Microsoft Teams es quizá una de las herramientas de colaboración para grupos de trabajo más populares de la actualidad. Se trata de una plataforma pensada para mejorar la comunicación, la interacción y la productividad entre miembros de una división o equipo. Pero, para sacarle el máximo partido, es necesario saber cómo funciona Microsoft Teams y para que podemos utilizarlo.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma para la comunicación y colaboración entre personas de un mismo equipo, empresa u organización. Es una aplicación de mensajería que permite realizar reuniones virtuales, chatear, compartir archivos, y mucho más.
Abre puertas a la colaboración y a la comunicación sincronizada para todos los miembros de un mismo equipo en tiempo real.
Esta plataforma abre puertas a la colaboración y a la comunicación sincronizada para todos los miembros de un mismo equipo en tiempo real a través del chat instantáneo, aportando flexibilidad a los trabajadores y facilitando el trabajo en equipo. Se trata de una aplicación gratuita, que puede utilizarse en cualquier dispositivo independientemente del lugar en el que se encuentre el usuario, facilitando así la movilidad y flexibilidad de los trabajadores.
Aunque se trata de una aplicación gratuita, también existe una versión de pago, la cual permite registrar un mayor número de usuarios y aumenta la capacidad de almacenamiento.
En principio Microsoft Teams se orientó al ámbito empresarial, y aunque ahora siguen siendo las empresas las principales usuarias de Microsoft Teams, se ha extendido a otros sectores como la educación.
Además, se integra con muchas aplicaciones. Las principales son las que componen la suite de ofimática Office 365 de Microsoft y también con otras aplicaciones de terceros.
¿Cómo funciona Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración que basa su uso en un sistema de chat, con el que los participantes en distintos espacios pueden comunicarse entre ellos. En este sistema de chat podemos encontrar diferentes equipos y canales, cuyos miembros se comunican a través del chat y realizan videoconferencias, llamadas o incluso comparten archivos. Pero, vamos a explicar su funcionamiento y funcionalidades más en detalle:
Dispositivos
Microsoft Teams puede utilizarse desde un ordenador con sistema operativo Windows, MacOS o Linux. Pero no solo desde estos equipos; también se puede utilizar desde tablets o smartphones con sistema operativo Android o iOS.
En todos los casos será necesario descargar e instalar para ello el programa o la aplicación correspondiente. Para ordenador puedes descargarlo en esta página, que detectará automáticamente el sistema operativo del equipo. En el caso de utilizar un dispositivo móvil, puedes encontrarla en la tienda de apps oficial para sistemas con iOS (Apple Store) o con Android (Google Play). En cualquier caso, la app se instalará con facilidad. Eso sí, para poder acceder a Teams tendrás que crear antes una cuenta gratuita de usuario de la plataforma.
Equipos de trabajo
En el núcleo de cómo funciona Microsoft Teams está la creación de espacios privados. A ellos solo pueden acceder quienes estén autorizados para ello. Generalmente, quien crea el espacio es quien los añade. De esta manera, todos los miembros de un equipo de trabajo podrán utilizar uno o varios de estos espacios para interactuar, comunicarse y colaborar.
En este espacio, los equipos pueden organizarse como crean conveniente, de manera independiente del resto de usuarios de Microsoft Teams de la empresa.
Canales
Dentro de los espacios privados para cada equipo de trabajo, sus miembros pueden poner en marcha canales para trabajar en tareas concretas dentro de ese equipo. Esto es, cada espacio puede tener una conversación y línea de trabajo principal, y otras subordinadas para distintos grupos dentro del equipo, asociadas a él.
En el contexto de cómo funciona Microsoft Teams, el mecanismo de comunicación y colaboración de los canales es muy sencillo. Este es muy similar a cómo funciona un grupo de una aplicación de mensajería. Así, permite que quienes estén trabajando en una tarea concreta puedan organizarse, crear documentos colaborativos y desarrollarlos de forma independiente al resto del espacio, sin saturarlo con mensajes. Las conversaciones que se mantienen en ellos están en un único hilo, de manera que sean accesibles a los que tienen acceso al canal. Cuando hay mensajes nuevos, quienes forman parte del canal reciben notificaciones de las novedades.
