¿Sabías que hasta principios de 2020, solo un 7% de trabajadores en Europa, según Eurostat, teletrabajaban? Algo que ha cambiado a un ritmo vertiginoso durante este año. Y es que las empresas se han visto obligadas a fomentar el teletrabajo y esto implica, entre otras cosas, dotar a sus empleados de herramientas de smart working para realizar el trabajo que desempeñan sin estar en la oficina. Todo, con un objetivo, facilitar su tarea.
Así que, si quieres mantenerte a flote en la carrera del teletrabajo, te recomendamos que no te pierdas nuestra selección de las herramientas más eficaces para implantarlo.
Smart Working, los 5 tipos de herramientas que necesitas
El smart working (‘trabajo inteligente’) se consigue con la implantación de herramientas que faciliten y automaticen tareas. Desde sistemas de videoconferencia hasta herramientas de gestión de proyectos, pasando por programas que permiten unificar las comunicaciones.
Para poder implantar herramientas de smart working en una empresa, hay que desplegar y utilizar diversos tipos de programas y herramientas. Con ellas, se puede desde optimizar las comunicaciones entre empleados, aunque estén en puntos remotos, hasta automatizar tareas y editar documentos de manera colaborativa por Internet. Fundamentalmente, todas utilizan la nube y son de cinco tipos, como veremos a continuación:
Herramientas de conferencias y videoconferencias
Con estas herramientas de smart working, los miembros de un equipo de trabajo pueden establecer videoconferencias grupales, incluyendo en la misma a todos los miembros del equipo o solo a varios. Este tipo de herramientas permiten poder seguir colaborando y comunicándose tanto dentro de la empresa como con personas ajenas a la misma. De esta manera, se podrán celebrar reuniones a través de Internet como si estuviesen todos en un mismo punto. Solo que cada uno en el punto desde donde trabaje, promoviendo así la movilidad.
Para que el smart working sea efectivo, es necesario contar con herramientas de comunicación, para que los empleados de una empresa que trabajen en remoto puedan estar comunicados en tiempo real entre ellos.
Los usos que se le han dado a este tipo de herramientas son muy variados, entre ellos están las consultas de determinados problemas de salud, gestiones fiscales, clases particulares, reuniones empresariales, congresos, etc. Muchas cuentan con una herramienta de chat secundaria asociada a la reunión online en la que realizar breves comunicaciones por escrito durante la videollamada. Entre las más populares están Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
Herramientas de mensajería instantánea
Estas utilidades funcionan de manera semejante a un chat, pero están más enfocadas para grupos de trabajo. Con ellas se pueden crear canales o salas para que varios empleados puedan comunicarse entre ellos, enviarse enlaces, intercambiar archivos, etc. En algunos casos también ofrecen funciones de videoconferencia, como sucede con Microsoft Teams. Entre una de las más populares y utilizadas está Slack, recientemente adquirida por Salesforce.
Herramientas de gestión de proyectos y tareas
Con este tipo de herramientas de smart working, los responsables de la empresa pueden planificar proyectos y tareas, las cuales se pueden asignar a cada miembro de un equipo. Dentro de este tipo de herramientas, las hay de varios tipos.
Algunas, como Trello, están pensadas para la división de tareas de un proyecto. Funcionan mediante un sistema de tablones con tarjetas que contienen información relacionada con el tablón en el que se encuentra cada una. Estas tarjetas pueden tener información variada y enlaces, imágenes, etc. Cada una de ellas hace referencia a una tarea, con su prioridad y su estado, lo que de un solo vistazo permite hacerse una idea de cómo están los proyectos y tareas.
Otras herramientas de este tipo, como Asana, se centran más en la asignación de tareas concretas a los miembros de un equipo. Junto con la asignación de cada tarea, quien tiene que realizarla recibirá una fecha límite para completarla. También se le puede adjuntar la información necesaria para llevarla a cabo.
Herramientas para automatizar procesos
Este tipo de recursos de smart working se encargan de realizar de manera automática diversas tareas repetitivas que consumen tiempo y esfuerzo. Un ejemplo de este tipo de herramienta es Zapier, cuya misión es permitir relacionar entre sí procesos realizados con distintas herramientas web. Para ello, se crea una rutina que se encarga de realizar determinadas acciones cuando se han completado otras, o cuando se da una situación indicada por quien gestiona la tarea a automatizar.
Herramientas para la comunicación
Para que el smart working sea efectivo, es necesario contar con herramientas de comunicación, para que los empleados de una empresa que trabajen en remoto puedan estar comunicados prácticamente en tiempo real entre ellos. Una herramienta que permite la comunicación en tiempo real es Cloudya. Se trata de un sistema de centralita en la nube con el que centralizar todas las comunicaciones empresariales. Este tipo de herramientas además, permite que todas las comunicaciones que se realicen estén unificadas, tanto las telefónicas como las que efectúan a través de Internet con herramientas de videoconferencia, a través de su funcionalidad “Meet & Share” que permite la videoconferencia y la compartición de archivos.
Además, Cloudya también se integra con la herramienta de colaboración Microsoft Teams, en su solución Nvoice for Microsoft Teams.
Estos son los cinco principales tipos de herramientas de smart working con los que tu empresa debe contar para que los empleados saquen el máximo partido al teletrabajo. Y hay que recordar que, para que el smart working funcione, es muy importante contar con un sistema de comunicaciones unificadas. ¿Te animas a probarlas?
