Desde que se produjo la pandemia por la COVID-19 muchas empresas han comenzado a optar por modelos híbridos que combinan trabajo presencial con teletrabajo. De ahí la necesidad de contar con los medios adecuados para que las telecomunicaciones no supongan una dificultad. Entre esos medios adecuados se cuentan las centralitas virtuales. Pero ¿qué es una centralita virtual?, ¿cómo funciona?, ¿es adecuada en cualquier contexto? Estas son solo algunas de las preguntas que contestamos a continuación.
¿No puedo continuar usando mi centralita actual?
En muchos casos se dispondrá de una centralita tradicional instalada en las oficinas y que hasta la fecha ha cumplido correctamente su cometido. La limitación principal de estos sistemas para adaptarse a los nuevos modelos de uso es precisamente que está instalada dentro de la oficina, y ha sido diseñada para su uso por usuarios que también estaban en el perímetro de esa oficina, conectados a ella por pares de cobre directos en muchos casos.
En otros casos en los que se dispone de sistemas más modernos en la oficina, incluso en ocasiones ya basados en tecnología de voz sobre IP, la limitación viene de que, aunque puede que permitan la conexión de usuarios remotos mediante Internet para atenderles desde donde se encuentren, están diseñados con un criterio en el que este uso remoto es minoritario, prácticamente residual frente a la generalidad de los usuarios. Adaptar los sistemas para el nuevo modelo de uso suele ser inviable en términos prácticos de complejidad y coste.
¿Qué es una centralita virtual?
Una centralita virtual es un sistema de telefonía avanzado, una evolución lógica de las centralitas tradicionales. Gracias a la telefonía VoIP, mediante la que funcionan hoy en día, las empresas pueden gestionar sus llamadas de una manera más profesional y fluida. Para ello se trata la voz como un servicio más sobre una red de datos tan ubicua como es Internet. Ese acceso a los servicios de la centralita mediante Internet, nos permite realizar y recibir llamadas de teléfono desde cualquier lugar, sin depender de que el usuario esté dentro del perímetro de su oficina, conectado con un cableado tradicional.
¿Y qué es una centralita virtual exactamente?, ¿es un equipo? La respuesta es no. Las centralitas virtuales son un servicio en la nube que depende de un proveedor de servicios. Se alojan en los centros de procesamiento de dicho proveedor, que están redundados geográficamente, y es este el que se encarga de su mantenimiento y de dar soporte cuando es necesario. La empresa que decida utilizar una centralita virtual solo debe preocuparse de poseer una conexión a internet correcta, lo que hoy en día resulta sencillo y económico en cualquier país de nuestro entorno. No es necesario comprar ningún tipo de equipo ni instalar líneas telefónicas de ninguna clase. Además, se puede acceder a la centralita virtual desde cualquier dispositivo y lugar siempre que se esté conectado a Internet: un ordenador, una tablet, o un teléfono móvil.
Dos de los grandes beneficios de las centralitas virtuales y la telefonía VoIP son, la flexibilidad y la adaptabilidad. En pocos segundos se puede crear un sistema completamente personalizado y adaptado a las necesidades de cualquier empresa. Además, manejar este tipo de centralita no requiere de ningún conocimiento técnico específico. Por ello muchas empresas ya han llevado a cabo la correspondiente migración con Cloudya, la plataforma inteligente de comunicaciones en la nube de NFON.
Ventajas de las centralitas virtuales
Las ventajas principales de las centralitas virtuales como la que ofrece NFON son:
- Ahorro en instalación y mantenimiento: puesto que no hay que adquirir hardware, ni se necesita un complicado proceso de instalación, los costes de implementación, mantenimiento y uso de las centralitas virtuales son mucho más bajos que los de las centralitas tradicionales.
- Flexibilidad geográfica: el trabajo remoto, los viajes frecuentes y los traslados no suponen un problema cuando las extensiones se conectan a la centralita virtual a través de internet. En términos de operatividad y coste esto supone una mejora considerable.
- Fiabilidad y seguridad de la solución: Los servicios de centralita virtual se diseñan con criterios de redundancia y seguridad global, con la continuidad de negocio como objetivo para todos sus usuarios, con independencia de su tamaño. Un cliente pequeño o mediano se beneficia así de ventajas que probablemente no habría podido disfrutar con los servicios tradicionales debido a la inversión necesaria.
- Evolución funcional: Los proveedores de estos servicios los evolucionan de forma constante, beneficiándose de estas mejoras todos sus clientes sin tener costes adicionales por ello. Así por ejemplo, un cliente que lleve unos años disfrutando de un servicio de centralita virtual, en el último año habrá podido añadir a sus servicios funcionalidades como la videotelefonía o la integración con plataformas de CRM sin coste alguno.
Así funciona una centralita virtual
El funcionamiento de una centralita virtual es muy sencillo.
- Para usarla, los usuarios del servicio deberán disponer de un usuario y clave de acceso al mismo. Con estas credenciales ya será posible registrarse en el servicio desde cualquiera de los terminales que lo soporten, que podrán incluir desde terminales físicos de sobremesa por ejemplo, a terminales software, o softphones, instalados en cualquier dispositivo, o incluso a softphones basados en navegadores mediante tecnología WebRTC, sin necesidad de instalar nada.
- A cada usuario del sistema le corresponde una extensión, que no es más que un número interno, corto, de identificación. Este número podrá estar asociado a un terminal físico o lógico, a varios simultáneamente si el usuario quiere poder atender llamadas desde varios dispositivos, o a ninguno si el usuario solo dispone de un softphone y no está registrado en el sistema en un instante dado.
- Estas extensiones pueden repartirse por diferentes localizaciones. Únicamente necesitan para ello una dirección IP con conexión a Internet: Pueden estar en la oficina, en casa del usuario, en un hotel durante un viaje de negocios incluso fuera del país, o en un terminal móvil mientras salimos a dar un paseo en bici.
- Los terminales, bien sean físicos o lógicos, pueden funcionar como un teléfono tradicional: pueden hacer llamadas nacionales, internacionales, a fijos y a móviles. No hay diferencia en la experiencia de uso. Las tarifas, sin embargo, son mucho más competitivas que las de la telefonía tradicional.
- Las centralitas virtuales poseen su propia numeración de acceso a la red pública PSTN, a la que personas ajenas a la organización pueden llamar desde sus teléfonos tradicionales. Es decir, que una empresa que decida utilizar una centralita virtual tendrá un número de contacto (o varios) igual que hasta ese momento. El número actual de la empresa puede portarse perfectamente, por lo que la migración al sistema virtual será transparente para nuestros contactos.
- Los protocolos de gestión de flujo de llamadas son uno de los grandes atractivos de las centralitas virtuales. Estos protocolos son mucho más completos que los proporcionados por sistemas clásicos, e incluyen típicamente mecanismos como los controles horarios, los mensajes de bienvenida pregrabados, los grupos básicos de salto o los mecanismos más complejos de ACD para la gestión de colas de llamadas.
En conclusión, la respuesta a la pregunta ¿qué es una centralita virtual?, es tan sencilla como decir que se trata de un servicio en la nube que aporta mayor flexibilidad y fluidez a las comunicaciones de una empresa. Funciona a través de internet y el proveedor se encarga de todo el proceso de instalación y mantenimiento. En cuanto al usuario final, lo único que se requiere es disponer de un usuario y credencial de acceso, y una conexión a Internet. El usuario verá mayores funcionalidades en sus comunicaciones y un ahorro, ya que el importe de su factura será menor.
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