Las videollamadas, tanto en el plano laboral como en el personal, han adquirido un rol muy importante que ha hecho poner el foco en establecer una comunicación efectiva con el uso de esta tecnología. Así lo demuestran los datos del portal Statista que acredita el aumento de videollamadas durante el estado de alarma.
¿Qué es la comunicación efectiva?
Una comunicación efectiva en la era de las nuevas tecnologías implica que los interlocutores emitan y reciban mensajes con claridad y nitidez. Tanto el emisor como el receptor del mensaje deben tener las condiciones adecuadas para que esa comunicación sea realmente efectiva. Es decir, que no haya ningún impedimento ni técnico ni de otro orden que interfiera, interrumpa o haga imposible establecer ese diálogo. Se trata, en definitiva, de que tanto el audio como el vídeo sean perfectos para las personas que participan en la videoconferencia.
Las claves de una comunicación efectiva en las videollamadas
Naturalmente, hay una serie de requisitos que toda comunicación efectiva requiere en el contexto de una videollamada. Por ello, es importante conocer las claves para que la experiencia sea un éxito.
Herramientas y software adecuado
La tecnología es esencial en este contexto. Por ello, todos los participantes deben tener las mismas condiciones de conectividad; es decir, un buen ancho de banda. Y del mismo modo, el software tiene que ser el correcto para que todo funcione bien. En este sentido, la solución Cloudya de NFON garantiza una experiencia de usuario excelente durante una videollamada, integrando en su centralita en la nube, Cloudya, la funcionalidad Meet & Share.
Por otra parte, es imprescindible comprobar la configuración y que los elementos básicos como el audio y el vídeo funcionen. Todo ello bien configurado y en perfecto estado de revisión hará que la comunicación sea de calidad y que no haya ningún tipo de interferencia.
Tener en cuenta la comunicación no verbal (aunque sea en la distancia)
La comunicación no verbal en este escenario adquiere un rol de primer orden. Por ello, hay que cuidar no solo las palabras, la iluminación o la posición de la webcam. También debemos tener en cuenta otros factores. Los gestos, el rictus de la cara y todo aquello que traslade un mensaje en un sentido u otro a tu audiencia marcarán la diferencia entre una comunicación efectiva de la que no lo es. Aunque estés a distancia, también es una forma de comunicación a través de la pantalla.
Buena calidad de imagen y sonido
Merece la pena incidir en la importancia que tienen la imagen y el sonido porque juegan un rol importante en este contexto comunicativo. Tienes que asegurarte de tener una iluminación adecuada para que la imagen sea nítida.
Del mismo modo, debes tener en cuenta que es importante aislarte de sonidos externos que puedan interferir en la comunicación. Y, naturalmente, te has de preocupar de tener todos los accesorios de audio correctamente configurados y dispuestos para que el resto de las personas que intervienen en la videollamada te puedan seguir.
Ser breve y conciso
Recuerda que el mensaje a través de una videollamada no reúne las mismas condiciones que en una comunicación convencional. En esta línea has de cuidar el contenido de los mensajes que emites. ¿Cómo hacerlo? Crea un mensaje que sea breve y conciso. De esa forma tus interlocutores entenderán sin dificultad aquello que quieres transmitir. Evitarás pérdidas de tiempo y no te dispersarás en circunloquios que no aportan valor al contenido.
Controlar los silencios
Los silencios se pueden interpretar de formas distintas en función del contexto en el que te encuentres. En una reunión pueden ser muestra de dispersión o disconformidad. Además, hay que tener en cuenta que, por lo general, los silencios suelen ser bastante incómodos tanto para el emisor de esa situación comunicativa como para el receptor.
Recuerda que un segundo callado en un contexto como el de una videollamada dura una eternidad. Por esta razón, debes evitar los silencios y, aún más, si son prolongados. No ayudan a crear una comunicación efectiva.
Planificar y evitar la improvisación
Prepara tus intervenciones durante la videollamada. De esa forma evitarás incómodas improvisaciones que pueden degenerar en situaciones no deseadas. Calcula el tiempo para cada tema que quieras abordar durante la videollamada y trabaja los contenidos para que los otros interlocutores tengan la posibilidad de disfrutar de un mensaje que les aporte valor y sirva para contribuir a un buen entendimiento. Piensa que la audiencia que tienes espera recibir un mensaje de calidad.
Queda claro que las videollamadas han llegado para quedarse como una forma de comunicación eficiente en la distancia. De ahí la importancia de trabajar para sacarle el máximo partido a esta herramienta y poder entrar en el futuro de las videoconferencias. Por ello, NFON está a tu lado para que la comunicación sea fluida y directa en tu empresa, gracias a nuestra soluciones de telefonía en la nube.
