La situación provocada por la pandemia del COVID-19 ha obligado a muchas empresas a tener que adoptar el teletrabajo de un día para otro. Esto, sin experiencia previa en la gestión de proyectos y equipos a distancia, ha puesto a prueba no solo la resistencia de las empresas como tales, si no también la cohesión dentro de cualquier grupo de trabajo. Para sus responsables, además, ha supuesto un extra de preocupación, puesto que han tenido que aprender a gestionar un equipo de trabajo remoto.
La rápida adaptación ha llevado a que la gestión de equipos haya comenzado en muchos casos a tropezones. Progresivamente ha ido mejorando, aunque en muchos casos todavía hay responsables de equipo y jefes de proyecto que tienen sus dificultades al hacerlo. Para que las dificultades vayan desapareciendo poco a poco y en su lugar fluya la comunicación y el reparto de tareas, basta con seguir algunas pautas y tener en cuenta varios trucos que ayuden a formar un equipo de trabajo en remoto efectivo y a que los empleados puedan conciliar la vida familiar y laboral. ¿Cómo puedes conseguirlo? Te lo mostramos.
¿Cómo gestionar equipos de trabajo en remoto?
La gestión de equipos de trabajo remoto no es una tarea sencilla. Y menos aprender a hacerlo de la noche a la mañana. Pero los jefes y responsables de equipo, así como los directivos de las empresas, tienen que dar con la clave para adaptarse a esta nueva situación. Hacerlo es fundamental, puesto que de otra manera no conseguirán gestionar adecuadamente sus equipos, ni coordinar correctamente a quienes trabajan bajo su dirección.
Para gestionar de forma eficaz equipos de trabajo debes tener presente que lo fundamental son la comunicación fluida y la confianza.
Aprender a gestionar equipos de trabajo en remoto no es sencillo. Para conseguirlo, debes tener presente que lo fundamental son la comunicación fluida y la confianza. Lo primero implica estar siempre en contacto directo con los empleados. La confianza, que los responsables de equipo y los jefes deben confiar en sus trabajadores y en que realizarán su trabajo con la misma dedicación que lo hacen en la oficina. Lo contrario es, precisamente, el principal ingrediente para que la gestión de equipos de trabajo remoto fracase.
Consejos para una buena gestión de los equipos en remoto
Además de mantener una comunicación constante y confiar en los miembros de tu equipo, para mejorar la gestión de equipos de trabajo en remoto se pueden seguir una serie de pautas y trucos que agilizarán la gestión. No solo eso, sino que poniéndolos en práctica se pueden llegar a conseguir incluso mejores resultados que en el trabajo presencial. A continuación, tienes los más importantes y que conviene tener siempre en cuenta:
- Adapta la división del trabajo a la situación: en este contexto, cada miembro del equipo está en un punto distinto. Por lo tanto, saber qué está haciendo cada uno de una pasada es más complicado. Para evitar el desconocimiento y la descoordinación, una buena medida es empezar a trabajar por tareas y proyectos.
- Si el sistema de trabajo adoptado en un proyecto antes de la implantación del teletrabajo no es el más apropiado para la situación, cámbialo cuanto antes. E implica al equipo en el cambio. Revisa con sus miembros la planificación y divide el proyecto en bloques de tareas lo más concretos posible. Cambia también la estimación para la finalización de cada tarea si es necesario (dentro de un orden) y establece indicadores de seguimiento realistas.
- Comparte con el equipo todos los detalles posibles sobre los objetivos a cumplir y los que tienen como equipo a medio y largo plazo. A ser posible, y para eliminar incertidumbres y dudas, explícales cada cierto tiempo la situación de la empresa de la manera más real posible.
- Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo. Esta situación es bastante extraña e inusual para todos, y es necesario adaptarse. Pero también colaborar y echar una mano a quien lo necesite en un momento dado. En un equipo de trabajo remoto se debe fomentar la colaboración y pedir a los miembros de los equipos que sean comprensivos unos con otros.
- Adopta soluciones de comunicación en la nube. La comunicación en remoto entre equipos de trabajo no se puede llevar a cabo mediante un sistema telefónico convencional, tampoco solo por correo electrónico, hay que implementar nuevos canales de comunicación. Las reuniones, aunque virtuales, siguen siendo necesarias. Por eso es imprescindible contar con un sistema de comunicación en la nube que permita realizar videollamadas y videoconferencias grupales, además de individuales.
Como ponen de manifiesto estas claves que hemos detallado, lo más importante para una gestión eficaz de equipos de trabajo remoto es, básicamente, una comunicación fluida. Además de tener confianza en el equipo y de hacerles ver que es importante que colaboren y se ayuden entre ellos cuando sea necesario. A parte de seguir todos estos consejos, también se puede plantear implantar el smartworking en la empresa.
Las reuniones, aunque virtuales, siguen siendo necesarias. Por eso, es imprescindible contar con un sistema de comunicación en la nube.
En cuanto al sistema de comunicación en la nube, puede ser suficiente con instalar un complemento de telefonía cloud, en el caso de que utilicen Microsoft Teams como herramienta de comunicación para el equipo. Con sistemas como Nvoice para Microsoft Teams, de NFON, los miembros del equipo contarán con todo lo necesario para poder comunicarse por voz. Tanto entre ellos como con el exterior, y sin necesidad de cambiar de sistema o dispositivo para hacerlo. Si tienes dudas sobre su instalación y funcionamiento, contacta con nosotros y comienza a aprovechar las facilidades que ofrece este tipo de soluciones para la comunicación.
