Promuovere l’inclusione nell’ufficio virtuale? Ecco come in 7 mosse

Lavorare da remoto? Pochi vorranno rinunciarvi. È quanto emerge da un sondaggio realizzato da LinkedIn, secondo il quale il 60% degli oltre 82 mila lavoratori intervistati ha dichiarato di voler mantenere, anche in futuro, la possibilità di alternare al lavoro in sede il lavoro da remoto, almeno per alcuni giorni della settimana. Il 27% degli intervistati ha invece dichiarato di preferire il lavoro da remoto e solo l’11% di voler tornare a lavorare in ufficio a tempo pieno.

Tra le tante sfide che un team si trova ad affrontare quando si ritrova a lavorare da remoto, c’è quella di mantenere (o promuovere) una cultura aziendale inclusiva. Perché è importante, anche e soprattutto, per le organizzazioni che hanno team diffusi (con persone che lavorano da diverse location), promuovere una cultura inclusiva? Secondo gli esperti, l’utilizzo di tecniche volte ad aumentare l’inclusione negli uffici virtuali contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di business, e ad acquisire e mantenere nel tempo i talenti, migliorando tra l’altro il processo decisionale, perché il confronto tra opinioni e persone diverse permette di prendere decisioni più accurate. 

Inoltre, un ambiente più inclusivo incide positivamente sull’employee experience e quindi, sulle prestazioni del dipendente e sul suo rapporto con i clienti. Ma come promuovere l’inclusione anche in uno spazio lavorativo virtuale? Ecco alcuni consigli mutuati dalle migliori esperienze internazionali e da alcuni studi.

1. Assicurati che la tua azienda sia davvero inclusiva, a partire dal processo di selezione del personale.

Con la diffusione dello smart working, anche grazie alle tecnologie digitali, le aziende possono scegliere i talenti più giusti per ricoprire un ruolo, indipendentemente dal loro luogo di residenza. We Work Remotely (una community dedicata al lavoro da remoto), suggerisce di partire proprio dalla scelta del team per creare un ambiente di lavoro diversificato, con persone provenienti da diversi background culturali e professionali.

2. Crea una policy dedicata al lavoro da remoto. 

Uno degli aspetti importanti da curare, quando si decide di ricorrere a una forza lavoro diffusa, è proprio quello normativo. We Work Remotely suggerisce di creare una policy aziendale apposita, per favorire la conoscenza dei valori dell’azienda e dei suoi impegni e per promuovere l’inclusione di tutti i suoi collaboratori. Questo darà ai lavoratori la dimensione di cosa l’azienda si aspetta da ciascuno di loro in termini di atteggiamento verso i propri colleghi, ma darà anche un quadro della visione che l’organizzazione ha di se stessa e degli obiettivi futuri. Condividere con i propri collaboratori questa visione, con regolari aggiornamenti sui progressi fatti e sui punti critici, contribuisce a creare una cultura aziendale aperta e ad ispirare nel lavoratore un sentimento di fiducia. Un’indagine condotta da alcuni ricercatori americani e irlandesi ha evidenziato che il sentimento di fiducia di un individuo nella propria organizzazione è un fattore necessario affinché le pratiche di diversity possano avere effetti positivi sull’azienda e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti (Stephanie N. Downey, Lisa van der Werff, Kecia M. Thomas, Victoria C. Plaut, “The role of diversity practices and inclusion in promoting trust and employee engagement”, 2015).

3. Mostra empatia. 

Lavorare da remoto significa, per molti collaboratori, cercare di bilanciare esigenze lavorative con esigenze personali, lasciando ben poco tempo alle relazioni con gli altri, meno frequenti rispetto a chi lavora in sede, con il conseguente insorgere di situazioni di stress. Numerose sono infatti le evidenze scientifiche a sostegno degli effetti positivi delle interazioni sociali sulla salute delle persone: uno studio pubblicato nel 2015 da Louise Hawkley, ricercatrice senior presso l’Università di Chicago, evidenzia che le persone che vivono in una condizione di isolamento sociale sono più a rischio di sviluppare disturbi di ansia e depressione (dallo studio “Perceived social isolation, evolutionary fitness and health outcomes: a lifespan approach”, di Louise C. Hawkley and John P. Capitanio, 2015). Oltre alle ripercussioni sulla salute del lavoratore si possono verificare conseguenze sulle relazioni tra i colleghi: uno studio condotto dalla rivista Harvard Business Review, pubblicato sul sito online nel novembre del 2017, ha riscontrato che per chi lavora da remoto (anche solo per alcuni giorni della settimana) è più semplice sentirsi emarginati dal resto dell’azienda o trattati in modo diverso da chi lavora in ufficio. Gli esperti suggeriscono, quindi, di investire del tempo per curare anche l’aspetto relazionale del team e di non tralasciare il benessere emotivo dei collaboratori, costruendo uno spazio dove i membri del team si possano sentire a proprio agio nel condividere situazioni di difficoltà, anche emotiva. 

4. Crea momenti di pausa che favoriscano l'interazione tra i colleghi e il networking. 

Lavorando da remoto possono venir meno quei piccoli momenti di contatto tra colleghi che contribuiscono a creare unità nel team, come le pause caffè, le pause pranzo, oppure i momenti di socializzazione al termine della giornata lavorativa. Gli esperti suggeriscono di programmare momenti di interazione regolari tra i membri del team, con attività che facilitino la conoscenza reciproca tra le persone, come coffee break o aperitivi virtuali. Altra attività consigliata, da We Work Remotely e dal Talent Blog di LinkedIn, è quella di creare delle “stanze virtuali” dedicate alla discussione di temi specifici, per favorire lo scambio di esperienze personali tra colleghi. 

5. Incoraggia lo scambio di opinioni tra collaboratori. 

Per promuovere l’inclusione all’interno di un’organizzazione è importante incoraggiare una cultura collaborativa, essenziale, secondo Forbes, per la crescita di un’azienda, poiché è il mix di talento, personalità, capacità e idee che rende possibile il raggiungimento degli obiettivi del team. 

 

6. Mantenere sempre aperti i canali di comunicazione. 

Dare messaggi chiari, riconoscere i meriti quando gli obiettivi sono stati raggiunti, affrontare insieme le nuove sfide: fornire informazioni costanti agli employee, un buon modo per aumentare l’engagement. In questo campo giocano un ruolo fondamentale le tecnologie digitali, che mettono a disposizione dei lavoratori numerosi strumenti di messaggistica e di collaborazione da remoto. Come Cloudya, il centralino in cloud di Nfon, dotato di soluzioni integrate e premium volte a garantire la continuità del flusso comunicativo, indipendentemente dal luogo di lavoro prescelto. Come il servizio audioconferenze moderate, che permette di organizzare audio conferenze con un numero massimo di 50 partecipanti. Cloudya consente, inoltre, di realizzare video chiamate con l’opzione di condividere lo schermo con l’interlocutore e con la possibilità di aggiungere altri partecipanti anche nel corso della chiamata, senza alcuna interruzione. 

7. Ogni employee è parte del cambiamento. 

Promuovere una cultura di ufficio inclusiva dipende anche dal coinvolgimento di ogni singola persona nel processo di cambiamento. A questo proposito, la ricerca di Downey, van der Werff, Thomas e Plaut, sopra citata, ha evidenziato che più i lavoratori si sentono coinvolti nelle decisioni e nei processi, maggiore e più significativo sarà il loro contributo alle pratiche di diversity adottate dall’organizzazione.

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