Desde hace unos meses, las circunstancias que nos rodean han cambiado. La declaración de emergencia sanitaria mundial el pasado marzo por la OMS, ha influido en todos los aspectos de nuestras vidas.
El cierre de las oficinas, el acceso restringido a diversas ubicaciones o el distanciamiento social son responsables de profundas transformaciones en la forma de comunicarnos. Esto se da en nuestra vida personal, en la laboral y en el marco de las relaciones empresariales.
Descubre qué son las Comunicaciones Unificadas o CU. Gracias a ellas y a su previa existencia, se ha facilitado la continuación de la actividad empresarial durante los períodos de confinamiento establecidos por los gobiernos mundiales.
¿Qué son las comunicaciones unificadas y qué ventajas ofrecen?
Entender qué son las comunicaciones unificadas pasa por ver el concepto como un todo y sus partes.
En el área empresarial existen diversas vías de comunicación. Hay múltiples canales (llamadas de voz, correo electrónico, redes sociales, etc.). Algunos se diseñan pensando en establecer una comunicación en tiempo real. Mientras que, otras, se orientan a esperar la disponibilidad del receptor del mensaje.
El conjunto de todos esos canales de comunicación, las herramientas necesarias para su uso, las respuestas de los usuarios, etcétera, son las comunicaciones unificadas.
Puede decirse que el término se refiere a la adaptación necesaria para reunirlo todo en un único conjunto. Y, al mismo tiempo, al conjunto que resulta de esa reunión.
Ventajas de las comunicaciones unificadas
Como decíamos más arriba, las ventajas de la comunicación unificada son variadas y se engloban en el núcleo de la propia definición que explica qué son las comunicaciones unificadas.
- Flexibilidad. Las CU permiten establecer una comunicación fluida y ágil. Existe la posibilidad de contactar en tiempo real (una llamada) o dejar la información enviada a la espera de respuesta (correo electrónico). Pero también es interesante destacar que un usuario puede recibir un mensaje de voz y elegir contestarlo a través de un email. En el momento que lo necesite, y desde el lugar elegido.
- Conciliación de la vida familiar y laboral. Estrechamente relacionado con el anterior, podemos decir que este punto, en cierto modo, lo desarrolla. Y es que la conciliación se produce gracias a la flexibilización. Piensa que un sistema de CU a través del que comunicarte desde cualquier lugar, incluido un espacio de trabajo digital en tu propia casa, facilitará el desarrollo de tu vida familiar sin descuidar la laboral. Más bien al contrario.
- Mayor productividad del trabajador. La comunicación más fluida facilita las interacciones dentro de la empresa. Y no hay que olvidar que atender nuestra vida familiar repercute positivamente en cómo gestionamos nuestro trabajo. Se necesita menos tiempo, y el tiempo que se tiene se invierte mejor.
- Tecnología amoldable. La mayoría de la tecnología actual puede integrarse en lo que son las comunicaciones unificadas. Ordenadores, smartphones, etc. Y esto favorece el acceso al contacto unificado.
- Disminución de costes. Aunque suele necesitarse una inversión inicial (dispositivos, tecnología, etc.) finalmente se producirá una minimización de los costes: ahorro en viajes, llamadas, productos de duración limitada, etc.
- Sostenibilidad. La sostenibilidad en el trabajo es un valor añadido que muchas empresas se esfuerzan en incorporar. Se ahorra en combustible (es necesario viajar menos). Y también se gastan menos recursos materiales.
¿Qué comunicaciones integran las comunicaciones unificadas?
Dentro de las comunicaciones unificadas se integran distintos tipos y procesos de comunicación como parte de un todo. Su implantación facilita, la consagración de las opciones en la nube para adaptar el teletrabajo a tu empresa. Estas son las herramientas de comunicación que integran las CU:
Llamadas de voz: telefonía
Los usuarios pueden contactar en tiempo real a través de las llamadas de voz utilizando distintas herramientas. Los mecanismos necesarios van desde la tradicional línea fija o móvil, hasta la tecnología VOiP o telefonía a través de internet.
Redes Sociales
Algunas redes sociales como Twitter o Instagram conforman hoy en día auténticas plataformas de comunicación que las empresas pueden aprovechar para abrir puertas entre sus trabajadores.
Chat y correo electrónico
Ambas son herramientas textuales. La primera se orienta a una comunicación más instantánea. Mientras que la segunda, está pensada para poner un mensaje a disposición del receptor para que acceda en el momento que elija.
Conferencias de audio o imagen
Es una alternativa que te permite comunicarte cara a cara con tu interlocutor, y teletrabajar en equipo con éxito. De este modo conseguirás una colaboración más personal, ya que se puede hablar cara a cara.
Estado: para verificar la posibilidad de comunicación en tiempo real
Aunque no es un mecanismo de comunicación en sí mismo, se integra en lo que son las comunicaciones unificadas de una empresa.
Conocer el estado de un usuario (como puede hacerse en Facebook o Whatsapp, por ejemplo) es realmente útil. Y es que sabiendo de antemano si se encuentra en línea o disponible en un determinado momento, te aseguras de poder comunicarte o no en tiempo real.
El futuro de las comunicaciones unificadas y su importancia
La importancia de las comunicaciones unificadas va en aumento. Su futuro está aquí; es ahora. Sin lugar a duda, la crisis generada por el Covid-19 se ha convertido en el pistoletazo de salida para una carrera en la que las empresas intentan ganar su espacio operando desde el teletrabajo.
Así, la pandemia, los confinamientos, la imposibilidad del trabajo presencial y la paralización de la economía han funcionado como un mensaje claro.
En NFON creemos en adecuar las estructuras y los procesos empresariales a las circunstancias de cada negocio y al presente. Además, ponemos a tu disposición las herramientas que precisas para conseguirlo: sistemas de telefonía en la nube, videollamadas colaborativas... El futuro está abierto a todo lo que son las comunicaciones unificadas, y a sus diversas ventajas.
Conócenos. Trabajamos para hacer tu trabajo más fácil.
