- Muchas gracias por ponerte en contacto con nosotros. No nos encontramos en la oficina desde (día de inicio de vacaciones) hasta (día del final de vacaciones). Puedes escribirnos un correo electrónico a (dirección de contacto) y te contestaremos a nuestra vuelta con la mayor rapidez. Muchas gracias por tu llamada.
- Muchas gracias por contactar conmigo. No estaré en la oficina desde (día de inicio de vacaciones) hasta (día del final de vacaciones). Puedes llamar o escribir a mi compañero (nombre del empleado correspondiente) o llamarle (correo electrónico y número de teléfono), que estará encantado de ayudarte. Muchas gracias por tu llamada.
3. Mensaje con recursos compartidos
Si necesitas que tu mensaje abarque una información más amplia y no solo se limite a informar de tu ausencia, puedes acompañarlo con información o recursos relevantes, como la dirección de la página web, un correo electrónico o el perfil en redes sociales. Por ejemplo, el siguiente.
- Gracias por contactar con (nombre de la empresa; mensaje a título personal del empleado). En este momento estamos de vacaciones y no podemos atenderte. Regresaremos el día (fecha). Quizá puedas encontrar la ayuda que necesitas en nuestra web en el apartado de preguntas frecuentes. Si no es así, escríbenos (informar del correo electrónico) y te responderemos cuanto antes a nuestro regreso. Muchas gracias por tu llamada.
4. Mensaje directo
Un mensaje con información precisa y muy corto en su enunciado. También puede servir para una empresa entera. Como ejemplo te citamos el siguiente:
- ¡Hola! Hemos desviado todos los mensajes entrantes que recibamos durante el período de vacaciones. Si necesitas una respuesta rápida, por favor, reenvíalo a partir del (fecha de retorno de actividades) y te contestaremos lo antes posible. Gracias.
5. Mensaje para redirección de funciones
Por último, se pueden configurar mensajes para establecer quienes cumplirán las funciones de aquellos que se encuentran fuera de la oficina por vacaciones o por cualquier otro motivo.
- Gracias por tu mensaje. En este momento me encuentro fuera de la oficina y regresaré el día (fecha). Si te interesa conocer las opciones (cualquier información relacionada con la empresa) puedes consultar nuestra página web. En mi ausencia, puedes contactar con (nombre de colega) a través de (correo o número de teléfono/extensión). Muchas gracias.
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