Comunicación interna y externa de una empresa, ¿qué herramientas se utilizan en cada una de ellas?

Una empresa necesita dar a conocer lo que hace y qué productos y servicios desarrolla, comercializa o fabrica. Por eso, la comunicación es muy importante para las compañías. Gracias a la comunicación interna y externa de una empresa, la labor se puede realizar tanto de cara a los consumidores y otras empresas, como entre sus propios trabajadores. Ambas son igual de importantes. Pero no siempre las empresas son conscientes de la importancia de ambos tipos de comunicación, y en ocasiones se deja de lado la comunicación interna, lo que puede perjudicar a la empresa.

La situación provocada por el COVID-19 ha aumentado la preocupación por la comunicación interna y externa en las empresas. Durante el estado de alarma, hasta un 65% de las empresas apuntaron a que iban a intensificar su comunicación. Pero deben tener claro qué herramientas son las más efectivas para ello.

Comunicación interna de una empresa 

La comunicación interna se refiere a todos los canales y sistemas de información que hay en una empresa o en una organización para dar a conocer todo tipo de datos sobre la entidad entre los trabajadores. Es decir, es el tipo de información que se lleva a cabo para trasladar datos entre departamentos, áreas o grupos de trabajo de una compañía. Nunca hacia el exterior.

La comunicación interna en la empresa tiene tres niveles:

  • La que se emite desde la dirección a los trabajadores.
  • La de los trabajadores hacia sus superiores.
  • La que se produce entre empleados del mismo nivel o departamento.

Esta comunicación debe ser clara y realizarse siempre según la normativa establecida en la compañía. Este tipo de comunicación es en muchos casos confidencial, y debe indicarse así cuando la información no debe salir o bien de la empresa o de un departamento.

Importancia de la comunicación interna en las empresas

Para una empresa es importantísimo poner en práctica una buena comunicación interior. No hacerlo puede costar caro a la empresa, no solo en cuanto a trabajadores mal informados o comunicados. También en términos económicos, ya que no contar con una política adecuada de comunicación interna en una empresa puede ocasionar pérdidas. Por eso, es importante llevar a cabo una planificación cuidadosa, y es necesario establecer a través de qué canales se van a llevar a cabo las comunicaciones.

La elaboración de un plan estratégico de comunicación interna adecuada no solo tiene beneficios económicos para una compañía. También redunda en un mejor clima interno entre los empleados, sentirán que se les tiene en cuenta y se les escucha. En la mayoría de los casos, también tendrán la sensación de que su opinión se tiene en cuenta. Por ello, en general, los trabajadores de las empresas con mejores políticas de comunicación interna están más motivados y comprometidos. Y, también tienen un mayor sentimiento de pertenencia a la compañía.

Herramientas de comunicación interna

Para poder llevar a cabo los planes de comunicación interna de una empresa se pueden utilizar diversas herramientas y canales, aparte de las reuniones presenciales, ya sea entre departamentos o de la empresa al completo. Algunos ejemplos son las videoconferencias, los sistemas de reuniones virtuales, las newsletters o el correo electrónico. Este último suele emplearse sobre todo en circulares a toda la compañía o bien para la comunicación únicamente a empleados determinados.

Estos sistemas pueden apoyarse en la tecnología para mejorar las posibilidades de comunicación. Por ejemplo, los sistemas de telefonía en la nube para las videoconferencias o las videollamadas. Gracias a estos, las videoconferencias serán más estables y ofrecerán más capacidad, y la comunicación interna será más fluida y supondrá un menor coste. 

Comunicación externa de una empresa 

De la comunicación interna y externa de una empresa, esta última es la que se lleva a cabo cuando una empresa quiere mostrar información al público en general. Tanto a consumidores como a proveedores, clientes o inversores. De esta manera, todos pueden conocer con detalle a qué se dedican, sus valores, su misión o el mensaje que tienen.

Importancia de la comunicación externa en las empresas

Tan importante como cuidar la comunicación interna es hacer lo mismo con la externa. Para ello, antes de nada, es imprescindible crear un plan de comunicación externa detallado y que tenga en cuenta tanto el público al que se quiere llegar como los medios para conseguirlo. Por supuesto, hay que cuidar mucho el mensaje a transmitir. Si se hace de forma adecuada, la empresa obtendrá ventajas.

La primera, y más obvia de las ventajas, es que aumentará el nivel de conocimiento de la empresa y sus productos. Paralelamente habrá más personas que conozcan la empresa y puedan querer trabajar en ella, lo que hará que consiga más talento. Una comunicación externa que sea adecuada, facilita la entrada en nuevos sectores, así como la consolidación de la marca.

Herramientas de comunicación externa

Las herramientas de comunicación externa deben elegirse a propósito para cada comunicación que se vaya a establecer. Así, si se quiere dar a conocer una información a los medios de comunicación se puede optar por la nota o el comunicado de prensa enviado a través del correo electrónico. Si además de esto se quiere llegar con rapidez al público objetivo se puede optar por hacer público el mensaje en redes sociales. Para otro tipo de mensajes, más divulgativos, se pueden utilizar otros formatos. Por ejemplo, las conferencias, seminarios o presentaciones. 

Evolución de las comunicaciones interna y externa de una empresa por el COVID-19

El COVID-19 ha transformado prácticamente todo a nivel mundial. También la comunicación interna y externa de una empresa. Las reuniones ya no son presenciales porque en muchas empresas prima el teletrabajo. De cara al exterior, la comunicación tampoco es la misma. Las ruedas de prensa se han reducido a la mínima expresión, y son muchos los eventos que se llevan a cabo únicamente en formato digital. Prácticamente, lo único que no ha cambiado son las redes sociales.

Esto ha llevado a que las reuniones internas, presentaciones de producto, los encuentros de planificación e incluso las conferencias han pasado a ser online. A ello han ayudado los sistemas de videollamada y videoconferencia basados en la nube, que han permitido a las empresas dirigirse de manera telemática a decenas e incluso centenares de personas al mismo tiempo.

En el caso de la comunicación interna, las soluciones de colaboración entre empleados, como Slack o Microsoft Teams, unidas a sistemas de telefonía cloud, como Cloudya de NFON o Nvoice para Microsoft Teams, han resultado imprescindibles para unas comunicaciones ágiles y rápidas. Tanto es así que son muchas las empresas que seguirán utilizándolas incluso tras la vuelta a la oficina.

¿Conoces Cloudya?

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