Promuovere l’inclusione nell’ufficio virtuale? Ecco come in 7 mosse

Promuovere l’inclusione nell’ufficio virtuale? Ecco come in 7 mosse


7 consigli per promuovere l’inclusione e l’integrazione nell’ufficio virtuale e creare valore. 

Tra le tante sfide che attualmente i team di lavoro si trovano ad affrontare, soprattutto quando si lavora da remoto, c’è quella di mantenere (o promuovere) una cultura aziendale inclusiva. Ma perché è importante, anche e soprattutto, per le organizzazioni che hanno team diffusi (con persone che lavorano da diverse location), promuovere una cultura inclusiva

Secondo gli esperti, l’utilizzo di tecniche volte ad aumentare l’inclusione negli uffici virtuali contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di business, e ad acquisire e mantenere nel tempo i talenti, migliorando tra l’altro il processo decisionale, perché il confronto tra opinioni e persone diverse permette di prendere decisioni più accurate. 

Inoltre, un ambiente più inclusivo incide positivamente sull’employee experience e quindi, sulle prestazioni del dipendente e sul suo rapporto con i clienti. 

Tutelare le diversità in azienda

Dato che stiamo attraversando il mese del Pride, particolare attenzione sul tema delle diversità meritano i lavoratori LGBT+ (lesbiche, gay, bisessuali, transgender e altre espressioni del genere e della sessualità) ancora, troppo spesso, discriminati sul posto di lavoro.

L’indagine Istat-Unar sulle discriminazioni lavorative nei confronti delle persone LGBT+, condotta nel 2021 su oltre 20mila persone residenti in Italia in unione civile o già unite civilmente, lo dimostra. Il 26% delle persone occupate o ex occupate, ovvero più di una persona su quattro, pensa che essere omosessuale o bisessuale abbia rappresentato svantaggi lavorativi, sia in termini di avanzamenti di carriera, sia in termini di crescita professionale. 

Il dato ancora più grave però è che una persona su tre è stata discriminata sul lavoro, e una persona su cinque ha subito un’aggressione o ha vissuto in un clima ostile sul luogo di lavoro. 

Per atteggiamenti ostili, i dipendenti o ex-dipendenti LGBT+ dichiarano di essere stati calunniati, derisi o aver subito scherzi pesanti (46,5%), l’essere stati umiliati, insultati (43,9%) o di aver ricevuto offese (45,6%). 

 

Per questi motivi più della metà dei lavoratori LGBT+ (il 58%) non dichiara il proprio orientamento sessuale o la propria identità di genere sul luogo di lavoro, non sentendosi a proprio agio nel parlare della loro vita privata con i colleghi. I timori sono legati alle possibili discriminazioni da parte di dirigenti o collaboratori, o persino di una limitazione alle prospettive di carriera o di promozione.

Nel lavoro creiamo delle reti sociali importanti per le nostre vite, e la paura di essere “scoperti”, o di non essere accettati dopo un eventuale coming out, può avere un impatto significativo sulle prestazioni lavorative e sulla convivenza con gli altri membri del proprio team. 

È sempre più importante, quindi, che nel contesto lavorativo vengano riconosciute e apprezzate le capacità e le competenze professionali di ogni individuo, indipendentemente dalla sfera privata. 

Ecco perché ogni azienda si deve impegnare a incentivare una cultura aziendale aperta e inclusiva che tuteli le diversità. Dove i dipendenti si possano sentire liberi di essere sé stessi e parlare liberamente della propria vita privata, senza che questo possa influire negativamente sul lavoro.

 

Per molte aziende l’orientamento sessuale rimane infatti ancora un “tabù”, o un argomento da non affrontare, se non superficialmente. Nasce quindi il bisogno di stimolare le aziende a parlare di questi temi, anche in ufficio. Una delle possibili iniziative potrebbe essere quella intrapresa da NFON, in cui i dipendenti sono incentivati tramite delle apposite riunioni ad aprirsi e parlare di tematiche inerenti all’inclusività, favorendo uno scambio di opinioni e di esperienze, così che all’interno del team anche le minoranze si sentano meno escluse e libere di essere sé stesse. 

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Ma come promuovere l’inclusione anche in uno spazio lavorativo virtuale? Ecco alcuni consigli mutuati dalle migliori esperienze internazionali e da alcuni studi:

1. Assicurati che la tua azienda sia davvero inclusiva, a partire dal processo di selezione del personale

Le aziende possono finalmente scegliere i talenti migliori, per ricoprire un determinato ruolo, indipendentemente dalla loro residenza. Le tecnologie digitali e sicuramente la diffusione dello smart working hanno favorito un processo di selezione del personale più attento alle effettive capacità e competenze. Attrarre e mantenere risorse con talenti differenti può essere la chiave di successo di un’azienda.

We Work Remotely (una community dedicata al lavoro da remoto) suggerisce proprio di partire dalla scelta del team per creare un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo, con persone provenienti da diversi background culturali e professionali.

2. Crea una policy dedicata al lavoro da remoto

Uno degli aspetti importanti da curare, in particolare quando si decide di ricorrere a una forza lavoro diffusa e diversificata, è proprio quello normativo. We Work Remotely consiglia in questo caso, di creare una policy aziendale apposita. Questo documento serve a favorire la conoscenza dei valori dell’azienda e del suo impegno per promuovere l’inclusione di tutti i suoi collaboratori. 

Inoltre, è importante definire la policy aziendale in modo tale che i lavoratori capiscano cosa l’azienda si aspetta da ciascuno di loro in termini di atteggiamento verso i propri colleghi, e fornisca un quadro della visione che l’organizzazione ha di sé stessa e degli obiettivi futuri. 

