La mayoría de empresas dan mucha importancia a la comunicación. Pero esta atención se destina sobre todo a la comunicación externa. No todas dan la importancia que deberían a la comunicación interna. Y eso es un error, que puede derivar en empleados mal informados e incluso en pérdidas económicas. Por eso, saber cómo mejorar la comunicación interna de una empresa es vital no solo para que la comunicación fluya. También para mejorar la productividad y hacer que la empresa gane dinero, como verás a continuación.
Cómo mejorar la comunicación interna de una empresa en 4 claves
Tal como hemos mencionado, la comunicación interna deficiente en el seno de una empresa puede incluso ocasionar pérdidas. Tan cuantiosas que pueden llegar al 15%. Por eso es necesario poner en marcha estrategias para mejorar la comunicación entre los empleados. Con ello, estos sentirán que les tienen en cuenta, y hará que su comunicación y relación con los directivos mejore. Paralelamente, la productividad aumentará porque estarán más motivados y habrá menos errores.
Pero ¿cómo mejorar la comunicación interna de una empresa? Aquí tienes 4 claves para poder conseguirlo y cuidar la relación entre empresa y empleados.
1 - Contar con un manual corporativo
Un manual corporativo es una herramienta muy importante para los empleados de una empresa. Sobre todo, para los que han sido contratados recientemente. En él debe haber desde un texto que dé la bienvenida a la empresa hasta sus normas y valores.
Los manuales corporativos contarán con toda la información necesaria para que los trabajadores de una compañía puedan desempeñar sus tareas. También estará su organigrama, para que sepan a quién deben dirigirse en un momento dado, así como los objetivos de la empresa, sus normas y los recursos con los que cuenta. Por último, aunque no sea menos importante, el manual reflejará cuáles son sus procedimientos esenciales y básicos.
Con los manuales corporativos mejorarán el rendimiento de los empleados veteranos, que contarán con toda la información para comunicarse y hacer su trabajo que necesitan en él. Además, los empleados recién llegados tendrán un periodo de adaptación más corto, ya que tendrán la oportunidad de conocer con rapidez los procedimientos y a quién dirigirse en cada caso. También se sentirán más integrados.
2 - Nuevos canales de comunicación accesibles: las comunicaciones unificadas
La unificación de las comunicaciones puede ser muy eficaz para la comunicación interna. Consiste en la integración de varios sistemas y aplicaciones de comunicación, que desde entonces trabajan juntas. Gracias a esto se consigue una experiencia mucho más agradable y operativa.
Con las comunicaciones unificadas, por ejemplo, todas las notificaciones que reciba un empleado, enviadas a través de las aplicaciones de comunicación que utiliza en la empresa, aparecerán en una única bandeja de entrada. Así podrán acceder a ellas y contestarlas con rapidez, sin pensar de dónde vienen o a través de qué canal. Las herramientas de comunicación desde las que se ha podido enviar un mensaje cuentan todas también con una interfaz prácticamente idéntica. De esta manera se facilita la navegación desde cada una de ellas.
Al integrar las comunicaciones también se da la oportunidad de integrar diversas aplicaciones en ellas. Por ejemplo, el CRM. Al hacerlo, se consigue que llamar a un cliente por teléfono sea tan sencillo como hacer click en su número de teléfono en la aplicación.
Además de más facilidades para las comunicaciones externas, con la integración de soluciones para la comunicación también se consigue mejorar la comunicación interna de una empresa. Con soluciones como Cloudya Meet & Share de NFON, podrás integrarlas con facilidad. Además, contarás con más opciones y oportunidades para poder escuchar de manera activa las sugerencias de los trabajadores, así como sus opiniones. Un punto básico que se suele mencionar siempre que se habla sobre cómo mejorar la comunicación interna de una empresa.
3 - Fortalecer conexiones en todas las direcciones
La mejora de la comunicación interna es evidente cuando los trabajadores y los miembros de la directiva estrechan lazos y se conocen mejor entre ellos. Por eso es muy importante organizar eventos y actividades dentro de la empresa para que la plantilla se conozca. Además de resultar entretenidos y una forma de hacer que la plantilla se relaje haciendo algo diferente. Por un lado, los miembros de un equipo pueden reforzar sus lazos y su comunicación con actividades como las conocidas como de Team Building. Entre ellas están juegos en grupo, las excursiones o las actividades deportivas con deportes de grupo y competiciones.
Pero no solo hay que fortalecer las conexiones a nivel interno. También hay que hacerlo con el exterior. Para ello son especialmente útiles las redes sociales corporativas. Con ellas es posible relacionarse con clientes, otras empresas del sector y personas interesadas en los productos y servicios ofrecidos. Eso sí, para utilizarlas correctamente antes hay que elegir en cuáles debe tener presencia la empresa. No todas son adecuadas para ellas, por su perfil o el público al que se dirige, y hay que evitar un error de estrategia que lleve a redes en las que no interesa tener presencia.
4 - Herramientas de gestión de tareas y planificación
Entre los ingredientes necesarios para decidir cómo mejorar la comunicación interna de una empresa están las herramientas de gestión de tareas y planificación. Con ellas, los empleados contarán con opciones para comunicarse entre ellos y con sus jefes de equipo y directiva sin necesidad de dejar el puesto o las tareas que están realizando. También les permitirá conocer los objetivos que la empresa o del equipo.
Ambos, tanto las tareas como los objetivos, son muy importantes para que tanto empleados como directivos puedan hacer un seguimiento adecuado de la situación en la que está su trabajo, en el caso de los primeros, y de cómo está desarrollando las tareas asignadas cada empleado y su equipo, en el caso de los directivos.
Estas son las cuatro claves principales para mejorar la comunicación interna de una empresa. ¡Ponlas en práctica cuanto antes para mejorar no exclusivamente la comunicación, sino también la productividad y la seguridad de los empleados!