Llamadas
Desde Microsoft Teams también se pueden realizar llamadas entre miembros de un equipo o participantes en un canal. Estas llamadas pueden ser solo de audio, como si estuvieses hablando por teléfono con otra persona, o también de vídeo. Tanto las llamadas de voz como las de audio se pueden iniciar cuando se desee, o programarlas para que se celebren en un momento acordado por los participantes en ella.
Además, existen soluciones de comunicación empresarial como Cloudya, el sistema de telefonía en la nube de NFON, que se integran perfectamente con Microsoft Teams para realizar llamadas, como NFON Integración con Microsoft Teams. Esta solución está pensada para las empresas que quieren trabajar de forma flexible y remota. Permite que los empleados se conecten, se comuniquen y colaboren rápidamente con sus equipos tanto si están en movimiento como en la oficina o en casa.
Videoconferencias
Al igual que la plataforma permite realizar llamadas entre dos miembros de un equipo, también permite realizar videoconferencias de manera grupal. Estas se pueden realizar de forma espontánea o bien programarlas. En cualquier caso, hay que elegir quienes participarán en ellas tras seleccionar la opción correspondiente. Una opción perfecta para mantener reuniones entre los miembros de un equipo.
Existen soluciones externas que se integran perfectamente con Microsoft Teams para realizar llamadas, como NFON integración con Microsoft Teams.
Chat de Microsoft Teams
Para abrir un chat no es necesario salir de un canal. Se pueden abrir tanto desde ellos, como desde el espacio en el que se han generado el o los canales. Puede abrirse un chat entre dos personas o para hablar en un grupo, y en él se pueden utilizar emojis, Gifs y stickers, compartir archivos o conversar.
Iniciar un chat es tan sencillo como seleccionar la opción ‘Nuevo chat’, que aparece en la lista de chats en curso. Concretamente, sobre todos los que estén funcionando. Para acceder a esta lista solo hay que abrirla en el canal o espacio donde se desee abrir un chat, y elegir participantes.
Compartir archivos
Compartir archivos en Microsoft Teams es bastante sencillo. Basta con elegir la opción ‘Compartir archivo’ en el cuadro de texto en el que se escriben los mensajes, y después hacer clic sobre el que te interese compartir. Casi al instante, el resto de los miembros del equipo o canal con los que charles podrán verlo y trabajar con él.
¿Quieres saber más sobre el funcionamiento de Microsoft Teams?
En Internet puedes encontrar todo tipo de información sobre cómo funciona Microsoft Teams. Pero sin duda, la fuente más fiable es la propia web de Microsoft. A continuación, tienes algunos de los más destacados:
Soporte técnico
El soporte técnico de Microsoft específico para Microsoft Teams se encarga de resolver las dudas que puedas tener sobre su funcionamiento. Además, en su página hay ya una selección de dudas y preguntas frecuentes contestadas.
Webcast mensual
El webcast mensual de Microsoft para Teams permite, a quienes lo necesiten, recibir formación por parte de un instructor especializado de un tema concreto. Los distintos vídeos de formación, en inglés, están disponibles en el canal de Microsoft Teams Training.
Blog de Teams
El blog de Microsoft Teams, disponible únicamente en inglés, contiene artículos que tratan sobre las novedades de la plataforma. Además, también muestran trucos, consejos y atajos para facilitar su uso. Entre sus artículos también hay ejemplos de cómo se utiliza Teams en distintas empresas.
Cursos
Microsoft pone a disposición de los usuarios de Teams diversos cursos para aprender cómo funciona Microsoft Teams. Los hay de todos los niveles, y se imparten online por parte de un instructor experto.
Ya ves que trabajar en equipo puede ser más sencillo de lo que parece. Y, además de las opciones que hemos visto, Microsoft Teams permite ampliar sus funciones mediante la integración con otros programas y herramientas. Entre ellas está NFON Integración con Microsoft Teams, que permite hacer y recibir llamadas desde Microsoft Teams, tanto entre miembros de la empresa que estén utilizando Teams como a otras personas ajenas a ella. De esta forma Cloudya se integra en Teams, lo que aumenta sus capacidades de comunicación y aumenta el valor de la solución cloud.
