La tecnología ocupa un rol fundamental en todas las áreas de la empresa. En esta línea, el concepto de oficina inteligente está ligado al impacto de las nuevas tecnologías que se integrarán en los espacios laborales del futuro. La tendencia es que los espacios se focalicen en el empleado y en organizaciones horizontales.
Actualmente, se empiezan a manejar conceptos como workspace intelligence o intelligence workspace para definir aquellos entornos laborales que se han sumado a los avances tecnológicos. De hecho, el 96 % de las empresas planea implementar tecnología inteligente en los espacios de trabajo, según el portal Directivos y Gerentes.
7 características que definen a una oficina inteligente
Las oficinas inteligentes se han configurado como aquellos espacios de trabajo en los que la digitalización y la tecnología incorporan nuevas posibilidades en las interacciones que se establecen en los lugares de trabajo. Y esta transformación supone plantear un nuevo escenario laboral. En poco tiempo la inclusión de la tecnología adquirirá una presencia importante, sin embargo, ya podemos citar algunos ejemplos de empresas que están a la vanguardia. Entre las compañías pioneras que cuentan con oficinas inteligentes destacan Google y Facebook.
1. La tecnología es la protagonista de las smart office
Lógicamente, no se entiende una smart office sin tecnología, dado que es lo que permite a estos nuevos espacios tener una versatilidad y una funcionalidad únicas. Para nadie es un secreto que la tecnología permite ahorrar tiempo y garantizar la calidad y la seguridad de los procesos productivos. De ahí que elementos como la tablet, el smartphone o el ordenador sean indispensables en estos nuevos espacios destinados a trabajar de una forma más eficiente
2. Facilitan la comunicación dentro de la empresa
Estos dispositivos a los que hemos aludido en el punto interior permiten la interacción entre las diferentes áreas de la empresa. Naturalmente, esta interacción deriva en una comunicación más rápida y más directa. Y el espacio físico se ha de diseñar para integrar todos estos elementos y que las rutinas productivas fluyan entre los empleados. Así, una oficina inteligente debe de tener previsto que en ella se van a celebrar videoconferencias, charlas online o retransmisiones por streaming.
3. Cuentan con espacios para el bienestar y la distensión
Estos espacios están pensados para los momentos en los que la creatividad o la necesidad de salir fuera de la caja precisa de lugares menos rígidos y más dinámicos. En este sentido, estos puntos de encuentro y desconexión pueden dar lugar a micro-reuniones o encuentros distendidos en los que surgen grandes ideas para las empresas.
4. La movilidad siempre está presente
La movilidad en el trabajo ha llegado para quedarse, y el uso de la tecnología ha hecho posible trabajar desde cualquier parte. Y no solo eso, sino que ha supuesto un enorme ahorro para las empresas que ven con muy buenos ojos eliminar de sus gastos los viajes de trabajo. Eso sí, es importante conocer las claves para gestionar un equipo de trabajo en remoto.
En este contexto, es ideal Nconnect Voice, la solución de NFON para conectar tu centralita física “on premise” con la nube y trabajar en remoto. Cualquier persona puede dar respuesta inmediata a un tema de trabajo desde cualquier lugar. Incluso si estás en un taxi o a la espera de coger un avión. Un empleado con las herramientas adecuadas podrá gestionar on time cualquier tema laboral.
5. Son cómodas, en todos los sentidos
La oficina inteligente está pensada para que el empleado pueda encontrar una atmósfera destinada a maximizar la productividad. Por ello, este tipo de oficinas se distingue de las convencionales en que en su diseño se pone especial cuidado para procurar que aspectos como la temperatura, la luz o la disposición del mobiliario sea la adecuada para cada tipo de tarea.
Naturalmente, estas funcionalidades tienen aspectos positivos que potencian la productividad. El empleado, al estar más cómodo, puede potenciar, exponencialmente, sus niveles de capacidad de trabajo y de creatividad.
6. Flexibilidad en los procesos
El uso de la tecnología, como hemos indicado antes, agiliza los procesos en todos los entornos de la empresa. Esto es sinónimo de flexibilidad, dado que es mucho más sencillo permutar funciones o gestionar al mismo tiempo diferentes procesos. En las oficinas convencionales es impensable poder compatibilizar estas tareas consiguiendo un grado de eficacia superior al establecido en una oficina sin tecnología.
6. Son sostenibles
Estos usos de la tecnología están vinculados directamente con el respeto al medio ambiente. Uno de los ejemplos más claros es la significativa reducción de papel para cartas, informes, notas o comunicaciones. Otro ejemplo es aquel que implica el consumo de energías renovables o el diseño de oficinas eficientes desde el punto de vista energético.
Es obvio que la implantación de la oficina inteligente del futuro en el marco laboral es un proceso ya imparable en empresas de todo el mundo. Para este cambio es necesario contar con la tecnología, y en NFON estamos preparados para ayudarte en el proceso de transformación tecnológica de tu compañía.
