¿Qué necesitaba el hotel?
El hotel Palacio Can Marqués buscaba una solución para gestionar sus comunicaciones que optimizara el servicio a los huéspedes y la operativa interna de sus empleados. Con el sistema de telefonía en la nube de NFON y la solución Nhospitality, consiguió la simplicidad, flexibilidad e innovación deseadas.
¿Qué consiguió?
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Facilidad para dar de alta y baja las extensiones de las habitaciones y de sus empleados sin requerir asistencia externa.
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Gestión y uso eficientes de los recursos a un menor coste e integración con el sistema de gestión PMS existente.
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Incorporación de nuevas funcionalidades como el desvío de llamadas a móviles y a tablets de los huéspedes o el envío de estado de la habitación.
Un hotel palacio del siglo XVIII incorpora la tecnología más moderna de telefonía en la nube
Inaugurado en 2018, Palacio Can Marqués está considerado uno de los hoteles boutique de 5 estrellas más exclusivos de las Islas Baleares. Ubicado en el casco antiguo de Palma de Mallorca, junto al mar, el hotel ocupa un palacio del siglo XVIII cuidadosamente remodelado. Esta mansión mallorquina de estilo barroco se ha convertido en un establecimiento de gran lujo con 13 suites únicas, que atrae a los clientes con una propuesta irresistible: ¿por qué alojarse en un hotel, pudiendo alojarse en un palacio?
Todo en el hotel Palacio Can Marqués está cuidado hasta el mínimo detalle: desde las suntuosas suites hasta la terraza con espectaculares vistas, el frondoso jardín o el moderno gimnasio. Un equipo de 28 profesionales se encarga de que la experiencia de los huéspedes resulte inolvidable. Los responsables del establecimiento presumen de hacer sentir a sus clientes como en casa y esto incluye un uso inteligente pero discreto de la tecnología, perfectamente integrada en el interiorismo de este espacio.
“Ahora es más sencillo gestionar el servicio de atención a nuestros clientes, ya que podemos responder a los requerimientos de nuestros huéspedes desde cualquier punto del hotel".
Aunque apenas sean visibles, las comunicaciones juegan un papel fundamental para la operativa diaria del hotel y para el bienestar y la tranquilidad de los huéspedes. Teniendo esto en mente, en el hotel Palacio Can Marqués quisieron ir más allá de la telefonía convencional para implementar un sistema de telefonía en la nube que hiciera la vida más fácil a su personal y también a sus clientes.
Un sistema de comunicaciones de cinco estrellas
A la hora de dotarse de una solución de comunicaciones a la altura de sus expectativas, los responsables del hotel Palacio Can Marqués tenían muy presentes sus prioridades de negocio:
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Disfrutar de la máxima facilidad y autonomía en la gestión de la solución.
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Conseguir una perfecta integración con el software PMS ya existente.
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Lograr un uso más eficiente de los recursos internos con menos coste.
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Proporcionar funciones avanzadas a sus empleados y huéspedes.
Según explica Isabel Gallego, Directora de Operaciones y Marketing del hotel Palacio Can Marqués: “Principalmente, queríamos encontrar una solución de comunicaciones que funcionara, que fuera útil y que no diera complicaciones. El día a día de un hotel como el nuestro es dinámico y complejo, nuestros huéspedes centran la mayor parte de nuestra atención y no podemos perder tiempo con los entresijos técnicos. Al mismo tiempo, la solución elegida debía estar a la altura de las exigentes expectativas que tienen los clientes respecto a todo lo que ofrece nuestro establecimiento”.
Debido a su experiencia en otros establecimientos hoteleros, la actual dirección del hotel Palacio Can Marqués ya conocía las limitaciones y complejidades propias de las centralitas PBX convencionales. La idea de dedicar un espacio específico en las sofisticadas instalaciones del hotel para albergar una centralita convencional, con su correspondiente cableado, tampoco resultaba aceptable. En el hotel Palacio Can Marqués querían otro enfoque, de modo que expusieron sus necesidades a su proveedor tecnológico. Este propuso una solución que incluía dos elementos: el sistema de telefonía en la nube de NFON; y el servicio Nhospitatlity, una solución específica de NFON para el sector hotelero.
