Reuniones virtuales: 12 consejos efectivos para gestionarlas

¿Sabías que España es el país europeo en el que más aumentó el uso de las videoconferencias durante la pasada primavera? Tanto, que entre marzo y abril, las videollamadas subieron casi un 500% con respecto a febrero, según datos de Ricoh. Cifras que, en meses posteriores, y gracias al mantenimiento del teletrabajo en muchas empresas, se han seguido manteniendo. Las reuniones virtuales han llegado para quedarse. Gestionarlas puede ser un reto, pero con estos consejos conseguirás mejorar la experiencia de quienes participen en ellas.

Entre marzo y abril, las videollamadas subieron casi un 500% con respecto a febrero.

12 consejos para gestionar reuniones virtuales

La participación en reuniones virtuales puede resultar complicada. Esto, unido a las dificultades técnicas que pueden darse en algunas ocasiones, puede complicar las reuniones. Pero solo con seguir unas pautas muy sencillas, las reuniones virtuales serán más fluidas y satisfactorias.

1.Elegir la herramienta adecuada

Precisamente para evitar, en la medida de lo posible, los problemas técnicos, hay que elegir la herramienta adecuada. Es recomendable que elijas una que destaque por su estabilidad y a la que puedas dotar de complementos para mejorar la experiencia. Por ejemplo, Microsoft Teams. Esta plataforma admite, además, complementos con los que participar en reuniones virtuales también por teléfono, como Nvoice para Microsoft Teams, de NFON.

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2. Prepara y organiza la reunión

Una preparación previa de las reuniones virtuales que tenga en cuenta tanto el número de participantes como la duración de la misma, mejora la reunión. Establece un orden del día, en el que no falten los turnos de preguntas, e intenta no saltártelo.

3. Fija el horario apropiado

En reuniones en las que tengan que intervenir personas de distintos equipos, y que estén repartidas en distintas zonas horarias, es necesario encontrar una hora conveniente para todos. Esto es especialmente complicado en reuniones virtuales entre personas que se encuentran en áreas con una diferencia horaria de nueve o diez horas. En cualquier caso, es esencial dar con un horario con el que nadie tenga que conectarse de madrugada, o excesivamente temprano o tarde.

Para evitar los problemas técnicos, hay que elegir la herramienta adecuada. Es recomendable elegir una que destaque por su estabilidad y a la que puedas dotar de complementos para mejorar la experiencia.

4. Facilita la información para la conexión

Cada uno de los asistentes a las reuniones virtuales debe recibir toda la información necesaria para conectarse a ellas. Bien por correo electrónico, o a través de programas de mensajería instantánea. Además, las reuniones virtuales deben incluir la posibilidad de acceder a ellas a través de dispositivos móviles.

5. Elige el lugar adecuado

Este es un consejo para todos los participantes en las reuniones virtuales. Tienen que elegir el lugar adecuado para conectarse, sin ruido y un ambiente tranquilo. También deben evitar interrupciones, e informar al resto de ocupantes del espacio donde estén qué están reunidos. Así se ahorrarán molestias e interrupciones.

6. Contar con una buena conexión

A veces, las reuniones virtuales se convierten en un desastre por una conexión deficiente. Por eso, es necesario que te asegures de su calidad. Si ves que no funciona bien, intenta reiniciar el router o colocar el equipo cerca de él. Si todo falla, intenta conectar el equipo al router físicamente con un cable de red.

7. Sé puntual y no reprogrames la reunión

Las reuniones virtuales implican que muchos de los participantes estarán en sus casas. Pero esto no quiere decir que vayan a estar siempre disponibles para ello. Por eso, si se ha programado una reunión a una hora concreta, intenta no fallar ni llegar tarde. No hagas que se retrase por llegar un cuarto de hora tarde, o que haya que reprogramarla.

8. Realiza las presentaciones necesarias

No todo el mundo que participa en las reuniones virtuales tiene por qué conocerse. Por eso, si sabes con seguridad que una o varias personas de las que participan en ellas no se conocen, y te encargas de moderar la reunión, preséntales. Y, en el caso de que la reunión conlleve presentaciones o charlas, da siempre a conocer a los ponentes, esto hará que el ambiente sea más distendido.

Consejos para gestionar reuniones virtuales

9. Respeta los horarios establecidos

Tal como hemos mencionado, que muchos de los participantes en las reuniones virtuales estén en su casa no implica que tengan una disponibilidad completa e ilimitada. Por tanto, si está previsto que una reunión dure hora y media, no amplíes su duración. Todos tienen más tareas, y el retraso en la finalización les perjudicará. Cuando quede poco tiempo, recuérdalo para agilizar en los temas que se estén discutiendo y que vayan concluyendo.

10. Silencia el micrófono cuando no sea el turno de participar

Aunque creas que quienes están al otro lado de la pantalla no escuchan nada si no hablas, no es así. Cualquier movimiento que hagas con un micrófono abierto se traducirá en un ruido. Por eso, silencia el micrófono si no estás hablando.

11. Fomenta los comentarios y las opiniones

Establece turnos de palabra y rondas de opiniones para que todo el mundo pueda participar en la reunión. Así, también conseguirás que cada participante tenga un espacio para decir lo que opina. Si no, muchos se quedarán callados.

12. Envía un email al final de la reunión

Una vez finalizado el encuentro, envía un correo a todos los participantes con un pequeño resumen de lo tratado. También con sus conclusiones y puntos más destacados, así como los temas que quedan pendientes. Esto facilita el recuerdo de lo acontecido, y contar con información para seguir avanzando.

Estos consejos te ayudarán a que las reuniones virtuales transcurran en el mejor ambiente. También a que intervengan el mayor número de participantes posible. Y recuerda que uno de los puntos fundamentales es la elección de la herramienta. Una buena elección es utilizar Microsoft Teams, que con el complemento de Nvoice permitirá añadir funcionalidades a la reunión. Podrás dar la oportunidad de intervenir a quien no cuenta con opciones de vídeo, o no tiene acceso a su ordenador. Un paso muy sencillo, que si te animas a dar, facilitará la participación desde cualquier lugar.

 

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