Condividere le informazioni: come la tecnologia aiuta a lavorare meglio

Condividere le informazioni: come la tecnologia aiuta a lavorare meglio

La condivisione delle informazioni migliora la comunicazione in azienda

Una buona condivisione di informazioni e competenze migliora la comunicazione in azienda, un aspetto fondamentale per la sopravvivenza di tutte le imprese. Questa necessità è in realtà una leva strategica importante. Un aspetto, che ancora a volte viene sottovalutato o non considerato nella sua centralità. 

Eppure, poter comunicare in tempo reale, scambiarsi informazioni anche velocemente, tenersi aggiornati, è parte integrante delle sfide e delle opportunità che un’azienda oggi ha di fronte.

Uno dei cardini fondamentali su cui si basa un’azienda è proprio la conoscenza, ovvero tutte le informazioni che negli anni dipendenti, collaboratori e dirigenti hanno accumulato, lavorando in sinergia. Parliamo di informazioni strategiche per la gestione di un cliente o di un processo aziendale, e informazioni utili per rendere consapevoli tutti degli obiettivi della strategia e dei valori dell’organizzazione. L’acquisizione di questo know-how ha inoltre comportato costi notevoli per l’azienda, in termini di tempo e denaro. 

È importante quindi che queste informazioni non vengano disperse e siano gestite in modo organizzato. Ma prima di tutto siano condivise per evitare dispendio di energie e tempo, soprattutto in relazione a situazioni e contenuti che nel tempo sono già stati risolti e affrontati.

Condividere la conoscenza aziendale tra le persone, i team e i reparti di lavoro è una strategia vincente. Le informazioni aziendali devono essere fruibili e consultabili da tutti i dipendenti, rapidamente e ogni volta che ne hanno bisogno.

Inoltre, ogni persona all’interno di un’organizzazione aziendale ha competenze ed esperienze uniche, a cui altri colleghi possono attingere per migliorare il proprio lavoro. 

L’avvento dello smart working ha sicuramente reso difficile mettersi in contatto e reperire informazioni. È necessario però per un’azienda continuare a consentire ai dipendenti di condividere le proprie conoscenze, scambiarsi idee, ottenere risposte a dubbi o perplessità ed accedere a tutte le informazioni aziendali in modo facile e veloce. 

Perché facilitare la condivisione delle conoscenze?

Facilitare la condivisione delle conoscenze in azienda è una delle chiavi del successo di un’azienda, poiché consente di raggiungere diversi obiettivi.

  1. Colmare i divari di competenze: la condivisione consente di trasferire conoscenze tra i vari dipendenti, anche di reparti diversi, favorendo la crescita aziendale. Questo processo consente inoltre di migliorare la produttività e l’efficienza aziendale. 
  2. Incrementare il coinvolgimento e la partecipazione dei dipendenti: sostenendo un clima aziendale aperto e di condivisione, i dipendenti si sentono più coinvolti e più sereni nel contribuire alle conversazioni, condividere le proprie idee e aiutare i propri colleghi. Questo inoltre stimola i leader aziendali a fare sempre meglio. 
  3. Migliorare la collaborazione tra i dipendenti: la condivisione delle conoscenze è un processo collaborativo attivo, che permette di ottenere feedback diretti ed immediati dai propri colleghi. I dipendenti si sentono più liberi di comunicare apertamente tra di loro, condividere opinioni ed esperienze ed arricchire anche l’intera organizzazione.
  4. Favorire la nascita di un senso di appartenenza all’azienda e sviluppare la motivazione in ogni dipendente: grazie ad uno scambio efficace tra i colleghi si crea un forte senso di appartenenza all'azienda, con la quale si condividono valori e ideali.
  5. Ridurre i costi per la formazione: la condivisione delle informazioni avviene durante il flusso di lavoro in modo naturale. Un training sul campo, di pari passo con lo svolgimento dell’attività lavorativa 
  6. Rafforzare la fiducia tra l’azienda e i propri clienti: come abbiamo detto la condivisione delle informazioni e la comunicazione aziendale si riflette anche all'esterno. Valorizza l’immagine e la reputazione del marchio nel corso del tempo e consente di instaurare relazioni durature con i propri clienti. 

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Come la tecnologia aiuta a lavorare meglio

I reparti di comunicazione interna ed HR si trovano da sempre ad affrontare le sfide che l’aggiornamento e lo scambio corretto di informazioni ai dipendenti impongono. 

Intranet, piattaforme social interne, progetti di platform tv dedicate: oggi i sistemi di comunicazione interna sono all’avanguardia nella creazione di contenuti e format per l’ingaggio e l’aggiornamento delle persone. A una condizione, che lo scambio e le connessioni avvengano in modo fluido, senza intoppi, e siano capaci di connettere le persone in modo professionale. Pena, la perdita di fidelizzazione e fiducia. Un’evidenza, tanto più necessaria in tempi di smart working, dove le persone si trovano sempre più spesso a condividere processi e strategie, senza sedere fisicamente allo stesso tavolo.

La tecnologia è sicuramente uno degli strumenti per supportare la condivisione del sapere e delle informazioni aziendali, e aiuta a lavorare meglio. 

Gli strumenti per migliorare la condivisione delle informazioni sono ormai innumerevoli: c’è chi si affida ad Asana, chi a Google Drive, chi a Trello, chi a reti intranet sviluppate internamente. Chi usa il pacchetto Office 365, per esempio, ha a disposizione Microsoft Teams, che facilita il team working. Pur essendo efficiente e fornendo un suo sistema telefonico per effettuare chiamate, Microsoft Teams non ha però la telefonia come attività centrale. 

Per ottenere il massimo della funzionalità, si può integrare Microsoft Teams con uno strumento diverso, come il nostro centralino telefonico virtuale, Cloudya. La soluzione di telefonia cloud di NFON che permette di fare e ricevere chiamate al proprio interno telefonico utilizzando Microsoft Teams, come unica soluzione per le comunicazioni aziendali. 

Inoltre, se è vero che Microsoft Teams offre già la possibilità di comunicare in cloud, con tutti i vantaggi che questo comporta, Cloudya aggiunge una maggiore efficienza nei costi che l'azienda sostiene per la manutenzione dell'hardware e le linee telefoniche. 

Con Cloudya è infatti possibile sostituire il centralino tradizionale, grazie alle soluzioni professionali utilizzabili sui device mobili e sul Pc, riducendo di molto i costi di amministrazione e i disagi derivanti dai potenziali guasti. Si può installare sui device di alcuni collaboratori, mentre altri possono continuare a usare esclusivamente Microsoft Teams, a seconda delle esigenze, pagando solamente per ciò che viene effettivamente utilizzato. 

Dal punto di vista dell'affidabilità, lavorando sul sistema telefonico di NFON,Cloudya, fornisce ampie garanzie a prescindere dagli eventuali malfunzionamenti di Microsoft Teams o di Microsoft Phone System e assicura comunicazioni sicure e prive di possibili interruzioni.

Se anche per te la collaborazione tra colleghi e la comunicazione è fondamentale, contattaci subito per richiedere un preventivo gratuito e testare la nostra demo. Un nostro esperto studierà una proposta su misura per te, sulla base delle tue effettive necessità.

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