Para 2025 se prevé el cierre de todas las centrales RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) y llegará el apagón analógico para la telefonía convencional en las empresas. Este cambio conlleva muchísimas ventajas a nivel empresarial, ya que convierten las oficinas en espacios más inteligentes. No obstante, aún hay quien duda de que sean mejores que las convencionales. Pero basta con comparar una centralita física vs. una virtual para ver sus ventajas con respecto a los sistemas antiguos.
Desventajas de las centralitas físicas tradicionales vs las centralitas virtuales
La primera diferencia, y la más evidente, es que las centralitas virtuales no tienen fecha para dejar de operar y tienen todo el futuro por delante. Las centralitas físicas, por el cierre de las centrales RDSI, tienen los días contados. Pero estudiando las características de una centralita física vs. una virtual, apreciarás las ventajas de esta última.
Inversión inicial
La instalación de una centralita virtual es muy sencilla y económica. Y esto supone una pequeña inversión inicial. Sin embargo, la instalación de una centralita física conlleva una inversión notable desde el primer momento y la instalación de hardware nuevo.
Por su parte, una centralita virtual no requiere hardware adicional, por lo que sus costes de instalación son nulos en este aspecto. Estará ubicada en las instalaciones del proveedor de servicio, no en la empresa que va a utilizarla.
Además, los teléfonos o dispositivos que permiten conversar a través de la app del sistema se conectarán en remoto a esta centralita. Y solo será necesario invertir en los terminales nuevos que se deterioren o que no sean compatibles.
Instalación
La instalación inicial de una centralita física es una tarea compleja, y la tienen que llevar a cabo técnicos especializados. Durante varios días, estos técnicos invaden literalmente la zona de la empresa en la que vaya a instalarse la centralita. Además, llenan de cables telefónicos todas las instalaciones. Al menos, las zonas en las que van a estar instalados los teléfonos con las extensiones que les unan con la centralita.
Por otro lado, una centralita física implica la instalación de teléfonos físicos. Un proceso largo y lento, que conlleva tener las comunicaciones en la empresa patas arriba varios días. Y eso por no hablar de lo que implica ampliar el sistema con varias líneas. Nuevamente, tendrán que hacerlo los técnicos.
Sin embargo, la instalación de una centralita virtual como tal requiere tan solo la configuración de un sistema software en la nube. Nada de instalar cables, teléfonos y aparatos por doquier. Se trata, además, de un proceso diseñado para que sea sencillo. Esto implica que, solo con una mínima formación, un usuario con conocimientos medios de sistemas informáticos puede instalarla, configurarla, ponerla en funcionamiento y realizar cambios siempre que sea necesario fácilmente.
En cuanto a las aplicaciones de acceso a la centralita, su configuración es todavía más sencilla y al alcance de cualquiera. Unos cuantos clics y estarán listas para hacer y recibir llamadas. Además, la ampliación de líneas es muy sencilla. Basta con instalar la app en el terminal deseado y configurarla.
Mantenimiento
El mantenimiento de una centralita física es complicado. Generalmente se encargan de hacerlo técnicos especializados, y hay que pagar por este servicio. Por su parte, el mantenimiento de una centralita virtual, al encontrarse en las instalaciones de la empresa que proporciona los servicios, no es una carga para las compañías que las utilizan.
Los pasos que tiene que dar una empresa para tener al día una centralita virtual son tan pocos y tan sencillos que los puede dar casi cualquier usuario. Esto lleva a poder olvidar el pago de cuotas de mantenimiento y, en general, a tener el sistema de comunicaciones a punto por un precio mucho más bajo que en el caso de la centralita tradicional. Además, las tareas para optimizar su funcionamiento son bastante intuitivas.
Funciones de cada centralita
Una centralita física, además de permitir gestionar llamadas y redirigir las que una empresa recibe al empleado adecuado, tiene otras funciones. Por ejemplo, llamadas en espera o la posibilidad de contestar con una respuesta automatizada y ofrecer un menú de selección de opciones. También, en muchos casos, de un sistema de contestador automático para el grabado de mensajes.
Pero, nuevamente, en la comparación centralita física vs virtual sale ganando esta última. Además de las funciones mencionadas, una centralita virtual puede añadir varias más. Por ejemplo, la creación de salas de videollamadas virtuales, un paso hacia el futuro de las videoconferencias.
También permite decidir qué llamadas respondes y cuáles envías a tu buzón de voz, es decir, al que corresponde a tu extensión. Y recibir faxes en forma de mensajes de correo electrónico directamente a tu email.
Por otro lado, el enrutado inteligente permite dirigir las llamadas a quien están destinadas mediante reglas predefinidas y personalizadas. Todo de manera que la optimización de las llamadas incida en una mayor eficacia en su gestión, y mejore la experiencia de quienes llaman.
Por motivos como los mencionados, la comparación de una centralita física vs. una virtual se inclina claramente a favor de esta última. Además, con sistemas de telefonía IP como el que ofrece Cloudya, tener tu centralita virtual y las comunicaciones telefónicas de tu empresa listas, sin importar desde dónde se hacen o reciben, ponerlas en marcha es un proceso muy rápido y sencillo. ¡Decídete por una centralita virtual antes de que llegue el 2025 y apuesta por NFON!