Condividere con i propri collaboratori questa visione, con regolari aggiornamenti sui progressi fatti e sui punti critici, contribuisce a creare una cultura aziendale aperta e inclusiva. Ma soprattutto consente di ispirare nel lavoratore un sentimento di fiducia.

Un’indagine condotta da alcuni ricercatori americani e irlandesi ha evidenziato che il sentimento di fiducia di un individuo nella propria organizzazione è un fattore necessario affinché le pratiche di diversity possano avere effetti positivi sull’azienda e possano aumentare il coinvolgimento dei dipendenti (Stephanie N. Downey, Lisa van der Werff, Kecia M. Thomas, Victoria C. Plaut, “The role of diversity practices and inclusion in promoting trust and employee engagement”, 2015).

3. Mostra empatia

Gli esperti suggeriscono di investire del tempo per curare anche l’aspetto relazionale del team e di non tralasciare il benessere emotivo dei collaboratori. Mostrare empatia e costruire uno spazio dove i membri del team si possano sentire a proprio agio nel condividere situazioni di difficoltà, anche emotiva, può favorire un clima aziendale positivo.

Il lavoro da remoto ha sicuramente molti aspetti positivi, come la possibilità di bilanciare esigenze lavorative con esigenze personali. Questo lascia però ben poco tempo alle relazioni con gli altri membri del team, meno frequenti rispetto a chi lavora in sede, con il conseguente insorgere di situazioni di stress e di isolamento.

Numerose sono infatti le evidenze scientifiche a sostegno degli effetti positivi delle interazioni sociali sulla salute delle persone. Uno studio pubblicato nel 2015 da Louise Hawkley, ricercatrice senior presso l’Università di Chicago, evidenzia che le persone che vivono in una condizione di isolamento sociale sono più a rischio di sviluppare disturbi di ansia e depressione (dallo studio “Perceived social isolation, evolutionary fitness and health outcomes: a lifespan approach”, di Louise C. Hawkley and John P. Capitanio, 2015). 

Tra gli effetti negativi invece, oltre alle ripercussioni sulla salute del lavoratore si possono verificare conseguenze sulle relazioni tra i colleghi. Uno studio condotto dalla rivista Harvard Business Review, pubblicato sul sito online nel novembre del 2017, ha riscontrato che per chi lavora da remoto (anche solo per alcuni giorni della settimana) è più semplice sentirsi emarginati dal resto dell’azienda o trattati in modo diverso da chi lavora in ufficio.

4. Crea momenti di pausa che favoriscano l'interazione tra i colleghi e il networking

Lavorando da remoto vengono meno quei piccoli momenti di contatto tra i colleghi, che contribuiscono a creare unità nel team, come le pause caffè, le pause pranzo, oppure i momenti di socializzazione al termine della giornata lavorativa. 

Gli esperti suggeriscono di programmare momenti di interazione regolari tra i membri del team, con attività che facilitino la conoscenza reciproca tra le persone e momenti di condivisione, come coffee break o aperitivi virtuali. 

Altra attività consigliata, sempre da We Work Remotely e dal Talent Blog di LinkedIn, è quella di creare delle “stanze virtuali” dedicate alla discussione di temi specifici, come l’inclusività, per favorire lo scambio di esperienze personali tra colleghi. 

Nel caso di NFON, gli incontri a tema “Inclusion & Diversity” vengono organizzati mensilmente, coinvolgendo l’intero personale. Stabilire un appuntamento fisso e ricorrente permette di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e abitua i membri del team ad affrontare questi argomenti anche al di fuori di queste riunioni, in modo spontaneo.

5. Incoraggia lo scambio di opinioni tra collaboratori

Per promuovere l’inclusione all’interno di un’organizzazione aziendale è importante incoraggiare una cultura collaborativa, essenziale, secondo Forbes, per la crescita di un’azienda. Il mix di talento, personalità, capacità e idee innovative e fuori dagli schemi rende possibile il raggiungimento degli obiettivi del team. 

Il collaborative working, o lavoro collaborativo, è uno dei fattori chiave di successo per un’azienda. Impostare il lavoro sul gioco di squadra tra gli individui e la collaborazione è infatti fondamentale. Consente di creare un clima stimolante e coinvolgente, in cui creatività e empatia sono valori apprezzati e condivisi da tutti. Unire menti diverse, abilità differenti e competenze diverse consente di ottenere risultati di alto livello in modo efficace rispetto a un lavoro solitario e indipendente.

6. Mantieni sempre aperti i canali di comunicazione

Fornire informazioni costanti ai propri dipendenti è un buon modo per aumentare l’engagement. Come? Con messaggi chiari e diretti, riconoscendo i meriti quando gli obiettivi sono stati raggiunti, affrontando insieme le nuove sfide e mantenendo sempre aperti i canali di comunicazione aziendale

In questo campo giocano un ruolo fondamentale le tecnologie digitali, che mettono a disposizione dei lavoratori numerosi strumenti di messaggistica e di collaborazione da remoto, come Cloudya, la piattaforma smart di comunicazioni in cloud, che offre funzionalità volte a garantire la continuità del flusso comunicativo, indipendentemente dal luogo di lavoro.

Inoltre con l'Integrazione NFON per Microsoft Teams è possibile integrare tutte le funzioni di telefonia cloud all’ambiente di Teams, per favorire la collaborazione anche tra team da remoto. 

7. Ogni employee è parte del cambiamento

Promuovere una cultura di ufficio inclusiva dipende anche dal coinvolgimento di ogni singola persona nel processo di cambiamento. A questo proposito, la ricerca di Downey, van der Werff, Thomas e Plaut, sopra citata, ha evidenziato che più i lavoratori si sentono coinvolti nelle decisioni e nei processi, maggiore e più significativo sarà il loro contributo al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

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