Claves para una comunicación efectiva y eficiente

La comunicación efectiva y eficiente es fundamental para cualquier organización. Los empleados y sus responsables deben contar con buenas habilidades comunicativas para mejorar la productividad de la entidad y fomentar un mayor rendimiento. El objetivo es que todos los procesos se lleven a cabo a la perfección y, para ello, la comunicación juega un papel protagonista, para poder emitir y recibir los mensajes correctamente. 

Comunicación efectiva

Cuando se habla de comunicación efectiva se está haciendo referencia a una forma de comunicar cuya principal característica es la bidireccionalidad. Es decir, para que una comunicación sea efectiva es necesario que se tenga en cuenta al receptor. Es necesario que haya un entendimiento, es decir, que el emisor considere que el mensaje se ha entendido y que el emisor haya entendido realmente el mensaje. Para ello el mensaje se debe transmitir de forma clara y simple, sin crear dudas o confusiones.

Comunicación eficiente

Por su parte, la comunicación eficiente no tiene por qué ser eficaz, sin embargo, su principal característica es su brevedad. Se basa en el dicho popular de “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”, y esto es precisamente lo que ocurre con la comunicación eficiente, cuantas menos cosas se digan, mejor, aunque esto puede acarrear en muchas ocasiones, confusión o cuestiones sin resolver. 

Las claves de la comunicación efectiva y eficiente en la empresa

Para conseguir el éxito en una empresa es fundamental que la comunicación combine efectividad y eficiencia. Contar con una comunicación clara y concisa va a favorecer al equipo de trabajo, puesto que, principalmente, ayuda a que no haya confusiones de ningún tipo a la hora de desarrollar una actividad. Además, también ayuda a que se cree un buen ambiente laboral, los empleados sean más productivos y se alcancen más fácilmente todos los objetivos propuestos. Para llegar a lograr todas estas metas es importante tener en cuenta algunas pautas esenciales. 

El canal

En una empresa hay un gran número de canales a través de los cuales se transmiten los mensajes. Hay que saber elegir el tipo de canal, según el mensaje y el formato que se quiera llevar a cabo. En este sentido, las llamadas telefónicas o las videoconferencias han cobrado mayor relevancia en los últimos meses, supliendo a las reuniones presenciales. Por ello, aquellas empresas que han implementado una solución de telefonía en la nube, no han interrumpido las comunicaciones entre los empleados y clientes, garantizando así la continuidad del negocio. 

El clima

En este contexto, el clima se refiere al entorno en el que se va a desarrollar esa comunicación. Dependiendo del ambiente creado, habrá que adoptar una actitud u otra. En el caso de las empresas, la comunicación puede ser formal, informal o corporativa. Hay que tener en cuenta esto en todos los tipos de comunicación, por ejemplo, para realizar una llamada telefónica con un cliente, no podremos estar en un ambiente ruidoso, o en el caso de una videollamada, habrá que cuidar el espacio en el que se realiza.  

El tono, la postura y el contacto visual

El tono que se utiliza para emitir el mensaje va a decir mucho a los receptores, y puede ser más o menos distendido o serio. Por otro lado, la comunicación no verbal es muy importante, puesto que una postura o mantener el contacto visual puede ofrecer más seriedad o convencimiento a la hora de emitir un mensaje. Estos aspectos tienen mayor importancia en la comunicación directa, pero no hay que olvidar, que en las videollamadas, estos aspectos también son claves y pueden resultar incluyo más relevantes que en el contacto cara a cara.

Escucha activa y empatía

No solo importa saber emitir bien el mensaje, sino también cerciorarse de que ha sido bien recibido para que, posteriormente, la actividad se desarrolle de manera adecuada. Hay que saber cómo y en qué momento decir las cosas y también saber escuchar al resto, ya que en cualquier empresa la retroalimentación juega un papel muy importante.

En definitiva, la comunicación eficaz y eficiente es clave para cualquier empresa y uno de los aspectos que más influyen en ella, es el canal. Hay que saber que dependiendo del canal pueden variar otros aspectos de la comunicación como el tono o la postura, y que, por ejemplo, hay ciertas comunicaciones que requieren el contacto directo o una videollamada y otras pueden hacerse por chat. Por ello, para el éxito de cualquier empresa es necesario contar con los canales adecuados para cada comunicación y fomentar la escucha activa y la comunicación bidireccional dentro de la empresa. Si tu empresa necesita un sistema de comunicación empresarial que asegure estas claves, descubre las soluciones de NFON.

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