Tras analizar las características y beneficios de la propuesta, la gerencia del hotel Palacio Can Marqués dio el visto bueno a la implementación de ambas soluciones, que fue gestionada íntegramente por el proveedor tecnológico. La instalación del sistema de telefonía en la nube de NFON se realizó en la fase previa a la apertura al público del hotel y vino acompañada de la implementación del servicio Nhospitality, perfectamente integrado con el sistema de gestión integral para hoteles (PMS) que ya se había seleccionado e implementado previamente en el establecimiento.
Beneficios de la solución de telefonía en la nube
La puesta en marcha del sistema de telefonía en la nube de NFON fue muy rápida y la gestionó íntegramente el proveedor tecnológico que había propuesto la solución. Al no requerirse cableado telefónico convencional y poder aprovechar el cableado de red existente, el proceso fue sumamente rápido. La integración con el sistema PMS existente en el hotel Palacio Can Marqués tampoco supuso ningún problema, gracias a la versatilidad de la plataforma y el soporte técnico ofrecido por NFON.
En palabras de Isabel Gallego: “La instalación y la integración con nuestro propio PMS fue rápida y nuestro proveedor tecnológico se ocupó de todo. Cuando hemos tenido alguna consulta, el soporte recibido de NFON ha sido excelente, siempre nos han prestado toda la ayuda que hemos necesitado”.
En el establecimiento estuvieron disponibles 30 extensiones del sistema de telefonía en la nube, la mitad en las habitaciones y el resto en las demás instalaciones del hotel Palacio Can Marques. Sin embargo, no era necesario que los empleados se encontraran en su puesto de trabajo o dentro del establecimiento para recibir y realizar llamadas: podían desviarlas a otras extensiones o al móvil.
“Ahora es más sencillo gestionar el servicio de atención a nuestros clientes, ya que podemos responder a los requerimientos de nuestros huéspedes desde cualquier punto del hotel. Además nuestros empleados pueden utilizar el servicio de comunicaciones desde cualquier lugar, exactamente como si estuvieran en el establecimiento”, destacó la Directora de Operaciones y Marketing del hotel.
Otras ventajas ofrecidas por el sistema de telefonía en la nube de cara a la operativa interna del hotel incluyeron la facilidad para dar de alta y baja las extensiones de las habitaciones, la simplicidad de uso de las diferentes funcionalidades de la solución (desde el contestador automático a la agenda de llamadas) y la excelente calidad de la voz en todas las llamadas, tanto internas como externas.
Beneficios de la solución de hospitalidad Nhospitality
Con la instalación de Nhospitality, la solución de NFON específica para el sector de la hospitalidad, el hotel Palacio Can Marques pudo aprovechar aún más los beneficios de su sistema de telefonía en la nube. Nhospitality es un servicio de comunicación virtual que permite a los hoteles agilizar los procesos de comunicación sin la necesidad de tener que incorporar hardware y software adicionales.
Nhospitality se integró fácilmente con los principales sistemas PMS del mercado y permitió habilitar extensiones de telefonía en las habitaciones, para facilitar las comunicaciones de los huéspedes. El servicio de llamadas en la habitación contaba con un sistema de facturación propio que permitía varias opciones (prepago, facturación por minutos y tarifa plana) e incluía otras funcionalidades que encantan a los clientes, como la opción de desviar las llamadas de la habitación a su móvil o tableta.
En lo que concierne a la operativa interna, Nhospitality ofrece funcionalidades muy útiles para un establecimiento hotelero internacional de primera categoría como el hotel Palacio Can Marqués. Por ejemplo, la posibilidad de configurar el servicio de despertador en ocho idiomas; o el envío del parte de estado de la habitación al sistema PMS desde la propia habitación previamente al check-out.
“Recomendaría completamente la telefonía en la nube de NFON, el servicio funciona perfectamente y la calidad de la voz en las llamadas es impecable. Además, su solución para hoteles, Nhospitatlity, ofrece todas las funcionalidades necesarias para el buen funcionamiento de un hotel. Son serios, rápidos, eficientes y con un servicio post-venta muy cercano. Estamos encantados con NFON”, concluía Isabel Gallego, Directora de Operaciones y Marketing del hotel Palacio Can Marqués.
